7 conseils pour organiser une réunion efficace

1. Définir des objectifs précis

Le succès d'une réunion tient en partie à sa préparation. "Inutile de se réunir à cadence régulière, tous les lundis matins par exemple. Pour être efficace, vous devez le faire uniquement lorsque vous savez à quoi cela va servir", indique René Moulinier, consultant et auteur de Mener une réunion efficace.

Définir les objectifs de cette réunion permet de décliner l'ordre du jour. Établissez celui-ci de manière claire et concise, en détaillant les thèmes abordés. Cela permettra d'évaluer le temps nécessaire à la réunion et peut-être d'éliminer certains points. "Il faut se montrer raisonnable: une réunion habituelle de travail de deux heures suffit en général", poursuit René Moulinier (à ce sujet, lire notre article L'attention d'un cadre en réunion diminue au bout de 52 minutes).

2. Choisir les bons participants

"Veillez à ce que tous les collaborateurs présents aient un réel intérêt à prendre part à la réunion", prévient Sylvain Jouve, consultant chez RH & Organisation. Un bon remède contre l'ennui et les bâillements éventuels... L'animateur peut aussi prévoir la présence de certaines personnes pour une partie de la réunion, selon les points abordés.

"Les participants arrivent souvent avec un bloc-notes vierge et un stylo, alors qu'il faudrait venir avec un dossier contenant l'historique des réunions et une présentation de leur intervention", souligne Sylvain Jouve. Pour chasser l'esprit d'improvisation et l'inefficacité qui s'ensuit, prévenez vos collaborateurs à l'avance de la tenue de la réunion, de l'ordre du jour et de son amplitude horaire. Demandez-leur clairement de se préparer pour un débat construit, en précisant par exemple sur chaque invitation que vous attendez d'untel qu'il intervienne sur une question particulière. Ils se prépareront d'autant plus qu'ils sauront combien de temps sera accordé à chaque point. Afin d'optimiser la dynamique des échanges, n'excédez pas huit ou dix personnes par réunion.

3. Penser au lieu et à l'heure

L'endroit où se déroulera la réunion est important: "Pour rendre la présence du patron moins pesante, évitez son bureau", estime René Moulinier. Le choix d'une salle de réunion s'avère donc plus judicieux. Fuyez les salles aveugles - les participants se fatiguant beaucoup plus vite s'ils ne sont pas éclairés par la lumière du jour -, ainsi que les parois en béton, qui réverbèrent le son, et préférez les murs clairs.

Pour mettre l'animateur au centre du groupe, l'idéal est une table en U. Lors de réunions exceptionnelles et qui durent longtemps, une pause s'impose au minimum toutes les deux heures. Évitez si possible le créneau 14 heures- 16 heures, moment de la journée où le cerveau est le moins en alerte en raison de la digestion.

À lire

Dans ce guide pratique, le spécialiste du management, René Moulinier, répond à toutes les questions que se pose l'animateur de réunion, aussi bien au niveau de l'organisation que du comportement à adopter en groupe.

Mener une réunion efficace, par René Moulinier, Editions Eyrolles, 4^e édition, 2011. 20,20 euros. Également disponible en version numérique.

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