4 étapes pour créer votre école de formation interne

La PME francilienne Des bras en plus (service de déménagement) l'utilise pour optimiser et harmoniser la qualité de son service client. D'autres, comme le groupe de gestion de système d'information DFM, se lancent dans l'aventure afin d'absorber au mieux la croissance de leur recrutement.

Pour Multiplast, entreprise bretonne spécialisée dans la construction navale, cette alternative constitue la seule opportunité de former ses salariés à un métier en tension.

Afin de répondre à leurs défis stratégiques - aussi différents soient-ils - ces PME ont chacune opté pour la même solution : créer leur centre de formation. Outil RH souple totalement adaptable aux besoins, au budget et à l'activité de l'entreprise, l'organisme de formation interne présente des intérêts certains pour l'employeur.

Transmission des savoir-faire clé entre salariés, intégration et formation des nouveaux collaborateurs, valorisation des seniors, professionnalisation des équipes... Certains, comme le Domaine des Ormes (lire le témoignage en page 3), en profitent pour diversifier leur activité en monétisant leur catalogue de formations auprès de leur écosystème.

1. Peaufinez votre business plan

Une opportunité, certes, mais dont la réussite ne doit rien au hasard. "On ne s'improvise pas organisme de formation du jour au lendemain. Outre les nombreuses procédures réglementaires, ce projet suppose un investissement humain et financier conséquent, puis un suivi sur la durée", prévient Alexandre Guize, dirigeant de Dyadeo, cabinet de conseil en transformation d'entreprise.

Lui, évalue le ticket d'entrée à +/- 10 000 euros pour la phase de préparation et de création de la structure, puis à un minimum de 10 000 euros par an pour le fonctionnement.

"Un peu comme pour la création d'une start-up, peaufinez votre business plan sur la base de différents scénarios en intégrant tous les coûts directs et indirects induits par cette nouvelle activité de l'achat de matériel (ex : ordinateurs, fournitures) à la gestion administrative en passant par la création de supports pédagogiques, le recours à un formateur externe ou à la formation des formateurs interne", recommande l'expert qui estime qu'en deçà de 30 stagiaires par an, la création d'un organisme de formation n'est pas nécessairement la solution la plus pertinente pour une PME.

"Il faut atteindre une certaine taille critique sinon vous risquez d'engloutir votre budget pour des résultats mitigés", confirme Arnaud Houitte de La Chesnais, président du directoire du centre de vacances du Domaine des Ormes, qui a créé son académie en 2013.

2. Choisissez le bon format

Il est donc impératif que ce projet s'inscrive avant tout dans le cadre d'une priorité stratégique de l'entreprise (ex : sauvegarde de savoir-faire menacés, attraction des talents, optimisation des coûts énergétiques, prévention des risques, etc.).

Il est impératif
que ce projet s'inscrive dans le cadre d'une priorité stratégique de l'entreprise.

Sachez ensuite que vous disposez de deux options : vous pouvez vous contenter d'ouvrir un nouveau service 'formation' au sein de l'entreprise ou créer un organisme qui sera une filiale du groupe et facturera ses programmes à la société mère.

Dans le premier cas, vous n'êtes pas tenu de déclarer cette activité à l'administration et pouvez librement organiser les formations de vos collaborateurs. C'est le parti pris de Roland Girard, repreneur de Burocom SA, société franc-comtoise de 45 salariés spécialisée dans la bureautique, l'informatique et le mobilier de bureau.

Ayant développé son activité et racheté plusieurs agences de la région ces dernières années, il s'appuie sur sa "Burocom Académie" pour intégrer les nouvelles équipes ayant rejoint le groupe et les dernières recrues.

"L'objectif était de couvrir nos besoins de recrutement et de fidélisation des collaborateurs. Avec la DRH et quelques salariés volontaires, nous avons monté dix modules (ex : formation CRM, session de vis ma vie interservices...) que les nouveaux suivent une demi-journée par mois sur un an. Résultat, nous avons divisé par deux le nombre de départs depuis 2011", estime le dirigeant qui s'est lui-même improvisé formateur.

Seul hic du service interne, vous ne pouvez pas commercialiser vos programmes auprès de clients extérieurs, comme c'est le cas avec un organisme de formation à part entière. Dans ce cas, vous devez déclarer votre activité auprès du Service régional de contrôle (SRC) rattaché à la Direccte, dès la première action de formation dans un délai de trois mois, pour obtenir votre numéro d'activité. Une procédure qui peut prendre quelques semaines à plusieurs mois selon la région.

"Il est fréquent que les entreprises se voient opposer un premier refus au motif que les programmes présentés ne sont pas assez "professionnels". Un conseil, soyez précis sur les termes utilisés, les objectifs de vos formations et rigoureux dans la rédaction de votre dossier", conseille Grégory Merlière fondateur de GM conseil formation, spécialiste du conseil en formation pour les entreprises.

3. Entourez-vous de pro

Afin de maximiser vos chances, il est préférable de déléguer le pilotage opérationnel du projet à un spécialiste de la formation professionnelle (ex : responsable formation, cabinet de conseil spécialisé, etc.) et de vous rapprocher de votre OPCA.

Ce type de chantiers RH est d'ailleurs le plus souvent porté par un binôme en interne. Il s'agit généralement d'un représentant du service RH et d'un responsable "métier" en lien direct avec la problématique identifiée, comme le directeur commercial pour un module de perfectionnement à la négociation ou le responsable informatique sur un stage de maîtrise d'un nouveau logiciel.

Une fois votre agrément obtenu, vous pouvez bénéficier d'aides à la création d'entreprise voire même de subventions et monétiser votre activité à l'extérieur.

4. Gérez l'après

Reste que diriger un organisme de formation ne s'improvise pas. "Bien souvent, les chefs d'entreprise pensent à tort qu'une fois la structure créée, elle va s'autogérer toute seule. C'est tout le contraire !", martèle Grégory Merlière (GM Conseil Formation).

Il vous faudra gérer le centre de formation comme une entreprise à part entière de la communication (logo, contenus) à la logistique (location de salles, prise en charge des stagiaires, etc.) en passant par la gestion financière.

"Un bon technicien n'est pas nécessairement un bon pédagogue. Accompagnez vos salariés formateurs."

"C'est tout simplement un nouveau métier, avec de lourdes contraintes administratives, résume Delphine Lecointre, DRH du Domaine des Ormes. Il faut notamment être très vigilant sur la trésorerie au début. Étant donné que nous facturons directement au financeur [l'OPCA, NDLR.] et non à notre client [le Domaine des Ormes, NDLR.], les règlements étaient décalés dans le temps."

De même, cette activité suppose de respecter un certain nombre d'obligations spécifiques. "Vous devez par exemple remplir un bilan annuel pédagogique et financier, observer des règles de publicité strictes et gérer la prise en charge des stagiaires selon un protocole balisé (conventions, convocation, émargement, remise du règlement intérieur, etc.)", cite Grégory Merlière (GM conseil formation).

Ne négligez pas non plus l'accompagnement sur la durée de vos salariés-formateurs si vous en avez. "Un bon technicien n'est pas nécessairement un bon pédagogue. Nos formateurs sont très demandeurs de sessions de retours d'expérience et de coaching sur les situations qu'ils ont pu rencontrer lors de leurs formations", note Delphine Lecointre (Domaine des Ormes).

Le risque d'un trop grand amateurisme en la matière ? Que vos stagiaires - salariés ou clients - jugent vos programmes au rabais et préfèrent se tourner vers la concurrence. Il est donc essentiel de vérifier, à froid, l'efficacité de vos programmes et donc de votre investissement.

Votre évaluation peut typiquement passer par la remise d'un questionnaire de satisfaction, une validation en situation par le manager ou le suivi d'indicateurs spécifiques (ex : évolution de la consommation de gasoil après une formation à l'écoconduite), vous permettant ainsi de recadrer le tir le cas échéant. En devenant formateur, vous faites le pari de vous professionnaliser vous aussi.

Le témoignage de Arnaud Houitte de La Chesnais, président du directoire du Domaine des Ormes SA

"L'académie a bouleversé nos process de recrutement"

Niché en pleine nature à mi-chemin entre Rennes et Saint-Malo, le camping du Domaine des Ormes s'est transformé en véritable complexe de vacances ces dernières années. Avec une capacité d'accueil de 3 800 personnes, le centre propose un choix varié d'hébergements (cabanes, chambres d'hôtels, appartements, etc.) et d'activités (centre équestre, golf, piscines, restaurants, etc.). Pas moins d'une quarantaine de métiers sont nécessaires au bon fonctionnement de la PME, qui emploie 82 salariés à temps plein et jusqu'à 250 saisonniers.

Mais voilà, le manque de transports en commun et la forte concurrence de ce bassin touristique bloquent le recrutement de personnel compétent. C'est pourquoi ses dirigeants ont créé en janvier 2013 l'Académie des Ormes, un centre de formation interne proposant un catalogue d'une quinzaine de formations courtes ou en alternance (perfectionnement en anglais, formation de serveur, prévention des risques, etc.).

Lancée avec un capital de 7 500 €, la filiale mobilise un collaborateur à plein temps et le concours de sept salariés-formateurs volontaires. Rien qu'en 2014, l'organisme a reçu 142 stagiaires sur 676 heures, pour un volume d'affaires d'environ 100 000 euros. "L'académie a bouleversé nos process de recrutement en nous permettant d'embaucher des salariés faiblement qualifiés mais en phase avec notre culture d'entreprise. Ce que nous n'aurions pas pu faire sans ce volet formation", se réjouit Arnaud Houitte de La Chesnais, président du directoire. Une manière de professionnaliser les équipes en place mais aussi le bassin d'emploi de la région. Depuis 2015, l'Académie commence désormais à gérer les formations de salariés d'entreprises clientes.

Domaine des Ormes SA

Centre de vacances / Epiniac (Ille-et-Vilaine) / Arnaud Houitte de La Chesnais, 47 ans, Sonia Million, 41 ans et Séverine du Jonchay, 46 ans / SA à directoire / Création en 1977 / 134 salariés équivalent temps plein / CA 2014 : 9,8M€