La Minute Du Boss : Managers : comment être à l'écoute de ses équipes et préparer l'entretien annuel ?

Alors que 42% des salariés ne font pas confiance à leur manager pour prendre les bonnes décisions pour leur carrière[1], les managers doivent revoir leurs méthodes et mettre un point d'attention à la confiance qui leur est accordée lors des entretiens annuels.

Dans la mesure où la relation entre manager et salarié semble fragile, il est temps de mettre en place un suivi de qualité et engagé pour éviter toute frustration du côté des collaborateurs. Comment faire de ce rituel RH un moment d'échange constructif, profitant à la fois au manager et au collaborateur ?

Conseil n°1 I Faire le point avec le salarié sur les objectifs fixés au précédent entretien

Autre volet important de l'entretien annuel : faire le point sur les objectifs fixés lors de l'entretien précédent. La première étape pour préparer l'entretien consiste à relire les objectifs fixés lors du dernier entretien annuel, et implique de répondre aux questions suivantes : « avez-vous constaté des progrès ? » ; « quels sont les objectifs atteints ? Non accomplis... ? ». Étape cruciale pour évaluer les performances des collaborateurs, elle permet de dresser un premier bilan et de mettre en avant les succès ainsi que les difficultés rencontrées. Lors de l'entretien, l'idée est évidemment de questionner le collaborateur sur son ressenti et de challenger ces observations. Le manager pourra ensuite établir de nouveaux objectifs précis. Gardez toujours en tête que l'entretien annuel est un moment d'échange et de partage, permettant d'identifier les besoins d'accompagnement spécifiques des collaborateurs. »

Conseil n°2 I Etablir un plan d'action clair et planifier des points d'étapes tout au long de l'année

L'entretien annuel est une projection sur l'année à venir et consiste à identifier les priorités des collaborateurs. C'est donc le moment opportun pour établir une feuille de route pour l'année, qui sera suivie de près par le manager. L'échange doit donc être structuré autour des objectifs de performance et des aspirations de chacun. Communiquer à l'avance sur les objectifs de l'entretien, les sujets à aborder, ainsi que les prochains points réguliers, permettra d'assurer un entretien qualitatif.
Par la suite, il est essentiel de prévoir des points réguliers - annoncés dès le départ - pour suivre l'avancement du plan d'action établi, discuter des besoins de formation et ajuster les objectifs si nécessaires. L'objectif est d'accompagner l'évolution du collaborateur dans l'entreprise.

Conseil n°3 I Ne pas parler de la rémunération

Sujet phare des entretiens annuels, la rémunération ne devrait pourtant pas toujours être abordée à ce moment précis. Discuter salaire peut en effet venir détourner l'attention de l'objectif même de l'entretien, qui est d'évaluer les performances et les objectifs du salarié. Ainsi, il est toujours mieux de prévenir en amont les collaborateurs que cet entretien spécifique ne sera pas dédié à ce sujet, mais qu'un entretien de rémunération sera organisé plus tard.

Conseil n°4 I Fournir des feedbacks constructifs (et réguliers !)

L'entretien annuel ou entretien de performance - permet de se concentrer sur les points forts et réussites de l'année, mais aussi d'aborder les axes d'amélioration. L'important est de se baser sur des faits concrets et des observations précises pour vraiment progresser. Le feedback doit être réciproque et constructif pour garantir une amélioration continue des relations professionnelles. Pour être vraiment efficace, il ne faut pas attendre l'entretien annuel pour faire des feedbacks réguliers, tout au long de l'année.
Ce suivi régulier permettra d'améliorer la relation de confiance et d'écoute entre le manager et le managé. Les retours seront également plus faciles à donner, et plus enclins à être entendus. D'ailleurs, les managers devraient également proposer un entretien de mi-année, afin de s'assurer que le collaborateur se sent bien et est en phase avec ses objectifs.

Conseil n°5 I Faire évoluer les rituels managériaux

Les rituels managériaux, aujourd'hui très fixes et codifiés, devraient évoluer afin d'être en accord avec les volontés et désirs actuels des collaborateurs. Pourquoi ne pas sortir des sentiers battus quant à l'organisation des entretiens annuels, en proposant par exemple de le réaliser à l'extérieur du bureau ? Cela permettra au manager d'aborder les sujets avec plus de légèreté grâce à un cadre neutre, facilitant les échanges. De la même manière, décorréler l'entretien de performance de l'entretien de rémunération permet de placer le collaborateur dans une posture plus humble, et pas de négociation. Aujourd'hui, le cycle de développement RH a beaucoup évolué, dans de nombreuses entreprises et s'articule entre entretien annuel, entretien professionnel, entretien de rémunération, entretien de mi-année, people review... toujours dans le but d'améliorer la relation manager/managé.

Diplômée de l'Ecole de Management de Grenoble, Clotilde Mérillon débute sa carrière chez Javelo en 2017 avec une première expérience en tant que Bras Droit CEO. Elle évoluera ensuite en tant que Consultante pendant plusieurs mois chez Abington Advisory, une entreprise de conseil pour les projets de transformation. En 2018, Clotilde Mérillon revient chez Javelo, cette fois-ci en tant que Gestionnaire de réussite client et Manager RH, puis elle évoluera deux ans plus tard en tant que Directrice RH. Depuis septembre 2023, suite à la fusion de Javelo avec Recruitee et KiwiHR, Clotilde Mérillon est devenue Directrice RH France de Tellent. Elle a pour missions de définir et suivre la feuille de route RH en fonction de la stratégie et des priorités de Tellent. Elle est également garante du suivi des collaborateurs ainsi que de la rétention et de la satisfaction des talents."