Comment réussir son séminaire de début d'année ?

Publié par David Destoc et David Marmo, Président et Directeur Associé d'OasYs Mobilisation le 9 janv. 2018 | Mis à jour le 15 janv. 2018 à 09:52

Bien lancer l'année, c'est d'abord et avant tout se donner les moyens de créer l'élan dans ses équipes avec un séminaire de lancement, qu'il soit au niveau de l'équipe de direction, des managers ou avec les équipes au complet. Le cabinet OasYs Mobilisation a identifié 11 règles à suivre.

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Règle n°1 : Bien préparer les objectifs de son séminaire

Un séminaire de lancement d'année réussi est un séminaire bien préparé. Avec les acteurs clés, identifiez en amont les objectifs du séminaire et les idées principales des différentes séquences associées. Il faut bien identifier votre but : remercier pour l'année écoulée, partager les priorités pour l'année à venir, créer du lien, définir le rôle des managers pour performer dans la nouvelle année....

Un outil utile : Pour ce faire, l'acronyme FROP est très utile : Fil Rouge, Objectifs, Postures....

Méthode pour remplir le FROP

-J'identifie mes objectifs pour le séminaire : je serais satisfait si...

-Je définis mes 2 ou 3 fils rouges, que je ne lâcherai pas, les messages-clés que je souhaite faire passer, les thématiques que je souhaite absolument aborder : mots-clés à utiliser / anti-mots-clés à éviter.

-Je repère la ou les postures que je vais adopter pour ce séminaire.

Plus le séminaire sera préparé, plus l'élan donné sera fort !

Règle n°2 : Choisir un thème pour l'année

Une bonne année doit rester dans les mémoires comme un millésime pour les équipes: " 2017 était l'année de..., 2018 sera pour nous l'année de ... ". Identifiez en amont un thème pour résumer votre attente principale auprès de l'ensemble des équipes. Trouvez un thème rassembleur, résumé en un mot ou une courte phrase type slogan. C'est ce qui doit rester dans les têtes des équipes comme un refrain et qui marquera 2018 dans les années à venir.

Un outil utile : pour ce faire, une analyse de type SWOT (matrice reprenant les Forces et Faiblesses/ Menaces et Opportunités de l'entreprise au cours de l'année à venir) est très utile.

Règle n°3 : Attention au timing

Un séminaire de lancement de l'année, comme son nom l'indique, sert à lancer l'année ! Donc, organisez-le avant fin février.

Règle n°4 : Favoriser la transversalité et la coopération

Avant que chacun ne retraduise le tout dans son " silo " ou pour assurer un réel décloisonnement, prenez le temps de créer et de faire vivre des séquences collectives. L'objectif est de faire travailler vos participants/équipes ensemble sur des actions gagnantes à mettre en place pour réussir autour du projet ou du thème majeur (de votre séminaire). Les premières séquences de la journée doivent être axées sur ce qui rassemble, avant de terminer sur les actions concrètes à réaliser par chacun.

Règle n°5 : Miser sur le participatif

Aussi bien pour le bilan que pour les orientations de l'année ou même que pour les actions à mettre en place pour réussir l'année, investissez sur le participatif. Demandez à vos équipes (en amont du séminaire via des outils digitaux ou des entretiens) leur propre bilan de l'année et leur vision des enjeux pour l'année à venir. Une fois leur vision exposée, proposez-leur la vôtre et accentuez sur les points de convergence et de divergence. C'est ce dialogue qui renforcera leur compréhension et l'ancrage des messages clés.

Attention, le participatif doit se situer à plusieurs niveaux !

-Le questionnement permet de zoomer sur des éléments clés pour impliquer les équipes dans la communication/compréhension.

-L'ouverture permet de poser des questions ouvertes a priori aux équipes pour bien comprendre leur niveau de connaissance du sujet ou leur point de vue.

-La réflexion est la première étape pour impliquer plus les équipes en leur demandant des avis, sur lesquels les managers/dirigeants peuvent s'appuyer.

-La scénarisation/priorisation/choix donne le pouvoir aux acteurs de choisir dans un cadre défini. Leur choix est donc impliquant en restant dans le cadre défini par les dirigeants.

-La co-décision est le dernier stade, à savoir le libre choix des participants, dont l'avis ou les propositions s'imposeront aux dirigeants.

Règle n°6 : Ne pas oublier la dynamique

Juste après les fêtes de fin d'année, qui sont un moment de rassemblement en famille, un séminaire trop axé sur les résultats et le " business " serait contre-productif. Il doit donc, obligatoirement, commencer par des voeux, chaleureux et porteurs de perspectives collectives pour l'année à venir.

Ensuite, aidez vos équipes à reprendre en douceur en créant des moments conviviaux et dynamiques.

Commencez par une séquence brise-glace : par exemple, grâce au jeu du " qui est qui " (chacun se décrit, via des mots ou une image, sur un post-it, ensuite le groupe devine qui a écrit quoi). Ou encore, grâce au jeu du Totem, qui propose à de petits groupes de composer ensemble, visuellement, le totem de l'année à venir, en utilisant par exemple des formes et images mises à leur disposition... des formats ludiques qui, en 30 à 40 minutes au total, permettent de lancer la dynamique de groupe.

Règle n°7 : Prendre le temps du bilan et de l'analyse

Il faut que les équipes voient le lien entre ce qui a été demandé par le passé et ce qui est demandé aujourd'hui. Pour donner du sens et favoriser l'appropriation, il faut raconter l'histoire en se basant sur les épisodes précédents. Idéalement, reprenez les engagements 2017 et évaluez-les en identifiant les actions concrètes réalisés et les objectifs obtenus. Insistez plus sur les réussites que sur les échecs pour identifier les bonnes pratiques à reproduire en 2018. Un bon outil est aussi une séquence de travail sur ce qui a bien fonctionné et moins fonctionné et pourquoi.

Une autre technique consiste à les faire travailler sur les " 4C ". Cette méthode consiste à se poser les 4 questions ci-dessous en lien avec votre sujet de travail :

-Ce que l'on veut Continuer/consolider

-Les choses que l'on veut Cesser

-Les points faibles que l'on veut Corriger

-Les points manquants que l'on veut Créer/commencer

Règle n°8 : Identifier les orientations de l'année et les Quick Wins

En s'appuyant sur les travaux d'analyse et de bilan, tout en étant cohérent et en lien avec la thématique principale, identifiez 3-4 orientations majeures pour l'année. Ces orientations doivent être transversales, déclinées en actions gagnantes opérationnelles et évaluées en fin d'année. Il faut donc également identifier les indicateurs de réussite : à quoi verrons-nous que nous avons réussi l'année 2018 ?

Un outil utile : Pour ce faire, la feuille de route (à remplir sur les essentiels) pour chaque activité ou direction clef

Objectifs :

-Partager une vision commune de l'équipe lors du séminaire

-Redonner le sens de l'action

-Valoriser les activités de l'équipe

-Fédérer, mobiliser le collectif

Règle n°9 : Privilégier l'émotionnel, le subjectif avant le rationnel et l'objectif !

Le meilleur moyen de graver tous les objectifs, les thèmes et les séquences pour votre séminaire de lancement d'année est d'utiliser l'émotionnel et le fonctionnement du cerveau ! Les neurosciences montrent que le cerveau enregistre mieux avec de l'émotion. Il faut donc utiliser tous les sens : visuel, auditif, kinesthésique, olfactif, gustatif... par des moments de décalage pour vivre les séquences.

Exemple : faire la Une d'un magazine ou réaliser une séquence d'action painting pour visualiser la réussite de l'année, réaliser le déjeuner ou le cocktail du soir en équipe pour performer ensemble, réaliser l'hymne de l'année avec son, musique et paroles....

Règle n°10 : Assurer un relai au sein des équipes

Un bon séminaire de rentré est un séminaire qui vit dans le temps... Reprenez toutes les productions, dont les actions gagnantes, faites-en une synthèse et envoyez-la à tous les participants. Si ces derniers sont des managers, proposez leur d'animer une rencontre avec leur équipe sur la même structure (en plus court) que le séminaire global. Vous pouvez vous appuyer sur un guide d'animation pour aider les managers dans cette tâche. Ils pourront rendre encore plus concrètes les actions gagnantes à leur niveau avec l'aide de leurs équipes...

Profitez du séminaire pour justement organiser une séquence de travail sur comment mobiliser et communiquer les travaux du séminaire auprès des équipes !

Ensuite, vous pouvez mettre en oeuvre une animation managériale post-séminaire de lancement d'année. Il s'agira de mobiliser les équipes sur les ambitions sorties du séminaire de lancement d'année, les axes d'action et les actions gagnantes à mener localement :

- ACTEURS :

-Les managers d'équipe

- QUAND :

-Sur les 3 semaines post séminaire de lancement d'année

- COMMENT :

-Les managers animent avec leurs équipes une réunion d'1h30 dédiée au partage des travaux et du thème de l'année et à la construction d'actions gagnantes à leur niveau.

-Un guide de démultiplication peut être remis à chaque manager. Ce guide inclut les supports de présentation complète du projet (diapositives, motions, livrets...) et les méthodes d'animation participatives.

-Au cours de ces réunions, les équipes identifient 3-4 actions gagnantes à mettre en oeuvre au niveau de l'entité.

-Les actions gagnantes peuvent être remontées par les managers via un espace collaboratif; chaque action décrit les objectifs poursuivis, les modalités de réalisation, le planning et les indicateurs de suivi pour réussir l'année.

Règle n°11 : Fixer le prochain RDV

Une année, c'est long. Et dans les entreprises d'aujourd'hui, c'est très long. Pour vous assurer du bon avancement des orientations, de la thématique majeure et des actions gagnantes identifiées, fixez d'ores et déjà un calendrier de suivi et les prochaines rencontres de l'équipe de Direction. Un travail préparatoire par les équipes pour un partage tous les trimestres est un timing idéal pour mettre en mouvement les acteurs. Un séminaire à mi-année reste par ailleurs très utile...

Les auteurs :

David Destoc est directeur associé et Président d'OasYs Mobilisation. Il intervient régulièrement auprès de ses clients et des équipes dirigeantes avec une double posture de consultant et de coach-facilitateur notamment dans les domaines suivants : Déclinaison de la stratégie et développement d'une vision d'entreprise mobilisatrice, Mobilisation et alignement des acteurs clefs autour des projets de transformation, Développement des pratiques de management participatif et de dispositifs transversaux...

Il a co-fondé Oasys Mobilisation en 2010, après avoir été, notamment, Directeur Associé chez SECOR (consulting) et consultant senior chez INergie (consulting).

David Marmo est directeur associé d'OasYs Mobilisation. Les précédentes expériences de David dans le conseil l'ont amené à intervenir auprès de Directions d'entreprises diverses et variées, que ce soit des multinationales françaises (Michelin, Total, Danone, Crédit-Agricole, EDF, Assedic) ou des PME dynamiques aussi bien en France qu'au Canada. Il s'associe avec David Destoc en 2009 pour lancer OasYs Mobilisation. D'origine italienne, il a également vécu au Québec et a travaillé plus de 5 ans au sein de sociétés de conseil nord-américaines basées à Paris (SECOR Conseil, Groupe Forest). Il est diplômé de l'Université de Savoie à Chambéry, titulaire d'un master en management international.