Inspiration : comment la Bibliothèque nationale de France est organisée

Des objectifs chiffrés

Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture et de la Communication doté d'un budget annuel de 232,8 millions d'euros, la Bibliothèque nationale de France (BnF) établit un contrat de performance avec l'État. Le document définit la stratégie pluriannuelle de la BnF en identifiant les actions prioritaires à mener pour atteindre les objectifs.

Concrètement, il s'agit de la mise en place d'un processus "visant à fixer des objectifs chiffrés comprenant des indicateurs et des cibles. Puis d'opérer un contrôle avec un suivi mensuel et des revues d'avancement des travaux", avance Sylviane-Tasot Gillery, directrice générale de l'établissement public. Cette approche de la performance est totalement transférable au monde de l'entreprise.

Autre objectif affiché ? Sensibiliser les employés du bien-fondé de la démarche : "Nous avons réussi à convaincre les équipes car c'est un outil de pilotage pour eux, notamment dans l'exercice de leur activité quotidienne", explique-t-elle. Les objectifs peuvent concerner l'amélioration de fréquentation du public tout comme la réalisation de tâches concrètes. Par exemple, la réduction du délai de traitement entre le moment où un livre entre dans la bibliothèque et celui où il se trouve sur une étagère.

Entre organisation pyramidale et libérée

Avec près de 2400 employés et quatre directions générales, la BnF constitue une véritable fourmilière qu'il faut savoir coordonner. "Dans ma pratique managériale, j'essaie de panacher une organisation très classique et pyramidale avec des pratiques beaucoup plus souples et transverses", explique Sylviane-Tasot Gillery, dg de la BnF.

La direction de l'institution est encline à laisser travailler des groupes transversaux, montés de manière spontanée par les collaborateurs. "Les employés se réunissent pour réfléchir ensemble à l'amélioration de certains process. On les laisse faire et, le cas échéant, on applique leurs recommandations", assure-t-elle.

La structure veut être un accélérateur d'idées et utilise les préceptes de l'entreprise libérée. Concrètement, tout employé peut émettre une idée, quel que soit son statut : "Il faut venir faire un pitch, défendre son projet mais on donne la possibilité d'essayer de le mener, même si cela émane du plus petit niveau hiérarchique", poursuit la dg.

Une stratégie digitale affirmée

Sylviane-Tasot Gillery, dg de la BnF.

Point faible pour un certain nombre de PME, la BnF fait figure de modèle sur la question de la transformation numérique. "D'une certaine manière, on peut dire merci à Google avec son offensive en 2005 pour proposer la numérisation gratuite du patrimoine en Europe", justifie Sylviane-Tasot Gillery, dg de la BnF.

Devant cette menace proférée par la firme américaine, la structure a su mettre en place une stratégie digitale ambitieuse en numérisant et en dématérialisant un volume conséquent d'oeuvres. À savoir 5,1 millions de documents, dont 4,3 millions consultables librement à distance.

Un enjeu de conservation des données et du patrimoine, ainsi qu'un intérêt national pour s'assurer de la présence de la langue française sur le web. "Ce n'est pas qu'un enjeu culturel, il y a une réalité économique derrière. On effectue de la production de la connaissance, de la création de valeur. Aujourd'hui, cela vaut très cher", abonde la dirigeante. À ce jour, les archives web de l'établissement contiennent 31 milliards de fichiers collectés, soit 940 téraoctets.