ERP: 7 étapes pour une mise en place réussie

1. Posez-vous les bonnes questions

Pourquoi mettre en place un ERP (Enterprise ressource planning) ou PGI en français (Progiciel de gestion intégré) ? Telle est la question ! Voulez-vous mieux centraliser l'information entre les services et donc en assurer une meilleure visibilité globale? Ou souhaitez-vous gagner en productivité? Il est important de vous interroger en prenant en compte les logiciels déjà présents dans votre société. La migration vers un ERP est une véritable stratégie d'évolution qui nécessite des précautions à la fois humaines et techniques. Et le coût et le temps de mise en oeuvre ne sont pas négligeables. D'ailleurs, les étapes ultérieures dépendent de cette phase cruciale de réflexion et de définition.

2. Désignez des référents

Avant d'aller plus loin, choisissez des personnes qui vont accompagner l'installation de cet ERP dans votre société. " Dans une PME d'environ 100 salariés, entre 20 et 40 personnes sont en général concernées par la mise en place d'une telle solution ", d'après Eric Valion, directeur du marché ERP chez l'éditeur Cegid. Mais seules deux ou trois personnes doivent être désignées comme correspondants applicatifs. Généralement, il s'agit du chef d'entreprise, du directeur administratif et financier et d'un représentant métier ayant une bonne connaissance de la culture et de l'historique de la société. Ce dernier aura un rôle essentiel, car il devra initier les utilisateurs internes et être leur référent. Des formations plus poussées, avec notamment un suivi personnalisé, peuvent être proposées par le prestataire que vous aurez choisi.

3. Lancez un appel d'offres

La solution pour sélectionner votre prestataire est d'opter pour un appel d'offres. Il vous faut impérativement établir un cahier des charges le plus précis possible. De ce document va découler le choix du progiciel en question. " Ce n'est pas un cahier d'expression des besoins, ni un document de 200 pages, mais un référentiel qui définit le rôle de chacun et les fonctionnalités demandées ", explique Claude Cordier, directeur marketing produits et services de la division PME chez Sage, éditeur de logiciels de gestion.

4. Trouvez le progiciel adapté à vos besoins

Les besoins en termes de fonctionnalités ne sont pas les mêmes d'un secteur d'activité à l'autre. Vous devez chercher à savoir si, sur le marché, il existe un progiciel développé pour votre secteur d'activité. De nombreux éditeurs (Sage, Cegid, Divalto, Ines, SAP...) proposent des ERP de plus en plus segmentés. Et certains ont un positionnement encore plus pointu et développent des ERP spécifiques à des secteurs d'activité. C'est le cas de la société Capwan, basée dans la région Rhône- Alpes, qui s'est spécialisée dans le secteur viticole et propose du sur-mesure à ses clients (lire l'encadré ci-dessous). Pour Claude Cordier, directeur marketing produits et services chez Sage, la mise en place d'un ERP "packagé", c'est-à-dire généraliste, est un moyen de " réduire les coûts de déploiement et de développement. Les fonctionnalités permettent de répondre aux principaux besoins d'une PME-PMI. " Les solutions les plus simples mènent au pilotage de votre société via une application accessible depuis Internet. En standard, vous disposez de fonctionnalités servant à assurer la gestion commerciale de votre entreprise, à suivre votre production, à gérer la logistique, à traiter la partie financière, mais également administrative, comme le recouvrement de vos factures. La formation est alors assez rudimentaire, et le partage des données passe par des transferts de fichiers, des e-mails et une unicité de l'information. Si votre choix (dicté par votre secteur d'activité et les services concernés dans votre société) se porte sur un outil plus élaboré, la mise en oeuvre se fera sur un temps plus long et nécessitera une excellente synergie sur le long terme entre vos équipes et la société chargée de l'intégration de la solution.

Le coût d'un ERP peut varier en fonction du nombre de postes installés, du niveau de prestation choisi et de la gamme de services que va couvrir votre progiciel. Il faut compter en moyenne un budget compris entre 5 000 et 20 000 euros HT.

5. Déployez votre ERP

Une fois le prestataire choisi, place à la mise en oeuvre de la solution logicielle. Le chantier peut durer entre neuf et douze mois dans le cadre d'une petite PME, selon Marie-Laure Galland, p-dg de Capwan. " La principale cause d'échec est le manque d'implication de la direction. Les équipes de la PME doivent également bien s'entendre avec le prestataire, et cela demande beaucoup de communi cation", explique-t-elle. Pour Eric Valion (Cegid), parmi les causes d'échec, " l'oubli de développer une interface spécifique est fréquent ". Garder un ancien progiciel qui ne s'intègre pas au nouvel ERP est en général fatal. Les maîtres mots de la mise en place d'un ERP sont la bonne définition du projet à la base selon des objectifs clairement définis, une excellente communication entre l'intégrateur et la société, et un suivi minutieux.

6. Effectuez les derniers calages

Avant le basculement de l'ERP, il faut effectuer un test dans la société. Puis, les référents remontent les avis des utilisateurs afin d'effectuer les derniers calages. Les données seront ensuite transférées sur le nouvel outil. Il est possible de faire appel à des formateurs. Ainsi, certains éditeurs vendent des jours formation homme dans le forfait initial. Même si le e-learning est de plus en plus répandu, n'hésitez pas à faire venir un formateur in situ, pour accompagner au mieux vos collaborateurs dans ce changement majeur.

7. Mesurez le retour sur investissement

Les gains de productivité et l'accès à une information centralisée en temps réel (par exemple la visibilité des stocks) déclenchent une réactivité optimale des collaborateurs de la PME. D'après les experts du secteur, il faut réellement compter un an minimum avant d'avoir un réel estimatif du retour sur investissement.

LE TEMOIGNAGE DE Frédéric Bernard, directeur général de Bordeaux Tradition

" Il a fallu un an d'adaptation aux équipes pour utiliser pleinement notre ERP "

Frédéric Bernard, directeur général de la maison Bordeaux Tradition, est ravi d'avoir adopté un logiciel spécifique à son secteur, le négoce de vins. " Nous avons mis en place notre ERP début janvier 2009. Développé par Capwan, ce progiciel nous permet d'intégrer la partie primeurs, spécifique aux vins de Bordeaux. Tous nos commerciaux sont avertis en temps réel des stocks existants. C'est un gain de productivité estimé à 40 % par rapport à avant ", témoigne ce dirigeant qui a accompagné la mise en place de l'ERP étape par étape. " Il nous a fallu une bonne année de calage pour que les huit personnes dédiées aux traitements de données commerciales au sein de la société l'utilisent pleinement. " Les objectifs initiaux sont atteints: meilleure visibilité des stocks pour l'équipe, réactivité maximale pour répondre aux clients, plus de ressaisie administrative...