Congés payés : 4 étapes pour bien les gérer

1. Anticipez les dates de départ de vos salariés

Le Code du travail prévoit que les salariés ont droit à 30 jours ouvrables de congés payés par an. Qu'ils soient en CDD ou en CDI, ils acquièrent des jours de vacances, au prorata du temps travaillé pendant une période de référence, qui s'étend généralement du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. "En l'absence de précision de la convention collective, c'est l'employeur qui fixe les dates de congés payés des salariés", explique Stanislas de Fournoux, juriste aux éditions Francis Lefebvre.

S'il existe des représentants du personnel dans l'entreprise, l'employeur doit les consulter avant d'arrêter les dates de départ. La période de prise des congés d'été doit courir au minimum du 1er mai au 31 octobre. Au moins deux mois avant le début de la période décidée pour les départs en congés d'été, l'employeur est tenu d'en informer son personnel, par exemple par affichage. Il peut aussi décider de fermer l'entreprise en été. Il doit, s'il y en a, recueillir l'avis conforme et express des délégués du personnel lorsque la fermeture dure moins de quatre semaines.

2. Respectez les modalités des départs

"L'employeur fixe l'ordre des départs en congés payés, sauf si cet ordre est prévu par la convention collective, poursuit Stanislas de Fournoux. Il peut recueillir les souhaits de ses salariés, mais aura le dernier mot sur les dates." Il est d'usage de prendre en compte des critères comme la situation de famille de l'employé (le fait qu'il ait, par exemple, des enfants scolarisés), son ancienneté, etc.

"Un couple travaillant dans la même entreprise doit pouvoir partir aux mêmes dates", précise Amélie Mousset, responsable du service social au cabinet d'expertise-comptable Paies & conseil (groupe Acofi) de Créteil. Le salarié doit être informé de ses dates de vacances au moins un mois à l'avance.

3. Surveillez les jours acquis

Les salariés qui bénéficient de congés payés sont ceux qui ont acquis des jours au 31 mai de l'année en cours. Globalement, les salariés cumulent 2,5 jours ouvrables par mois. Les congés payés acquis doivent être pris, en principe, du 1er mai au 30 avril de l'année suivante.

Mais l'employeur peut accepter leur report. À l'inverse, un salarié qui a acquis des jours peut les prendre par anticipation, c'est-à-dire avant l'ouverture de la période normale de prise des congés. Il doit, cependant, obtenir l'accord de son employeur.

4. Attention au calcul des indemnités

Le calcul de l'indemnité de congés payés doit se faire de la façon la plus favorable au salarié. Il existe deux méthodes : soit la règle du dixième, soit la règle du maintien du salaire. Dans le premier cas, l'entreprise verse une indemnité égale à 10% de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. "Dans le second cas, l'entreprise paie le salarié pendant son congé en maintenant son salaire, comme s'il avait travaillé", précise Amélie Mousset.

Enfin, soyez attentifs à la fiche de paie : l'employeur n'est pas tenu d'y faire figurer le compteur des jours de congé. En revanche, il doit pouvoir informer son salarié à tout moment. En cas de litige entre employeur et employé, la fiche de paie fait foi.