Déléguer efficacement : tout un art !

Si savoir déléguer peut paraître évident voire facile, c'est loin d'être le cas. Certains managers, ne comprenant pas les enjeux de la délégation, pensent à tort qu'il s'agit juste de se débarrasser d'une tâche en faisant appel à un membre de son équipe. En réalité, c'est beaucoup plus complexe que cela.

Quels sont les enjeux de la délégation ?

La délégation, contrairement à ce que l'on pourrait penser de prime abord, n'est pas juste une question de gain de temps. Bien plus qu'un simple processus d'organisation, c'est une méthode managériale à part entière. Elle répond à différents niveaux aux problématiques du manager, du collaborateur et des équipes plus globalement. Elle insuffle une dynamique toute particulière, lorsqu'elle est correctement perçue de l'ensemble des parties prenantes.

Si l'objectif le plus évident est, pour le manager, de dégager du temps pour se consacrer à de nouveaux projets ou à une réflexion plus stratégique, déléguer peut également lui permettre :

- d'être plus efficace dans des situations complexes ou d'urgence

- de rapprocher la décision de l'exécution

- de consacrer plus de temps à ses équipes, de mieux les connaitre pour développer son sens de l'empathie et appuyer un management plus bienveillant

- d'utiliser au mieux les compétences de chacun et d'accroître ainsi l'efficacité individuelle et collective.

Plus profondément, de tels processus permettent au manager d'obtenir un engagement plus important de la part des collaborateurs, de dynamiser les équipes en maintenant constamment un courant de changement qui empêche le cloisonnement et la routine. Ils contribuent à instaurer un climat constructif.

Du côté du collaborateur devenu " délégataire ", il se voit offrir une opportunité de montrer de nouvelles compétences à son supérieur hiérarchique, soit une autre facette de ses talents.

C'est une occasion de faire preuve d'autonomie, car dans le cadre d'une délégation, seule la réponse aux objectifs compte ! C'est une formidable chance de se distinguer, voire de monter en compétences, car s'il doit répondre à des objectifs, il peut toujours (il est d'ailleurs souvent invité à le faire) poser des questions à son supérieur, demander de l'aide pour avancer sur ses projets. Le collaborateur, de cette manière responsabilisé, se forme pour ainsi dire " sur le tas ".

Définir un cadre commun et communiquer : les deux clés pour réussir à déléguer

Une fois ces enjeux rappelés, il faut comprendre que " déléguer intelligemment " suppose un état d'esprit particulier. Déléguer n'est pas un acte spontané et naturel, il est même pour ainsi dire " contre-nature " de faire accomplir par un autre ce que l'on réaliserait soi-même beaucoup mieux et parfois avec plaisir.

Le responsable qui délègue doit donc faire un effort, il doit accepter que les choses soient conduites d'une manière différente que la sienne. Il doit accepter les potentielles erreurs qui peuvent être commises. Il lui faut également être conscient du fait qu'il confie une part de son autorité à autrui, sans pour autant lui transférer ses responsabilités.

Ce postulat de départ intégré, nous pouvons nous attaquer aux conseils " pratiques " qui régissent une délégation réussie à savoir : définir avec le collaborateur le cadre de la délégation et communiquer.

En amont de la délégation, il faudra d'abord définir l'objet de la délégation, en accord avec le collaborateur qui prendra en charge la mission. Un manager qui déléguera des tâches spécifiques attendra du collaborateur une démonstration de ses compétences. S'il attribue l'un ou plusieurs de ces principaux objectifs, il attendra de son collaborateur de l'autonomie et surtout un niveau maximal de responsabilité engagée de sa part. L'idée est donc, dès le départ, de fixer des limites claires et précises et de négocier avec le délégataire le cadre des missions et objectifs qui lui seront confiés.

Déléguer passe également par une communication claire, audible de tous. Il faut à tout prix éviter les non-dits ou l'ambiguïté. Il est ainsi essentiel de :

- définir avec le collaborateur le périmètre d'action qui sera le sien

- communiquer auprès de ses équipes pour indiquer le cadre de la délégation et identifier le délégataire aux yeux de tous.

- communiquer pendant la conduite du projet pour éviter les erreurs mais également l'ingérence à tout-va, en organisant des points réguliers pour évaluer l'avancée des projets par exemple

- faire le bilan ensemble, en fin de mission, des résultats obtenus en se focalisant sur les objectifs atteints plutôt que sur les moyens employés pour y arriver.

Pour conclure, voici les 3 écueils les plus courants à éviter pour mener à bien un processus de délégation.

1. Ne pas chercher à tout codifier : le collaborateur doit pouvoir exercer son autonomie et non se sentir ligoté ou pris au piège.

2. Éviter à tout prix l'ingérence : le responsable doit prendre en compte le fait que le délégataire acquiert un sentiment d'autonomie, de responsabilité et de motivation très fort à ce moment, toute intervention abusive risquerait de le frustrer.

3. Ne pas déléguer systématiquement les tâches les plus ingrates, difficiles ou rébarbatives.

Pour en savoir plus

Willy Enjolras est le fondateur d'Excellens Formation, organisme de formation créé il y a 13 ans. En 2019, il développe Présens-RH, méthode innovante de diagnostic QVT, RPS et TPS au sein des organisations. C'est en 2020 qu'il lance Skills For You, un catalogue de formations certifiantes et éligibles CPF.