La signature électronique : 3 conseils utiles

Derrière la simplicité d'usage de la signature électronique se cachent des enjeux de taille pour les entreprises : la validité juridique, en premier lieu, mais aussi la cybersécurité ou encore la protection et la souveraineté des données.

Il faut donc prendre quelques précautions avant de se lancer et choisir les solutions de signature électronique adaptées à votre marché.

Signature simple, avancée et qualifiée : faites le bon choix

Régie par le Règlement européen eIDAS adopté le 23 juillet 2014, il existe trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. Les principales différences entre ces niveaux portent à la fois sur la sécurité, mais également sur la facilité de mise en place et d'utilisation de la signature électronique.
Si la législation impose encore un niveau qualifié pour quelques rares documents, la très grande majorité des signatures se font aujourd'hui grâce aux signatures simples et avancées, beaucoup plus accessibles. Le choix de l'une ou l'autre se portera alors sur l'équilibre entre usage et sécurité.

La signature électronique simple, qui regroupe tous types de signature n'étant ni avancée, ni qualifiée, est parfaitement adaptée dans le cadre de la signature d'actes courants ou comportant des risques juridiques ou financiers limités, tels que :

· des contrats d'adhésion (CGU, CGV),

· devis, factures, bons de commandes

· mandats de prélèvement SEPA,

· contrats de bail.

La signature électronique avancée permet quant à elle de renforcer la sécurité de la signature grâce à, notamment, des critères de vérification d'identité plus poussés et une réglementation plus stricte. Elle implique de pouvoir identifier formellement tant le signataire que le lien entre lui et l'acte de signature, notamment grâce à l'usage des moyens qui relèvent de son contrôle exclusif, et doit garantir que l'acte signé ne pourra être modifié par la suite. Ce type de signature est notamment conseillé pour :

· Compromis de vente immobiliers

· Contrats d'ouverture de comptes bancaires

· Contrats de crédits déployés à l'échelon national

· Contrats de crédits à la consommation ou immobiliers

· Contractualisation en agence ou à distance de certains produits bancaires et d'assurance

Enfin, la signature électronique qualifiée, qui apporte une sécurité maximale, exige la validation de l'identité du signataire en amont de la signature. Particulièrement contraignante dans l'usage, elle n'est utilisée que dans des cas bien précis, et notamment pour signer les actes authentiques chez le notaire, l'huissier de justice, auprès des tribunaux de commerce ou encore des commissaires-priseurs.

Parmi les actes les plus fréquents dans la vie d'une entreprise, il s'agira là, par exemple, de la signature de statuts de société, de contrat de cessions de fonds de commerce ou de parts sociales ou d'actions, contrats de souscription de produits financiers européens, opérations bancaires intra-UE (virements banque à banque, achats de valeurs mobilières, opérations boursières, ...) ou encore la passation de marchés publics dématérialisés.

Dossier de preuve : vérifiez vos garanties en cas de litige

Comme tout acte, le contrat signé électroniquement peut faire l'objet d'un litige. Au-delà du contrat, les solutions de signature électronique fournissent pour chaque signature un dossier de preuves.

Celui-ci est constitué d'éléments permettant de retracer pas à pas les différentes étapes d'une contractualisation ainsi que les informations sur le certificat électronique apposé sur le document. Il permettra donc d'attester de la validité de la signature, de l'intégrité du document présenté et fournira les éléments ayant permis d'identifier le signataire.

Définissez les bons critères pour choisir votre solution

Il existe de nombreuses solutions de signature électronique sur le marché, il est donc important d'établir certains critères pour s'assurer de faire appel à la solution qui répondra au mieux à vos besoins. Certains sont généralistes, d'autres spécialisés auprès de secteurs d'activité spécifiques (assurance, immobilier...).

Regardez bien tous les critères des différents prestataires du marché.

Pour en savoir plus

Luc Pallavidino, CEO et co-fondateur de Yousign