Les arrêts de travail à l'épreuve de la crise sanitaire

Les freins au non-recouvrement de l'intégralité des arrêts maladie peuvent être très divers. Si le dossier est complet et remis dans les temps, la Sécurité Sociale effectue systématiquement le remboursement. Mais si blocages il y a, ceux-ci se constituent davantage dans les non-réceptions de documents. Les incohérences dans les dates et salaires de la part de l'entreprise ou du salarié induisent automatiquement le rejet du dossier, bien que cela ne représente pas l'unique forme d'entrave des remboursements.

La plupart des entreprises vont arrêter leurs comptes d'ici fin mars. Pour 97% d'entre elles, la gestion des arrêts et le recouvrement des avances mobilisent deux services: la direction des ressources humaines et la direction financière. Le premier réalise l'avance, quand le second constate le remboursement. Anne Verger, directrice de l'activité maladie chez KMSI, commente : "En effet, rares sont les entreprises où le process global est géré par un seul service. Deux pôles se partagent le travail, les RH avancent les indemnités à travers la paie et la DF le constate sur les comptes bancaires. Malheureusement, les deux ne communiquent pas toujours ensemble." Le manque de transversalité entre services est donc un autre écueil dans la gestion des arrêts maladie.

La gestion des dossiers dans le contexte de crise

Dans le contexte actuel de crise sanitaire, les entreprises et leurs collaborateurs se retrouvent face à 3 cas de figure. En premier lieu et dans les corps de métier qui en ont la possibilité, les salariés peuvent télé-travailler. Une solution qui semble représenter une grande partie des entreprises au temps du confinement à domicile. En second lieu, le chômage partiel, s'adressant aux activités ne pouvant perdurer.

Enfin, pour tous les collaborateurs ayant des enfants de moins de 16 ans, la possibilité de l'arrêt maladie est présentée automatiquement. Pour cette situation qui touche elle aussi bon nombre de Français, Anne Verger déclare : "Les salariés ayant des enfants de moins de 16 ans peuvent envoyer une attestation sur l'honneur pour garde d'enfant à leur employeur, celui-ci déclare alors le collaborateur en arrêt de travail. Bien sûr ce statut n'est valable que pour l'un des deux parents." Ces 3 alternatives ne concernent évidemment pas la grande distribution ainsi que les commerces de bouche, pharmacies et autres magasins ouvert pendants la pandémie.

D'incontournables retards de gestion

Les entreprises traitent en moyenne entre 5 et 6% d'arrêts maladie. Avec la recrudescence du taux d'absentéisme qu'infère la crise, les arrêts de travail arrivent dans les boîtes aux lettres des entreprises dans lesquelles il n'y a personne. Les responsables de la paie, qui travaillent également de chez eux n'en sont pas informés et maintiennent l'activité des salariés en arrêt. Anne Verger constate : "De ce fait, lorsque l'épisode de crise sera terminé, de nombreuses entreprises auront du retard dans la gestion de la maladie. Être bien outillé pour faciliter le suivi des remboursements maladie dans ce type de situation est d'autant plus essentiel."

Bien que la déclaration sociale nominative (DSN) ait accéléré le remboursement des arrêts, cela n'a pas corrigé les points persistants et 25 à 30% des arrêts restent non-remboursés du fait d'anomalies. Au regard de la situation, KMSI a développé le portail Indemnités Journalière afin d'optimiser la gestion et le recouvrement des frais des arrêts maladie. Ce dernier permet d'automatiser la gestion des arrêts maladie. Si l'intervention humaine reste indispensable pour rechercher la cause d'un blocage de remboursement et résoudre le problème avec chaque CPAM, elle est réduite au stricte nécessaire et à la gestion au cas par cas. "La gestion des IJ représente un travail extrêmement chronophage et fastidieux, c'est une tâche très souvent mal gérée par les entreprises. L'urgence est pourtant de récupérer l'ensemble des indemnités journalières avancées en paie avant qu'elles soient prescrites tout en maximisant le temps passé sur cette activité. Avec un outil d'automatisation, nous optimisons la productivité en évitant les arrêts qui se perdent et qui ne sont jamais remboursés," conclut Anne Verger.