4 astuces clés pour bien choisir son logiciel RH ?

Dans le but de gagner du temps et de se concentrer sur d'autres missions plus humaines, il est possible pour les services RH de voir un logiciel RH mis à leur disposition. Un logiciel de ressources humaines va permettre une meilleure gestion des différentes missions RH et surtout une automatisation de certaines tâches.

Dès lors, il convient d'opter pour un logiciel RH qui puisse répondre aux attentes de l'entreprise ainsi que de son service. Pour cela, il existe différentes méthodes afin de faire le bon choix en matière de logiciel SIRH !

Un logiciel RH, c'est quoi ?

Ce que l'on appelle un logiciel de ressources humaines, logiciel SIRH ou encore logiciel RH est une interface dédiée à la gestion des ressources humaines ainsi qu'à l'utilisation de techniques de communication et d'information en entreprise. Le logiciel SIRH permet d'utiliser différentes fonctions comme la paie, les prestations sociales, le recrutement, la gestion des compétences et bien d'autres choses encore grâce à des outils adaptés aux missions à réaliser. Depuis une seule et même plateforme, c'est donc tout un service qui peut s'appuyer sur les outils et données accessibles.

Certaines tâches redondantes peuvent notamment être automatisées pour gagner en productivité. La centralisation des données permet également d'avoir une meilleure vision d'ensemble de l'entreprise ou de retrouver des données précises avec plus d'aisance selon le besoin. Un logiciel RH a donc véritablement révolutionné les services de ressources humaines en proposant des solutions sur mesure aux entreprises leur permettant de répondre à certaines problématiques de manière rapide et automatisée.

De nombreuses possibilités de logiciels SIRH sur le marché

Comme toute autre solution pour une entreprise, il existe une multitude de possibilités en matière de logiciel SIRH. En effet, l'offre s'est véritablement diversifiée sur le marché afin de répondre à des besoins de plus en plus précis. Le problème, c'est qu'il peut être difficile pour une entreprise aujourd'hui de choisir un logiciel de gestion en ressources humaines qui saura répondre à ses attentes.

Comme pour n'importe quel autre type d'outils, il convient ici de dégager certains critères de sélection pour trouver le logiciel de gestion RH qui répondra le mieux à son besoin et surtout à celui de son service ressources humaines.

1. Choisir les fonctionnalités nécessaires à son logiciel RH

La première astuce pour choisir un logiciel RH est de s'assurer que le logiciel choisi dispose bien de toutes les fonctionnalités dont on va avoir besoin. En effet, un logiciel de gestion RH peut mettre à disposition d'une entreprise de nombreuses solutions différentes qui répondront plus ou moins à ses besoins. Il convient donc de définir avec précision les fonctionnalités que l'on souhaitera retrouver dans son logiciel. Ces fonctionnalités peuvent par exemple être :

- La numérisation des dossiers du personnel

- Les outils de recrutement et de gestion des candidatures

- La gestion des temps et des activités

- La gestion des congés et des absences

- La gestion de planning

- La gestion de la paie

- Le processus d'onboarding et d'offboarding

- Le self-service RH

- Les indicateurs RH

- Les entretiens d'évaluation

- La gestion documentaire

- Etc.

Pour dégager les fonctionnalités qui conviennent le mieux à ses besoins pour son logiciel RH, il est donc essentiel de les définir en amont. L'idée ici est de créer un cahier des charges simplifié de ce que l'on attend de son logiciel de gestion RH en prenant en compte notamment :

- Le contexte

- La problématique

- Les besoins

- Les objectifs

- Le périmètre

- Les fonctionnalités principales

- Les fonctionnalités contraintes

- Les impacts et risques

- Le budget

- Le délai

On peut alors espérer dresser un listing complet des fonctionnalités dont on a besoin pour son logiciel SIRH.

2. Prendre en compte certains critères essentiels dans le choix de son logiciel RH

Plus que les fonctionnalités que l'on retrouvera dans son logiciel de gestion de ressources humaines, certains critères seront aussi à prendre en compte tels que :

- La simplicité d'utilisation : afin de s'assurer que chaque membre de l'équipe RH soit en mesure de prendre en main le logiciel et de se familiariser facilement avec. S'il existe des formations dédiées au personnel, le logiciel RH doit rester accessible à tous sans quoi il risque de représenter une perte de temps et une contrainte plus qu'autre chose.

- La connectivité avec le SIRH global : cela signifie que le logiciel de ressources humaines choisi doit disposer d'une API capable de se connecter aux autres logiciels de l'entreprise pour pouvoir fonctionner en synergie. Il s'agit d'un point à ne pas négliger sans quoi il sera peut-être nécessaire de revoir tout son fonctionnement logiciel et informatique.

- L'accessibilité et l'agilité : typiquement ici il s'agit d'opter pour une solution SaaS à laquelle on pourra facilement accéder aussi bien depuis un ordinateur, qu'une tablette ou un smartphone.

- La protection des données : encore un critère essentiel pour pouvoir utiliser son logiciel RH en toute sécurité et sans craindre un quelconque vol de données.

- L'assistance et l'accompagnement : ne pas transiger sur ce point est essentiel pour s'assurer d'être accompagné, quelle que soit la problématique rencontrée. Le support du logiciel de gestion des ressources humaines choisi doit donc être irréprochable.

3. Faire des recherches et comparer les offres en ligne

Vient ensuite le moment de s'intéresser de plus près à un logiciel SIRH ou plusieurs en particulier. Cette étape consiste à faire plusieurs recherches en ligne afin de savoir ce qui existe, mais aussi de lire des articles sur le sujet pour connaitre l'avis de plusieurs personnes. Pour mieux s'organiser, on peut mettre en place un tableau comparatif qui permettra de gagner du temps et en un coup d'oeil de pouvoir faire la différence entre plusieurs logiciels.

De cette manière, un logiciel de ressources humaines pourra d'ores et déjà se dégager du lot. On peut ainsi faire un premier tri parmi les logiciels existants sur le marché et se faire une première opinion sur leur efficacité grâce aux avis en ligne.

4. Demander des devis et des démos

Enfin, on pourra contacter un ou plusieurs éditeurs de logiciel de gestion de ressources humaines pour effectuer une demande de devis afin d'avoir un chiffre concret en tête, mais aussi demander une démo. Certains logiciels peuvent être testés avant d'être définitivement adoptés et il s'agit bien souvent du seul et unique moyen de se rendre compte si le logiciel SIRH choisi correspond bien à ses attentes et à l'idée que l'on s'en faisait.

Le plus souvent, l'éditeur de logiciel de ressources humaines va donc accompagner son client potentiel dans le cadre de la découverte de l'outil choisi. Il va lui montrer la façon dont il fonctionne, l'aider à le prendre en main et lui faire découvrir toutes les possibilités qui s'offrent à lui. Cet échange est une très belle occasion d'obtenir toutes les informations souhaitées sur le logiciel de gestion des ressources humaines choisi. En fonction de cette démonstration, l'entreprise peut alors véritablement comparer les différentes offres qui lui sont faites pour ensuite faire le choix qui lui parait le plus judicieux afin d'opter pour le logiciel RH souhaité.

Ne pas hésiter à solliciter les éditeurs de logiciels est donc le meilleur moyen d'affiner son choix et de prendre sa décision en matière de logiciel de ressources humaines !