Et si les plateformes collaboratives signaient la fin des bureaux ?

Une entreprise sans bureaux... Cette idée qui paraissait inenvisageable il y a encore quelques semaines devient aujourd'hui un scénario plus que réaliste pour nombre d'organisations.

Avantage aux plateformes collaboratives

Depuis plusieurs années déjà, les collaborateurs expriment le souhait de travailler à distance. Raphaël Monnot, en charge de l'adoption de la plateforme collaborative Microsoft Teams au sein du géant américain, évoque même des situations cocasses au sein des entreprises comme "la réservation d'une salle de réunion pour une seule personne... puisque tous les autres interlocuteurs sont connectés à distance !" Et la crise de la Covid-19 a permis de réaliser un test grandeur nature inédit dans lequel les organisations se sont entièrement affranchies des contraintes spatiales imposées par leurs bureaux.

Ces technologies enrichissent également les échanges en donnant naissance à ce que notre expert appelle des "réunions augmentées". Dans ces dernières, les participants peuvent en effet utiliser des tableaux blancs virtuels pour interagir simultanément ou, chez Microsoft, jouir des logiciels de la suite Office, tel que Forms pour réaliser des sondages en temps réel. Non seulement la coédition des documents de travail tire profit de l'intelligence collective mais elle abolit les contraintes de temps car chaque utilisateur contribue de façon asynchrone, c'est-à-dire à des moments différents selon son organisation personnelle ou son fuseau horaire. Et pour faciliter l'accès et la modification des contenus créés, Raphaël Monnot précise qu'une réunion à distance peut faire l'objet "d'une traduction instantanée, d'une retranscription écrite automatique ou du mode "replay" pour y assister en différé".

L'expérience en ligne doit être repensée pour favoriser par exemple la concentration, bien plus difficile face à un écran qu'en présentiel. C'est d'ailleurs pourquoi " Microsoft a développé un stylet qui permet de mettre du texte en sur-impression lors de la présentation de slides, tel un magicien qui utilise ses mains pour faire vivre son propos !" illustre Raphaël Monnot.

Accompagner pour accélérer l'adoption

Sur le plan technique et technologique, l'installation d'une plateforme collaborative nécessite une architecture cloud sécurisée et se déploie ensuite en quelques jours. La phase d'éducation et d'apprentissage des collaborateurs varie, quant à elle, selon la maturité digitale de l'entreprise d'autant que "les changements induits ne se font jamais sans douleur car pour faire quelque chose de nouveau, il faut arrêter de faire quelque chose d'ancien qui parfois fonctionnait très bien !" précise Raphaël Monnot.

L'accompagnement est ainsi une des clés du succès. Et si dans la période de pandémie actuelle, l'utilisation des plateformes collaboratives s'accélère, l'expert rappelle que l'adoption sous contraintes comporte des risques, en particulier celui de laisser une partie des collaborateurs de côté. Certains d'entre eux souffrent en effet de handicaps situationnels en raison d'une mauvaise connexion internet ou d'enfants présents à la maison. C'est pourquoi à long terme, il est nécessaire de mettre en place des procédures de reporting et de s'appuyer sur un réseau de champions pour créer une dynamique positive.

L'enjeu est ensuite de créer des conditions optimales de travail en utilisant par exemple un système de floutage de l'environnement sonore. Et Raphaël Monnot ajoute que "des entreprises ont déjà octroyé un budget aux collaborateurs pour l'achat d'un écran supplémentaire, d'une chaise confortable voire même d'un bureau car travailler chez soi ne rime pas avec travailler avec son matériel personnel."

L'entreprise de demain sera virtuelle

Peu à peu ces plateformes collaboratives donnent ainsi vie aux entreprises virtuelles. Car, au-delà de la réduction des coûts immobiliers et des temps de trajet, l'organisation du travail se fait plus flexible et personnalisée. Raphaël Monnot précise que "la liberté et la recherche d'un meilleur équilibre de vie sont des tendances lourdes." Au Royaume-Uni, il cite l'exemple d'une banque de réseaux qui depuis quelques semaines ne conserve que ses agences pour accueillir les clients mais où son personnel de bureau travaille à distance.

Enfin, l'entreprise virtuelle requiert une réorganisation du travail et des modes de management nouveaux. L'expert souligne par exemple qu' "il faudra passer d'une logique de présentisme à une logique de résultats... une révolution pour beaucoup d'entreprises !" Le lien social entre les collaborateurs évoluera également car "demain, les relations professionnelles se créeront surtout lors de moments de team-building, plus courts mais plus intenses."