Comment éviter les pièges d'un redressement fiscal

Vous avez reçu un courrier de l'administration vous informant d'un contrôle Urssaf. La première question qui doit vous venir à l'esprit est certainement "mais à quoi dois-je m'attendre ?". Si les contrôles sont peu fréquents avec "seulement" 48 000 vérifications de la comptabilité en moyenne sur trois millions d'entreprises en France et par an, l'administration décide rarement d'intervenir au hasard. En vous contactant, elle a sans doute quelque chose qui la titille.

Mais quoi ? " Plusieurs critères peuvent déclencher une vérification. Le brassage des données informatiques à distance peut mettre en évidence des anomalies que l'administration va chercher à vérifier. L'utilisation de logiciels de comptabilité permissifs, offrant la possibilité d'effacer des écritures, ou bien encore l'obtention de certains crédits d'impôt ou d'exonérations si l'entreprise est implantée dans une zone franche, peut également déclencher une vérification ", confie Jean-Marie Touzet, expert-comptable au sein de la société Saint Honoré partenaires. Les structures qui évoluent dans certains secteurs d'activité, comme le BTP ou ­l'intérim, éveillent également la curiosité de l'administration.

De façon plus générale, les entreprises qui dépassent le ­million d'euros de chiffre d'affaires sont soumises à un contrôle tous les dix ans. " Les structures de petites tailles, ­c'est-à-dire de moins de cinq ­salariés et dont le chiffre d'affaires est ­inférieur à 500 000 euros, sont, quant à elles, peu régulièrement contrôlées ", relève Patrick Breton, expert-­comptable associé au sein du cabinet BDO France.

Faites-vous conseiller

"La présence d'un conseil ne fait pas mauvais effet"

Lorsque vous recevez le courrier de l'administration, le premier conseil à suivre est de prendre du recul et de... dormir ! " Lorsque les dirigeants sont informés du contrôle, ils ont tendance à surréagir ", constate Jean-Marie Touzet. Pour vous rassurer, vous avez la possibilité de demander à votre expert-comptable de vous accompagner ou de décider que la vérification se déroulera dans les bureaux de votre comptable, à condition d'en faire la demande expresse à l'administration dès réception du courrier. " La présence d'un conseil ne fait pas mauvais effet ", insiste Dominique du Crest, directrice du département fiscal d'In Extenso Ile-de-France.

Sachez par ailleurs que vous n'êtes pas obligé d'être présent durant la totalité du déroulement du contrôle. " L'expert-comptable ou le responsable de la comptabilité peuvent prendre le relais. Il est toutefois recommandé que le chef d'entreprise soit présent lors du premier rendez-vous comme du dernier - un contrôle se déroule en trois interventions au minimum -, lorsque le vérificateur lui présentera sa synthèse et les propositions de notifications envisagées ", note Jean-Marie Touzet.

Il est donc important de soigner le premier contact afin d'établir une relation de confiance. " Un dirigeant doit accueillir le contrôleur aimablement, sans excès, sans désinvolture. L'administration n'appréciera pas qu'un dirigeant sollicite un report de la première réunion la veille du premier rendez-vous prévu ", poursuit Jean-Marie Touzet.

Préparez les fichiers

Les règles de bienséance respectées, focalisez-vous ensuite sur les pièces à fournir. Un contrôle fiscal ne peut porter que sur les trois exercices précédents, sauf cas particuliers : lorsque la clôture d'exercice ne coïncide pas avec l'année civile, il est possible, conformément aux règles de prescription, de vérifier quatre exercices. Hormis les documents comptables (bilan, grand livre...), les déclarations sociales (déclaration automatisée des données sociales, tableau de cotisation) et fiscales, vous devez par ailleurs préparer l'ensemble des pièces justificatives comme les factures d'achat, les relevés bancaires ou les contrats.

Le vérificateur va chercher à établir un rapprochement entre les déclarations, la comptabilité, les pièces justificatives et vérifier que le résultat déclaré est le bon. " Le dirigeant doit aussi s'assurer que l'ensemble de ses écritures comptables, c'est-à-dire journaux comptables, grand livre, balances, factures d'achat et de vente et relevés bancaires correspondent au fichier FEC dématérialisé, le fichier des écritures comptables ", précise Dominique du Crest. En vigueur depuis le 1^er janvier 2014, cette obligation concerne l'ensemble des contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.

Il est par ailleurs préférable de vérifier, en amont du contrôle, la mise à jour du registre des ­délibérations des assemblées générales. Le vérificateur s'appliquera notamment à contrôler que la rémunération du dirigeant a bien été approuvée par un procès-verbal d'assemblée générale. Et qu'elle corresponde aux enregistrements comptables et aux déclarations fiscales.

Autre point de vigilance : la TVA. " L'administration est très rigoureuse et va regarder de près les régularisations de TVA réalisées. Elle s'intéresse aussi aux conditions de déduction des provisions. Elle considère souvent que la constatation d'une absence de règlement ne suffit pas pour permettre la déductibilité de la provision. Il faut donc veiller à leur régularité et fournir les documents qui justifient la prise de provision ", poursuit Patrick Breton.

Ne pas trop en dire

Certains documents, comme l'état récapitulatif de vos stocks ou les justificatifs de frais professionnels, sont à présenter uniquement sur demande du contrôleur. " Si l'administration vérifie l'état des stocks, il faut ressortir les justificatifs accompagnés de pièces comme la désignation des articles, leur quantité, leur prix unitaire et le total du stock valorisé " , préconise Patrick Breton. De même, si vous avez recours à la sous-traitance, vous devrez justifier de la réalité et de la légalité de la prestation. Et fournir l'ensemble des attestations et justificatifs d'inscription des entreprises sous-traitantes au Registre du commerce et des sociétés.

Autre recommandation : ne répondez pas à des questions qui ne vous sont pas posées pour ne pas attiser de curiosités. " Lors de la première visite, le vérificateur réalise généralement peu d'investigations mais il est probable qu'il laisse une liste de documents ou de pièces à préparer pour les rendez-vous ultérieurs ", commente Jean-Marie Touzet.

Enfin, il est conseillé de prévoir des points d'étapes pour échanger et apporter toutes les précisions utiles aux vérificateurs. Ce sont autant de prises de contact qui vous permettront de prévenir les contentieux.