Quelle méthode de projet pour votre transformation ?

Allier flexibilité, travail en équipe et réactivité sur un projet de transformation peut devenir un enjeu majeur pour une entreprise. Depuis les années 1940, des approches plus légères que la gestion de projet traditionnelle ont été développées et s'avèrent aujourd'hui très utiles même en dehors du cadre d'un développement informatique. Quelle méthode choisir pour la transformation d'une entreprise ou de la direction financière ?

Pour évoluer, on se transforme !

Quelle que soit sa taille, en période de croissance ou de crise, une entreprise est sans cesse en train d'opérer des transformations plus ou moins structurantes. Cela lui permet de s'adapter et d'évoluer avec son environnement au sens large du terme. Sans ces transformations régulières, une entreprise peut perdre en notoriété ou en compétitivité.

Un projet de transformation, qu'il concerne l'ensemble de l'entreprise ou la direction financière, présente plusieurs éléments essentiels qui définissent son impact :

# L'objectif de la transformation.

Il doit être SMART (Simple, Mesurable, Acceptable, Réaliste, Temporellement défini). Il doit apporter une vision de l'entreprise une fois transformée. L'objectif formalisé va permettre d'identifier la meilleure stratégie à adopter et sa traduction au sein des différents éléments de l'entreprise.

# Les processus de l'entreprise.

Ils sont identifiés et répertoriés pour pouvoir analyser l'impact et les chantiers à mener. Le niveau de détail des processus dépendra de l'objectif de la transformation et de son périmètre.

# Les outils

Logiciels utilisés par l'entreprise, intervenant dans les processus. Une étude d'adéquation avec le nouvel objectif sera nécessaire afin d'anticiper les évolutions à mettre en place.

# L'humain

Soit les collaborateurs internes et externes de l'entreprise. La transformation doit être communiquée en toute transparence et son objectif décrit clairement pour assurer l'implication de chacun. Cela se traduit par la définition d'équipes transverses représentant l'ensemble des compétences et connaissances essentielles pour la réussite du projet.

Prendre en compte les éléments susmentionnés dans un projet de transformation permet sans aucun doute la mise en place des contrôles efficaces pour réajuster si nécessaire le projet. Mais par où commencer ? Comment s'organiser concrètement face à ce type de défi ?

Chaque avancée est un pas vers le succès !

Comprendre son projet de transformation se traduit par la capacité à identifier les chantiers qui composent cette transformation. Chaque chantier est indépendant dans son développement et aboutit à un livrable précis : la rédaction du nouveau process de clôture, le développement d'une nouvelle fonctionnalité dans l'ERP (Entreprise Ressource Planning - PGI) ou la mise en place d'une communication interne sur l'avancement de la transformation.

L'ensemble de ces chantiers constitue le projet de transformation global. L'équipe projet doit être en mesure de définir les chantiers prioritaires et de mettre en place un planning simple permettant un cadrage clair du projet. Bien entendu, cela n'évitera pas les adaptations en cours de route. Cependant, chaque clôture d'un chantier permet de communiquer sur une victoire et de fédérer tout au long de la transformation les différentes équipes impactées.

Dans le contexte actuel de besoin de flexibilité, réactivité et investissement de l'ensemble des collaborateurs, l'approche de gestion de projet Agile est une piste très intéressante. En effet, son principe consiste justement à découper le projet en sous-parties autonomes (ou développement itératif). Initialement prévue pour les développements informatiques, en pratique, la philosophie Agile est très efficace lorsque l'on recherche une forte collaboration entre des équipes auto-organisées et multi-compétences.

L'approche Agile est adaptée aux projets de transformation car elle s'appuie sur un cadre méthodologique léger et centré sur l'humain et la communication. On reconnaît ici les caractéristiques importantes d'un projet de transformation d'une entreprise. Cette méthode recommande une planification adaptative, un développement évolutif, une livraison précoce et une amélioration continue, car elle encourage la flexibilité face au changement.

L'approche Agile, décrite aux États-Unis en 2001 dans le " Manifeste pour le développement agile de logiciels ", repose sur 4 valeurs essentielles qui permettent dès lors de comprendre l'intérêt pour la transformation d'une entreprise :

- " La primauté des personnes et des interactions sur les processus et outils " : un projet de transformation doit s'assurer que l'humain est au coeur de sa stratégie et que l'implication des collaborateurs est totale.

- " Une préférence pour un logiciel fonctionnel plutôt qu'une documentation complète " : seuls les documents de référence et strictement utiles pour la continuité du business doivent être formalisés, l'objectif étant d'opérer la transformation et de l'accompagner des documents utiles de référence.

- " Une relation autre avec les clients " : l'implication, à chaque stade de la transformation, des différents responsables de processus est essentielle et permet d'adapter le projet à l'entreprise.

- " Une adaptation continue au changement et non le suivi rigide d'un plan " : du fait de l'évolution rapide des environnements et des technologies, la flexibilité dans la transformation d'une entreprise est généralement un facteur clé.

Les approches de gestion de projet sont multiples et chacune présente des avantages et des inconvénients. L'approche Agile, dans le cadre d'un projet de transformation d'entreprise ou d'un processus spécifique d'une entreprise, s'avère très efficace. Elle apporte plus de flexibilité, de fiabilité / qualité et permet une meilleure remédiation des risques et maîtrise des coûts. Toutefois, attention de ne pas passer d'un extrême à l'autre : trop de flexibilité entraîne l'absence régulière de décision et peut mettre en péril le projet.

Pour en savoir plus :

Camille Delcour : fondatrice de Cybooster, consultante experte en analyse des risques et gestion de la fraude.