Congés de fin d'année : comment se préparer au mieux pour en profiter pleinement ?

La période de fin d'année peut s'avérer complexe pour les entreprises. Alors que la clôture de l'exercice fiscal mobilise déjà les équipes des ressources humaines, de nombreux employés ont tendance à demander des congés simultanément, que ce soit pour les vacances de la Toussaint et la période de Noël afin de passer du temps avec leurs proches et de célébrer les festivités.

Or 55 % reconnaissant avoir consulté leurs e-mails. Ce manque de repos et de déconnexion peut peser sur les salariés et l'entreprise in fine (burn-out, bore-out, quiet quitting, etc.). Si les managers et dirigeants veulent éviter que leurs salariés ne reprennent le travail minés par la pression de la reprise, ils doivent s'organiser - que ce soit en amont, pendant et en aval des congés. Mais comment y parvenir ?

Préparer le départ en vacances du salarié

Une préparation minutieuse avant les vacances est cruciale pour assurer une déconnexion complète et sereine. Pour cela, la première étape et la plus évidente porte sur la délégation des tâches. En effet, avant de partir, il est essentiel de répartir les différentes missions en cours aux collègues de l'équipe, du service ou des personnes concernées par les missions. Une répartition juste et proportionnée - et ce quel que soit le niveau hiérarchique concerné - permet non seulement d'assurer la continuité du travail, de réduire le stress lié aux actions en suspens pour celui qui part, et de lisser au mieux les actions à mener pour ceux qui restent.

Autre point élémentaire : informer ses contacts professionnels, aussi bien en interne qu'en externe. S'il est toujours appréciable pour un interlocuteur de connaître la date de retour de congé, le fait d'indiquer la personne à contacter en cas d'urgence permettra de réduire les couacs pendant les vacances. Notons qu'une grande majorité (81 %) des salariés estiment avoir besoin d'au moins deux semaines de vacances consécutives pour se ressourcer. La planification et l'anticipation du travail à réaliser sur cette période est donc primordiale pour partir l'esprit léger et éviter d'être sollicité (pour avoir des précisions, des renseignements ou des contacts) pendant ces doux jours de repos.

Le maître mot est la déconnexion

Pour profiter pleinement de ses congés, il est important de maintenir une véritable déconnexion. Alors que la frontière entre le monde du travail et personnel est de plus en plus fine (boite mail sur le smartphone, applications et réseau sociaux professionnels, etc.) certains salariés ont du mal à couper avec ce monde ultra-connecté.

Pour éviter la tentation de consulter ses mails, il est conseillé de s'éloigner des écrans autant que possible. Que ce soit des vacances rythmées par de nombreuses activités ou sous le signe de la dolce vita, il s'agit d'une période parfaite pour profiter de la vie et se consacrer à des activités bien loin du monde virtuel. Plus facile à dire qu'à faire ! L'an dernier, 47 % des salariés reconnaissent ne pas avoir pu s'empêcher de consulter leurs mails pendant leurs congés, et 32 % ont même reçu des coups de fil de leurs clients et collègues. Il est donc crucial de poser des limites claires et de résister à la tentation de vérifier ses e-mails professionnels.

Renouer avec son travail, en douceur

Marche par marche ou en y sautant à pied joint, le retour dans le grand bain du travail doit pouvoir se faire naturellement et en collaboration avec les équipes. L'objectif étant de faciliter la transition et éviter une reprise sous le signe de l'angoisse, la passation doit se faire dans de bonnes conditions. Par exemple, on ne peut pas demander au salarié d'être immédiatement opérationnel dès la première minute de travail. Il doit prendre le temps de consulter ses e-mails et chats non lus pour prendre connaissance de l'avancement des projets et mieux reprendre la main. Pourtant, 55 % des salariés admettent consulter leurs e-mails non lus avant leur retour au bureau, et non à partir du jour de leur reprise. Cette pratique est le signe d'une certaine anxiété et d'une volonté de reprise en main des sujets le plus tôt possible. Or, la précipitation est souvent source d'erreur.

Une fois cette étape passée, la planification d'une réunion d'équipes permet d'avoir un résumé des temps forts pendant la période de congés. Cela permet aussi au salarié de poser des questions ou demander des clarifications par rapport aux emails et échanges consultés afin de bien mémoriser les informations nécessaires pour la suite de ses missions ; d'autant que chacun sait que toutes les communications n'ont pas forcément de trace écrite. Une fois que le salarié dispose de tous les éléments pour travailler, il peut alors prioriser ses missions et se réorganiser avec ses collègues pour une reprise en douceur.

Cette organisation en trois étapes n'est peut-être qu'un voeu pieu pour certains, pourtant il s'agit réellement d'instaurer un cadre structuré facilitant la reprise en poste. En adoptant ces bonnes pratiques, les salariés peuvent effectivement profiter pleinement de leurs congés, revenir au travail sereinement, mais surtout ils seront prêts à être productifs et engagés dans leurs missions ; ce qui est non-négligeable pour l'activité de l'entreprise.

Barthelemy de Bats est consultant RH chez Factorial depuis près de 3 ans où il accompagne les entreprises à optimiser la gestion des ressources humaines, du cycle de paie à l'off-boarding du collaborateur. Diplômé d'un MBA en management et commerce international, il a travaillé pendant 3 ans pour un cabinet de conseil international et un grand groupe autour de la gestion de projet au département Global Trade & Revenue Management.