Jeunes en entreprise : les éléments clés d'une expérience réussie

Vous avez offert une expérience de recrutement inoubliable à vos jeunes recrues ? Parfait. Maintenant, il faut que l'expérience d'intégration soit à la hauteur.

Réussir l'onboarding, une phase d'autant plus cruciale pour les profils juniors

Pour les entreprises les plus en avance sur ce sujet, l'onboarding démarre dès que le jeune accepte leur proposition. Pour des profils ultra-connectés habitués à être en contact immédiat avec leur réseau, un long silence-radio peut être vécu comme stressant ou être vu comme un signe de désintérêt. Après avoir validé l'embauche, le n+1 doit donc maintenir le contact jusqu'au jour J : connexion sur LinkedIn, messages de la part d'autres membres de l'équipe lui souhaitant la bienvenue, transmission d'une vidéo sur les métiers de l'entreprise... Et quelques jours avant le jour J, on lui confirme l'adresse du site et l'heure d'arrivée, on lui indique le dress-code ou lui résume les premières étapes de l'intégration.

Des applications dédiées à l'intégration ont même été créées et adoptées par certaines entreprises pour gérer cette phase de pré-onboarding. Elles ont pour objectif d'entretenir le lien avec les futurs employés durant ce moment particulier. Régulièrement et automatiquement, les jeunes reçoivent des informations courtes et ludiques qui les rappellent aux bons souvenir de l'entreprise qu'ils rejoignent : mot d'accueil des dirigeants et du manager, infos sur la culture d'entreprise... Même si rien ne remplace l'échange et le contact humain, cette façon moderne et digitalisée de pré-onboarder plait aux jeunes générations.

Tant pour des raisons de productivité que d'image, pensez également à anticiper tous les aspects matériels : mobilier, PC, téléphone, badge, EPI, droits informatiques et licences pour les logiciels spéciaux. Ce conseil peut sembler basique, mais au dire des jeunes eux-mêmes, ce sont ces aspects matériels qui dysfonctionnent le plus fréquemment, le premier jour... voire les premières semaines.

Dernier conseil : le Jour J, le manager doit prendre le temps d'accueillir physiquement le jeune, lui faire faire le tour des locaux, lui présenter ses collaborateurs et, bien sûr, lui donner ses premières tâches et consignes ainsi que les modalités de travail conjointes (fréquence des points, accompagnement prévu pour permettre la montée en compétence...).

Pour présenter l'équipe en une fois et profiter de l'occasion pour créer un moment festif, certains managers accueillent la nouvelle recrue autour d'un petit-déjeuner.

Dans les entreprises où le volume de nouveaux arrivés à la même période s'y prête, l'accueil peut se faire lors de journées d'intégration. Pour peu qu'elles soient à la fois informatives, ludiques et riches de rencontres, celles-ci sont plébiscitées par les juniors.

Bien choisir, former et soutenir les tuteurs dans leur mission d'encadrement

Pour améliorer l'accueil des jeunes en entreprise, il faut également revenir sur le rôle capital du maître d'apprentissage ou du tuteur. Cette mission n'est pas toujours suffisamment expliquée aux intéressés et à leurs équipes, or c'est leur investissement qui garantira la qualité de l'immersion professionnelle de la recrue. Avant de se mettre à la recherche du profil junior idéal, il faut s'accorder sur le choix du tuteur et le former à ce nouveau rôle.

Première condition de succès : il doit s'agir d'une personne volontaire. Proposez mais n'imposez rien. Ensuite, prenez en compte le temps d'encadrement du jeune dans sa charge de travail. Rien de pire pour lui que d'être isolé parce que son tuteur passe sa vie en réunions, ou de voir ses points systématiquement repoussés.

Même si le tuteur dispose déjà d'un esprit pédagogue, nous recommandons de consacrer quelques heures à le former à ses nouvelles fonctions. Pour ce faire, vous pouvez passer par un e-learning gratuit : recrutement, intégration, montée en compétences, relation avec l'école, droit du travail et prémisses du management... tous les aspects sont abordés. Les personnes ayant déjà endossé ce rôle peuvent également partager leur expérience acquise avec les " nouveaux " tuteurs dans une approche 'pair à pair'. De par l'évolution rapide de la législation et des attentes des jeunes, une prise de recul périodique, même courte, est essentielle.

Enfin, le manager ne doit pas hésiter à se faire épauler par son équipe pour l'accueil, l'intégration et la montée en compétences du jeune. Une façon efficace de ne pas tout porter seul et, pour le jeune, l'occasion de développer son réseau, d'être obligé de socialiser et de continuer à avancer y compris lorsque son tuteur est indisponible. Le manager peut aussi se faire seconder par un parrain / une marraine d'intégration qui saura expliquer différemment les processus, les méthodes et les outils.

Pour conclure, voici 5 conseils clés sur l'accueil d'un jeune en entreprise

- Maintenir le contact entre la signature du contrat et l'arrivée physique.

- Anticiper l'intégration.

- Prendre le temps nécessaire au démarrage.

- Former les tuteurs et valoriser leur rôle dans l'entreprise.

- Faire de l'accueil du jeune un enjeu, en faisant comprendre aux membres de l'équipe qu'il sera leur futur collègue et qu'ils ont tout intérêt à l'accueillir et à l'accompagner avec bienveillance.

Pour en savoir plus

David-Alexandre Gava dirige le talent acquisition pour le périmètre France, Belgique et Luxembourg du groupe Siemens France.

Depuis 2014, il anime le portail Engagement Jeunes qui accompagne plus de 40 000 alternants et stagiaires formés dans les grandes entreprises.