[Tribune] En finir avec les réunions qui démarrent en retard !

Le recours systématique au distanciel ces derniers mois me l'avait presque fait oublier. Débuter une réunion en temps et en heure relève souvent de l'exploit. Le plus souvent c'est le flou et cette satanée règle du " quart d'heure de courtoisie " qui s'imposent. Dommage car cela impacte lourdement la réussite de nos réunions, de nos emplois du temps, de nos productivités, sans même parler des effets que cela peut avoir sur le comportement de chacun.

Des retards aux effets dévastateurs

Il y a quelques semaines, je me suis rendu à Lyon pour animer un séminaire de deux jours. Le premier en présentiel depuis des mois. L'objectif est à la fois ambitieux et excitant : accompagner une entreprise à créer sa constitution. Une invitation a été envoyée à l'avance aux participants. Le séminaire doit débuter à 9h30. Un accueil est prévu à partir de 9h. Rien de plus simple et de plus clair. Pourtant, dès ce premier rendez-vous, je m'aperçois que, ici aussi, l'heure est une notion plus que floue. Alors que l'entreprise cherche à se doter d'une organisation fondée sur des règles explicites et partagées dans une constitution, de créer les conditions favorables à une responsabilisation et à l'autonomisation de ses équipes, ce qui suit renvoie à une toute autre réalité.

Le jour J du séminaire, alors même que j'ai donc bien précisé en amont que je souhaite débuter à l'heure, une personne manque à l'appel à l'heure dite. Ne souhaitant pas perdre de temps, j'interroge mes hôtes : que fait-on ? Quelles sont leurs habitudes en la matière ? Sans surprise, aucune réponse claire ne m'est faite. Il n'existe rien d'établi sur ce sujet ; aucune pratique n'a été définie. Pendant dix minutes, ce sont donc sept personnes qui perdent leur temps. Sept managers qui tournent en rond, certains s'agacent. Sept managers qui pendant ces dix minutes coûtent à leur entreprise. Imaginez ce que cela coûte chaque année à l'entreprise si cela se reproduit souvent voire systématiquement. Et au-delà de cette expérience d'impuissance ressentie par certains, le coût économique est tout sauf anodin.

Au bout de dix minutes, le retardataire apparaît et se confond en excuses. Des excuses accordées d'autant plus facilement par les présents qu'il s'agit de leur patron... Alors qu'il n'a pas jugé utile de prévenir de son retard, il nous dit que nous n'aurions pas dû l'attendre et commencer sans lui. Sans doute le pense-t-il sincèrement. Toujours est-il que cette situation révèle un manque complet de conscience et débouche sur un gâchis extraordinaire à l'échelle de l'entreprise.

Et si j'ai souvent pu observer ce type de situation lors de séminaires et formations en présentiel, le distanciel n'est pas épargné non plus. Très récemment encore, j'ai pu l'expérimenter, cette fois en tant que participant.

Alors qu'à l'heure dite des participants viennent à manquer, l'animateur nous assène un : " Je vous propose d'attendre encore quelques minutes pour laisser le temps d'arriver aux quelques personnes qui manquent ". Une phrase qui me fait bondir et qui n'offre aucune alternative. Le formateur ne propose pas mais impose à tout le monde d'attendre, de perdre du temps.

Une manipulation qui impacte négativement ceux qui attendent comme celui qui est en retard. À son arrivée, quelques minutes en retard, ce dernier se confond en excuses et se sent visiblement coupable. Dans le même temps, ces excuses sont l'occasion d'une nouvelle perte de temps, de distraction. Le retardataire s'excuse platement pendant que les autres lui disent en réflexe le classique " ce n'est pas grave ". Le triangle de Karpman se dessine en quelques instants. Et alors que la formation semble avoir débuté, beaucoup continuent de se disperser en engageant des conversations parallèles sur le chat de la formation en ligne... Sans compter ce cercle vicieux qui se crée : à quoi bon s'efforcer d'arriver à l'heure, puisque de toute façon ils vont m'attendre !

Pour sortir de ce piège

Pourtant, contrairement aux apparences et aux idées reçues sur le sujet, ces retards ne sont pas une réalité à laquelle il faudrait se résoudre. Que ce soit en présentiel ou en distanciel, rien ne nous oblige à les accepter. Il est même possible de les éradiquer. À condition de changer de pratique et de modèle mental. Il est temps de sortir de nos croyances limitantes et implicites, de la pensée commune. En effet, quelques soient les raisons des retardataires, pourquoi devrait-on attendre et, en plus, sans nous demander notre avis ?

En amont de la rencontre, un accueil est systématiquement proposé quinze minutes avant.

En l'état, le fameux " quart d'heure de courtoisie " accordé aux retardataires est presque devenu culturel et menace de s'institutionnaliser de façon implicite. Or, comment accepter cette perte de temps systémique et ce dans l'implicite le plus complet ? Car, les deux exemples mentionnés ci-dessus le montrent : alors que l'on affiche quelque chose, la réalité est tout autre. Et, au-delà du temps perdu, cela ne renvoie rien de bon sur l'entreprise qui permet à cette situation de perdurer.

C'est pourquoi, pour toutes les formations ou séminaires que j'anime, la règle est des plus claires. En amont de la rencontre, un accueil est systématiquement proposé quinze minutes avant. Surtout, les choses sont annoncées de façon explicite pour la suite : le séminaire, la formation débute à une heure précise, quoi qu'il arrive et sans exception. Tout le monde est prévenu. Et si le premier rendez-vous est l'occasion de le vérifier, les sessions suivantes sont l'occasion de démontrer que tous ont la capacité d'être à l'heure ; que les habitudes peuvent changer rapidement. À tel point qu'en amont de tout cela j'explique aux participants - pour qu'ils soient totalement à l'aise - que " les gens qui arrivent en retard n'existent pas ". Car, en réalité, chacun fait son choix et arrive à son heure.

Ce nouveau modèle mental qui dit " ici on démarre à l'heure ", dit aussi que quiconque peut aussi choisir d'arriver après l'heure, à condition de se faire discret et d'assumer sa responsabilité s'il manque des choses. On ne l'attend pas, on ne reprend pas pour lui. Désormais, plus de culpabilité ni de sauveur. Chacun est responsable, habilité même à partir avant la fin voire à ne pas assister à la réunion. L'occasion sans doute d'améliorer significativement les formats de réunions en les faisant sensiblement gagner en pertinence.

Vous l'aurez compris. Comme beaucoup, je ne supporte plus ces réunions qui démarrent systématiquement en retard. Et, au-delà du " coup de gueule ", il me semble important d'insister sur le fait que rien ne nous oblige à accepter une telle situation. Car, avec du bon sens et un peu de discipline, il est tout à fait possible de faire entrer tout le monde dans un nouveau cadre, libérateur ! Les ingrédients sont simples. Permission explicite de démarrer à l'heure pour l'animateur sans attendre, y compris ceux qui sont plus "gradés" ! Permission explicite pour tous d'arriver après l'heure, de repartir avant l'heure de fin, voire de ne pas venir ! C'est tout simple... et vertueux car il y a un cadeau caché. Ceux qui organisent et animent les réunions ont une meilleure chance d'améliorer forme et contenu, car la sanction est immédiatement donnée par le niveau de présence des personnes invitées : elles peuvent maintenant choisir, sans contrainte, de faire le meilleur usage de leur temps !

Pour en savoir plus

Bernard Marie Chiquet, fondateur de l'institut iGi. Il est formateur et consultant en organisations, spécialisé sur l'évolution des modes de gouvernance. Il accompagne les entreprises à travers leur changement systémique. Son Twitter.