La méthode "coup de poing" pour identifier sa stratégie de transformation ?

La pratique de l'audit est bien souvent considérée comme un moyen de surveillance ; or, c'est un outil puissant pour établir et analyser une image de l'entreprise à un instant T.

Cet exercice permet ainsi de se concentrer et de prendre du recul sur une problématique. : il est donc utile et recommandé, notamment lorsqu'une entreprise doit étudier ses pistes de transformation ou faire évoluer certaines procédures internes devenues inefficaces face aux évolutions récentes de l'entreprise ou de la conjoncture. Voici trois astuces pour transformer un audit en outil d'aide à la décision.

1. Se transformer, mais par où commencer ?

Face à des évènements extraordinaires, ou lorsqu'une entreprise doit se transformer rapidement, la pratique de l'audit interne peut se révéler un outil puissant. Une telle opération peut s'appliquer sur une problématique spécifique, une direction ou l'entreprise dans son ensemble. Cependant, elle doit être correctement préparée.

Préparer son audit signifie dans un premier temps comprendre et définir précisément l'objectif de l'audit, par exemple "identifier les leviers de transformation pour optimiser le pilotage financier des activités de production". L'exercice est efficace lorsqu'il est organisé de façon à obtenir un plan d'audit répondant aux questions suivantes : quelles étapes doivent être suivies ? Combien de temps doivent-elles prendre ? Quelles informations doivent être fournies à chaque étape ?

Cette méthode dépend principalement des humains et des échanges. Elle sera efficace dans la mesure où les acteurs clés sont correctement identifiés et intégrés aux différents ateliers ou discussions qui vont être organisés. Ces acteurs clés sont très diversifiés et peuvent être : les clients, les fournisseurs, les responsables de services, les salariés, la direction, etc. Tous peuvent être des acteurs potentiels susceptibles d'apporter des éléments déterminants.

L'audit interne est un exercice pouvant s'avérer très utile, surtout lorsqu'il est correctement préparé. Une entreprise a tout intérêt à utiliser ce moyen, et plus la méthode sera transparente et ouverte, plus il permettra un échange constructif et efficace.

2. En équipe, on atteint plus rapidement ses objectifs

La pratique de l'audit nécessite deux qualités essentielles : savoir communiquer et savoir écouter. Lorsque l'on souhaite identifier une stratégie ou des leviers de transformation, ces qualités sont plus qu'indispensables. L'auditeur interne qui assure un bon niveau de transparence et sait transmettre les bons messages dans ses présentations et/ou ses échanges parviendra à obtenir des résultats efficaces et rapides pour l'entreprise.

C'est aussi une question d'attitude ; aller voir les gens, échanger et discuter avec bienveillance est vraiment un élément essentiel dans la communication, en dehors des communications officielles effectuées en interne.

Une bonne communication tout au long du projet permet : l'implication de l'ensemble des acteurs clés, l'engagement dans la transformation, le renforcement du travail en équipe.

Quand et que faut-il communiquer ?

• Au début : le projet de mission, l'objectif, le planning et le résultat attendu.
• Pendant l'exercice : un suivi régulier de l'avancement ; les principaux constats sont partagés avec tous les acteurs impliqués.
• À la fin de la mission : les constats, les analyses objectives et les recommandations.
  

La seconde astuce pour la réussite de son audit est évidemment l'humain et l'échange, il est fortement conseillé de sélectionner une personne bienveillante, humaine et organisée.

3. Poser les plans

La formalisation des échanges et la mise en forme des constats et points-clés soulevés sont une étape qui permet d'officialiser et faire adhérer l'ensemble des acteurs. À chaque entretien, son compte-rendu de réunion ; à chaque présentation, son retour d'expérience avec les éléments identifiés. Surtout en présence d'éléments négatifs, l'objectivité et la recherche de solution transforme l'exercice en succès et fait progresser l'entreprise.

Cet exercice permet aussi d'assurer le suivi des actions lorsque le projet de transformation est lancé. Indispensable pour piloter la transformation et s'assurer que le retour sur investissement attendu est au rendez-vous. L'audit permet ainsi de fournir une image de l'efficacité des systèmes ou processus à un instant précis et de garder une trace des constats d'un audit - des éléments de comparaison qui seront utiles à l'avenir. Cela permet une historisation des informations et donc une meilleure capacité à optimiser le futur, en disposant de plus de connaissances.

Tous les éléments de l'audit peuvent être enregistrés dans une base de données. Ainsi, les informations sont stockées dans un endroit unique et exploitables.

Le facteur de réussite de cette pratique de l'audit interne est d'être perçu comme un moyen collaboratif au niveau de la direction de l'entreprise pour obtenir des analyses objectives, des constats et des plans d'optimisations alignés à la stratégie globale de l'entreprise et à son budget.

Il existe ici une réelle opportunité pour identifier les leviers de transformations qui seront les plus efficaces pour le développement de l'entreprise dans un temps record. Plus il est pratiqué dans l'échange et le partage, plus les résultats seront intéressants.

Pour en savoir plus

Camille Delcour est consultante experte en analyse des risques et gestion de la fraude. Elle est la fondatrice de Cybooster, société spécialisée dans le contrôle de gestion, l'audit et le contrôle interne pour les PME.