Améliorer les lieux de vie professionnels à moindre coûts, YES oui Can !

Investir dans les espaces de travail est devenu un impératif stratégique pour les entreprises soucieuses d'optimiser leur performance et de fidéliser leurs talents. Un espace de travail performant se doit d'être conçu comme un écosystème répondant aux besoins spécifiques des métiers, des fonctions et du quotidien des collaborateurs.

Loin d'être un luxe superflu, cet investissement peut se révéler économiquement judicieux et peut s'opérer dans une optique de gestion globale des coûts pour des économies immédiates ou futures.

Ci-dessous quelques bonnes pratiques pour améliorer les lieux de vie professionnels à moindre coûts.

Bonne pratique #1 : Définition concrète du projet

Une étape cruciale, souvent négligée, est l'élaboration en amont et de façon collaborative d'un cahier des charges précis. Ce document doit refléter les besoins métiers spécifiques et anticiper l'évolution des politiques de travail hybride (ratio d'occupation). Il s'agit de cartographier minutieusement la répartition et l'utilisation des espaces de travail et de collaboration, en tenant compte des dynamiques propres à chaque fonction dans l'entreprise. Cette approche participative et prospective permet non seulement d'optimiser l'aménagement initial, mais aussi d'éviter des coûts de réajustement ultérieurs, assurant ainsi une adéquation durable entre l'espace de travail et les besoins évolutifs de l'organisation.

Bonne pratique #2 : La modularité

La flexibilité des espaces de travail est désormais primordiale. Opter pour des aménagements modulables et polyvalents offre une adaptabilité optimale aux besoins changeants de l'entreprise (une cafétéria se transforme en grande salle de réunion, espace événementiel ou lieu de formation interne). De même, le recours à du mobilier en location permet d'expérimenter de nouvelles configurations de travail, (plutôt que des cloisonnements permanents utiliser des phonebooths acoustiques pour des réunions ou visio conférences) et, dans une optique environnementale et économique, il est aussi possible de porter son choix sur du mobilier de seconde main. Du côté services aux salariés, ils peuvent se mutualiser au sein du bâtiment, voire à proximité géographique, avec des partenaires qui assurent le renouvellement de l'offre et son attractivité (ex : salles de sport).

Cette approche modulaire optimise les coûts en évitant des investissements définitifs dans des espaces ou services susceptibles d'évoluer, garantissant ainsi un agencement réversible et adaptable sur le long terme.

Bonne pratique #3 : Nouvelles technologies

L'intégration des nouvelles technologies dans la gestion des espaces de travail offre des opportunités significatives d'optimisation et d'économies. L'utilisation de capteurs de présence et de consommation permet une mesure précise de l'occupation des bureaux et des dépenses énergétiques, favorisant une gestion plus efficace des ressources. Parallèlement, le déploiement d'applications de réservation pour les services, salles de réunion et places de parking, permet d'analyser finement les usages et d'ajuster l'offre en conséquence. Cette approche data-driven est particulièrement pertinente dans un contexte de travail hybride, où elle permet par exemple d'optimiser la rotation des places de parking en fonction du télétravail. In fine, ces outils technologiques contribuent à une meilleure maîtrise des coûts et à une adaptation plus agile de l'offre de services aux besoins réels des collaborateurs, générant des économies substantielles et une utilisation plus rationnelle des ressources de l'entreprise avec une approche ESG de l'immobilier.

Bonne pratique #4 : Optimisation financière des coûts immobiliers

L'optimisation des coûts immobiliers directs passe par une gestion proactive et stratégique des aspects contractuels. La renégociation du bail est une opportunité clé pour identifier et maîtriser les coûts cachés, notamment ceux liés au remplacement d'équipements, à la vétusté des locaux ou à la mise en conformité. Il est important d'établir une relation de confiance avec les propriétaires, visant à un partage équitable des investissements pour les travaux d'amélioration, créant ainsi une situation gagnant-gagnant. L'adoption des nouveaux baux flexibles ou de contrats de prestations de services pour des bureaux opérés (modèle coworking ou bureaux privés avec services) permet une agilité accrue face aux évolutions rapides des besoins de l'entrepris

Pour finir, rappelons que l'aspect humain est un élément central dans la conception des espaces de travail, jouant un rôle déterminant dans la création d'un environnement propice à l'épanouissement professionnel. Un cadre de travail bien pensé favorise non seulement la productivité et l'innovation, mais renforce également l'attractivité de l'entreprise, contribuant ainsi à la fidélisation des talents. Il est essentiel que les locaux reflètent l'ADN de l'entreprise. L'instauration de rituels et d'événements réguliers permet de fédérer les équipes, de partager les bonnes pratiques et les retours d'expérience, tout en offrant des moments de détente collective. Bien que l'engagement des salariés ne soit pas directement imputé sur les coûts immobiliers, les investissements qui seront réalisés pour favoriser le bien-être au travail s'avéreront bénéfiques et rentables sur le long terme.

Stéphanie MANAC'H-TROMEUR est Head of Tenant Representation chez Avison Young France. Forte d'une expérience de 24 ans en immobilier d'entreprise, elle a débuté sa carrière chez Healey&Baker devenu Cushman&Wakefield. Elle intègre ensuite JLL en tant qu' Associate Director puis National Director où elle a en charge la gestion de projets immobiliers d'envergure pour des entreprises françaises et internationales. Avant de rejoindre les équipes de Avison Young France en 2024, Stéphanie était Directrice Associée au département Corporate Solutions de NCT.