Comment organiser son temps de travail en tant que dirigeant de PME ?

Les entrepreneurs ont tendance à être débordés car ils ont un temps très limité pour traiter une infinité de sujets. Pourtant, la gestion du temps représente un facteur clé de succès. Le dirigeant doit faire preuve d'efficacité et pour ce faire, il peut par exemple décider d'externaliser les tâches les moins importantes et les plus chronophages. Il existe plusieurs manières de s'organiser pour perdre un minimum de temps possible.

Définir un ordre de priorité pour ses tâches

Une chose qui va forcément aider le dirigeant, c'est de définir un ordre de priorité pour chacune de ses tâches. Les plus importantes seront en haut de la liste, tandis que les moins importantes seront en bas. Cela ne veut pas dire qu'il faut les négliger : il faut tout simplement les réaliser dans un ordre précis. Organiser ses tâches peut permettre au dirigeant de réduire son stress et de ne pas se retrouver dans une situation délicate.

Le dirigeant peut classer ses différentes tâches par ordre d'urgence, c'est-à-dire celles qui doivent être effectuées au plus vite. Toutes les tâches doivent être identifiées avant de se mettre à les organiser : il ne faudrait pas oublier quelque chose. En classant ses tâches par ordre de priorité, le dirigeant pourra gagner en efficacité ainsi qu'en productivité. Il pourra peut-être même gagner du temps en passant moins de temps sur les tâches les moins urgentes. L'utilisation d'outils de gestion des tâches tel qu'Asana ou Trello peuvent aider à prioriser ses tâches aussi bien pour son organisation personnelle que pour l'efficacité professionnelle.

Prendre des pauses pour maintenir la productivité

Cela peut paraître être une mauvaise solution pour gagner du temps, mais ce n'est pas le cas. Faire des pauses permet au dirigeant de sortir sa tête un peu du travail afin de pouvoir s'y remettre pleinement plus tard. Une courte pause toutes les deux heures est suffisant, il s'agit simplement de ne pas être submergé par le travail.

Certains dirigeants décident de tout enchaîner sans faire de pause, mais ce n'est pas la meilleure solution. En effet, cela peut entraîner du stress et un blocage face à certaines tâches, surtout lorsque le dirigeant travaillait déjà depuis plusieurs heures. L'idéal est d'organiser ses pauses ponctuellement et de les prévoir pour ne pas culpabiliser de les prendre.

Déléguer les tâches les plus chronophages

Un dirigeant la possibilité d'externaliser certaines tâches qui sont simples, mais qui lui prennent beaucoup de temps. Beaucoup d'entrepreneurs décident de faire appel à un expert-comptable externe afin de déléguer leur comptabilité. D'autres engagent des assistants pour répondre au téléphone, trier leur boite mail et choisir uniquement les courriels les plus importants.

Cela peut permettre de gagner beaucoup de temps et d'alléger la liste de tâches à effectuer. Si le dirigeant emploie des salariés, il peut décider de leur déléguer certaines tâches qui ne sont pas totalement de son ressort. Il doit garder celles inhérentes à son poste, mais peut déléguer certaines tâches relevant de l'administration ou de la gestion. Il peut notamment faire appel à un gestionnaire d'entreprise.

Utiliser la méthode GTD : Getting Things Done

La méthode GTD ou Getting Things Done permet au dirigeant de PME/ETI de s'assurer d'avoir terminé tout ce qu'il a commencé. L'objectif est de ne rien oublier et de savoir que faire des tâches qui se présentent à l'entrepreneur. Elle se présente ainsi :

1. Recevoir l'information

2. La classer ou la noter quelque part

3. Analyser l'information et identifier les tâches à réaliser

5. Est-ce-possible de réaliser ces tâches ?

a. Non :

- Abandonner ou remettre à plus tard

b. Oui :

- Si cela nécessite la mise en place d'une gestion de projet et prend moins de deux minutes, il faut alors s'y mettre tout de suite.

- Sinon, il est possible de déléguer les tâches ou de les externaliser.

Gérer sa vie personnelle et professionnelle

Une des choses assez difficiles pour un entrepreneur, c'est de gérer sa vie professionnelle et personnelle. Souvent, le professionnel empiète sur la vie intime du dirigeant, et cela peut lui causer des problèmes relationnels qui peuvent impacter son business. Il est primordial d'éviter tout risque de surmenage voire de burn-out.

Il ne faut pas consulter ses courriels en dehors de son temps de travail par exemple. Même si certains peuvent être tentés, il est important de ne pas céder afin de ne pas se replonger dans son travail en dehors du temps prévu pour le faire. Pour améliorer son bien-être, le dirigeant doit profiter de sa vie privée.

Il n'est pas évident de gérer son temps de travail en tant que dirigeant et pourtant, cela peut grandement l'aider dans la réalisation de ses tâches. Prioriser, déléguer : ces techniques permettent à l'entrepreneur de perdre le moins de temps possible tout en boostant sa productivité.