Pourquoi utiliser un logiciel de protection des données ?

La plupart des données de votre entreprise peuvent être stockées dans un logiciel de protection des données, ce qui vous aidera à vous conformer au RGPD.

Malgré ce changement de réglementation, un logiciel de protection des données vous permettra de continuer à fidéliser votre clientèle, en offrant des services adaptés, et vous aidera à avoir une vue d'ensemble sur les besoins des utilisateurs, afin de leur offrir un service spécifique et adéquat.

Il vous accompagnera dans de nombreux aspects de votre entreprise, depuis le contrôle de toutes vos informations jusqu'au respect du RGPD, donc. Vous pourrez gérer les données personnelles de vos clients et les protéger.

L'entreprise se doit d'établir des contrôles de sécurité afin de prévenir les vulnérabilités de la gestion des données et d'y remédier si besoin. Les données présentent dans le logiciel sont chiffrées de façon à ce qu'elles ne soient pas accessibles par un tiers. Un logiciel de protection des données permet également de générer des rapports pour une transparence maximale.

Il existe des logiciels de protection des données gratuits, mais leurs fonctionnalités deviennent très vite limitées, bien que suffisantes pour les TPE et les PME.

La CNIL, par exemple, propose son logiciel PIA en open source, directement téléchargeable sur leur site internet.

A quoi ça sert

Ce type de logiciel vous offre la possibilité de :

- Faire l'inventaire et cartographier des données présentes dans votre entreprise ;

- Générer des documents conformes de façon instantanée ;

- Simplifier et automatiser le respect de la réglementation relative au RGPD ;

- Faire des économies de coûts, car il n'est pas nécessaire de faire appel à des services externes pour la protection des données de votre entreprise.

Il permet également de conserver tous les documents concernant les différents droits exercés par vos clients :

• Le droit d'accès aux informations ;
• Le droit de rectification ;
• Le droit à la portabilité ;
• Le droit d'opposition.

Ce qu'il ne faut pas négliger

Lors de l'acquisition d'un logiciel de protection des données, il est important de prendre en compte les coûts de formation du personnel. Il faut aussi être vigilant lors de l'utilisation de ce type de logiciel car certaines notes / annotations sont considérées comme non conformes (religion, orientation sexuelle du client, etc.) et sont punies par la loi. Cela pourrait nuire fortement à l'image de votre entreprise.

Il est possible d'implémenter ce type de logiciel dans un cloud, ceci vous apportera différents avantages, comme la possibilité d'accéder aux données de votre entreprise, à partir de n'importe quel appareil connecté à internet. Un solution cloud permet également de réduire les coûts de maintenance de serveur interne.

Il est important de rappeler que la CNIL a affirmé que les éditeurs de logiciel ne seront pas tenus responsable d'un éventuel mauvais traitement de données. C'est l'entreprise qui sera tenue comme unique responsable. Cependant, les éditeurs de logiciels doivent pouvoir attester la conformité de leurs produits au RGPD. Cette conformité doit être précisée dans les clauses légales incluses dans le contrat, faute de quoi le fournisseur sera responsable.

De part sa simplicité et son automatisation, un logiciel de protection des données est la meilleure option pour respecter le RGPD. Mais il est important de s'assurer de la conformité du fournisseur de logiciel au RGPD.

Pour en savoir plus

Lluís Soler est le fondateur et PDG de l'entreprise SoftDoit. Il a toujours été attiré par le marché du B2B. Avec plus de 15 ans d'expérience en tant qu'entrepreneur, Lluís est devenu expert dans ce domaine. Son objectif est de faciliter la prise de décision des dirigeants dans leur choix de progiciel. L'algorithme qu'il a créé pour son site a déjà aidé plus de 45 000 professionnels à trouver le logiciel qui leur est le plus adapté.