Intégrer un nouveau collaborateur en période de turbulences

Dans la plupart des entreprises, le recrutement répond à un processus bien défini et rodé en ce qui concerne la chasse, l'évaluation et la sélection. Si l'on considère que le recrutement se termine avec la fin de la période d'essai, le constat est différent. En effet, 2 phases sont très souvent négligées : celle séparant le choix définitif du candidat et son arrivée dans l'entreprise et la phase d'intégration à proprement parler.

Ces 2 phases deviennent encore plus sensibles avec l'existence du travail à distance au risque que le nouveau salarié se sente délaissé. Aussi, il est essentiel de se poser les bonnes questions :

- Comment maintenir le lien avec le candidat avant son arrivée?

- Comment accompagner la nouvelle recrue dans sa prise de poste?

Si vous n'avez pas spontanément une réponse à ces questions, il y a fort à parier qu'une réflexion en profondeur s'impose .

Il peut également être intéressant d'interroger vos dernières recrues sur leur ressenti et leur demander un feed-back sincère sur la qualité de leur intégration.

Éviter les principaux pièges liés à la distance

Même s'il s'agit d'échanges à distance, il est essentiel que le manager soit présent le jour de l'arrivée du nouveau collaborateur. Idéalement cela pourra se passer sur site, afin de lui permettre a minima de rencontrer les collaborateurs présents ce jour-là.

La nouvelle organisation liée au télétravail est peut-être déjà mise en place depuis quelques mois. Le manager peut oublier que son nouveau collaborateur n'est peut-être pas familier avec le télétravail. Il est essentiel de passer en revue avec lui ses besoins et d'évaluer sa maîtrise des nouveaux outils de communication.

En voulant compenser l'éloignement, le manager peut être tenté de contrôler exagérément le travail de sa nouvelle recrue au détriment de son autonomie. En effet, la méconnaissance de l'autre génère en général un manque de confiance, phénomène qui peut être aggravé par la distance.

Le manager peut se sentir seul responsable de la bonne intégration de son collaborateur en oubliant qu'il s'agit avant tout de l'intégrer à son équipe et donc de solliciter les autres membres de l'équipe. Nommer un parrain semble être indispensable dans ce contexte pour que le nouvel arrivé puisse facilement prendre ses marques et avoir accès aux informations et à la culture d'entreprise.

Remplacer les échanges informels par un trop-plein d'informations concentrées sur les premiers jours risque de noyer le nouveau collaborateur qui ne pourra probablement pas retenir toutes les informations transmises et détachées d'un contexte concret.

Construire une intégration efficace

Une méthode permet de s'assurer qu'au delà des aspects techniques, tout est mis à disposition du nouveau venu. Il s'agit de la méthode des 4C appliquée au télétravail : conformité, clarification, culture, connexion.

- Conformité : s'assurer de la bonne compréhension du candidat recruté des règles inhérentes à l'entreprise et à son fonctionnement, ainsi que des conditions contractuelles légales qui le lient à l'entreprise.

- Clarification : l'employeur de faire le point sur le poste et ses missions avec le nouveau collaborateur et de clarifier les objectifs de sa fonction.

- Culture : permet à la nouvelle recrue de se familiariser avec son environnement de travail, de comprendre les normes culturelles et relationnelles de l'entreprise, ses pratiques, ses habitudes et ses coutumes formelles et informelles.

- Connexion : c'est la phase de la création des liens avec les autres membres de l'entreprise via l'organisation d'événements informels comme des déjeuners entre collègues ou encore des afterwork en équipe par exemple.

Si les bonnes pratiques d'intégration ne doivent pas être oubliées, profitez de ce nouveau contexte pour vous différencier de vos concurrents par un processus d'intégration qui apportera un vrai confort à votre nouveau collaborateur et à l'équipe. Impliquez cette dernière et recherchez plus que d'habitude un feed back de votre nouvel arrivé. Vous vous assurerez ainsi de sa fidélité et enrichirez vos pratiques par son regard vierge sur vous et votre équipe.

C'est ce que dans le jargon RH on appelle le rapport d'étonnement. Il a d'autant plus sa place aujourd'hui que les organisations liées au travail à distance sont encore en construction et doivent probablement trouver leur zone d'équilibre.

Pour en savoir plus

Pascale Andriot : coach et consultante en ressources humaines au sein du groupe SVP, elle accompagne les dirigeants et les responsables RH.