Pourquoi le dispositif d'alerte interne est un allié pour les dirigeants

L'obligation réglementaire, française et bientôt européenne, faite aux entreprises de plus de 50 salariés de disposer d'une ligne d'alerte professionnelle est connue et appliquée de manière inégale. Adoptée dès 2018 par les grands groupes, ayant les budgets et les ressources internes dédiés, elle est encore peu déployée dans les PME et ETI, dont les dirigeants sont focalisés par la croissance et l'acquisition de nouveaux marchés à l'international.

Une perception encore uniquement réglementaire

L'utilité et l'efficacité d'un dispositif d'alerte interne, en tant qu'outil de détection de dysfonctionnements dans l'entreprise tels que le harcèlement, la discrimination, l'atteinte à la vie privée, le devoir de vigilance sur les aspects RSE, la corruption ou encore la fraude et les malversations, ne sont plus à démontrer.

Or l'état d'esprit des instances dirigeantes est encore ancré dans une perception d'une conformité contraignante et coûteuse, certainement une priorité secondaire au regard des enjeux de business development précités. Cela se traduit ainsi par une volonté et des efforts déployés (lorsque c'est le cas), qui ne seront que le " minimum syndical " de rigueur, quand ce n'est pas une crainte atavique de révélations portant sur de sujets tabous ou scandaleux au sein de l'entreprise.

L'opportunité de mieux connaître son entreprise

Pourtant, les remontées issues des dispositifs d'alerte interne sont des informations précieuses et riches "d'intelligence", telles des sondes déployées pour capter, au plus près du terrain, la bonne exécution et déploiement de la stratégie, tout en alertant sur les faits capables d'obérer l'atteinte des objectifs de l'entreprise.

D'ailleurs, on utilise aujourd'hui davantage le terme de " reporting interne " pour qualifier les lignes de signalement, parce que c'est un complément judicieux aux reportings financiers ou commerciaux pour le pilotage de l'entreprise.

Un allié pour le chef d'entreprise au quotidien

Mieux encore, pour un chef d'entreprise : piloter une entreprise, n'est-ce pas également identifier et anticiper les risques sur son chemin et prendre les mesures correctrices qui s'imposent ?

Quoi de plus précieux qu'une remontée du terrain, sur une potentielle exposition à un risque, financier, légal ou réputationnel, qui aurait été passé inaperçu jusqu'à présent ?

C'est dans cette vision collaborative, participative et holistique que doit s'inscrire le dispositif de signalement : un allié au quotidien pour la gestion et la prévention des risques ; ceux qui pourraient venir casser l'élan d'un développement prometteur.

Un levier efficace dans la gestion et prévention des risques

C'est la vocation initiale et le fondement même d'un dispositif d'alerte : canaliser les signalements, détecter les sujets à risque, mais surtout les prévenir en les traitant, en interne, avant qu'ils n'échappent au contrôle lorsque l'information aura été mise sur la place publique.

Mettre en place un dispositif de signalement permet de faire une utilisation optimale des ressources allouées - certes répondant à une obligation réglementaire - en amont des incidents, plutôt que d'en consacrer à la gestion de crise (réputationnelle et légale) d'une toute autre ampleur.

Les clés pour un dispositif d'alerte interne efficient

Afin que le dispositif d'alerte interne puisse jouer pleinement son rôle d'outil, d'allié en appui au chef d'entreprise, il convient encore de le déployer avec quelques éléments clés pour susciter l'adhésion des salariés à la démarche.

Au-delà des critères réglementaires qu'il conviendra d'appliquer, tout dispositif d'alerte doit revêtir des aspects pragmatiques et pratiques tels que la simplicité d'accès, l'anonymat, la réactivité de prise en considération et de traitement des signalements émis, la diligence dans les actions de remédiations nécessaires.

Le traitement des signalements devra également être organisé avec rigueur et diligence, pour assurer une approche systématique, exhaustive et impartiale de qualification, d'investigation des dysfonctionnements reportés ; tout en assurant une traçabilité et "auditabilité" des actions entreprises.

Ce sont là autant de facteurs instaurant et favorisant la confiance de la part des salariés et parties prenantes au sein de l'entreprise, en vue de rendre le dispositif vivant et utile au quotidien.

Comment doit-il être mis en oeuvre concrètement ?

Un dispositif d'alerte interne est généralement composé en la désignation d'un " référent conformité ", en charge de déployer, recueillir, gérer ledit dispositif ; des " processus " pour organiser le recueil et traitement des signalements reportés ; des outils pour centraliser l'information et enfin une communication adéquate envers tous les salariés.

Bien qu'il soit indiqué dans la réglementation que tout canal de communication est possible pour recueillir, tel que entretien direct, téléphone, email, ou autre type de support ; une plateforme interactive web est communément privilégiée, en tant qu'outil et vecteur de communication et de recueil centralisé des alertes.

En effet, une plateforme interactive rassemble toutes les conditions précitées de confidentialité, anonymat, centralisation et sécurisation des données échangées,... tout en autorisant les communications et interactions avec les lanceurs d'alerte.

Cette interactivité autorise un travail collaboratif avec ces derniers, afin de bien qualifier, contextualiser et circonstancier les dysfonctionnements reportés ; tout en établissant ce lien de confiance souhaité avec les lanceurs d'alerte.

Enfin, il ne faudra pas négliger le travail de traitement et de suivi des signalements, pour aboutir des actions correctrices pertinentes, concourant à la bonne marche de l'entreprise.

C'est une véritable démarche projet qu'il incombe au référent conformité d'animer, et pour laquelle des ressources externes peuvent apporter un complément organisationnel, méthodologique et technique, propice à un déploiement et une gestion au quotidien du dispositif d'alerte interne.

Pour en savoir plus

Jean-Jacques Quang, directeur associé Ethicaline - Compliance & Investigations, est en charge des programmes de Conformité Sapin 2 et du Management des dispositif d'alerte interne.