Événement professionnel : comment bien choisir son lieu ?

L'organisation d'un événement professionnel requiert une préparation minutieuse. L'établissement du budget, le choix du lieu, la liste des invités, les objectifs de l'événement...rien ne doit être laissé au hasard. Après tout, il en va de la réputation de votre entreprise.

Nous allons voir dans cet article les avantages de l'organisation d'un événement professionnel pour votre entreprise et ce à quoi il faut penser en amont. Vous aurez alors toutes les clés pour organiser un événement professionnel réussi.

Pourquoi organiser un événement professionnel ?

Pour une entreprise, l'organisation d'un événement professionnel présente de multiples avantages.

Ce type d'événement permet de :

• Motiver ses collaborateurs ;
• Développer une cohésion d'équipe ;
• Créer un sentiment d'appartenance (l'esprit corporate) ;
• Faciliter les échanges entre collaborateurs (et, in fine, le travail d'équipe) ;
• Booster la productivité ;
• Créer des opportunités de business...

Pour les salariés, l'organisation d'un événement professionnel est généralement bien perçue. Beaucoup y voient l'occasion de lever un peu le pied sur leur activité, de se détendre et d'apprendre à mieux connaître ses collègues.

Certains collaborateurs sont métamorphosés à l'issue d'un événement professionnel. Le retour au travail est bien mieux vécu. Il n'est pas rare que les souvenirs d'un événement professionnel particulier soient évoqués entre collègues à la machine à café.

Quel type d'événement professionnel organiser ?

On rattache souvent l'organisation d'un événement professionnel au team building. Il s'agit d'une activité sportive, ludique ou créative qui s'étend généralement sur une demi-journée au moins. Cours de cuisine, paintball, olympiades, escape game, parc d'attraction...les bonnes idées ne manquent pas.

Il existe cependant de nombreux autres types d'événements professionnels. On pense notamment aux afterworks, aux séminaires, aux soirées d'entreprise... Sans compter les événements périodiques : repas de Noël, Halloween, chasse aux oeufs de Pâques, etc.

Avant un événement professionnel, n'hésitez pas à associer vos collaborateurs à son organisation. Il peut être intéressant de leur demander à quel type d'événement ils souhaitent participer.

Il est inutile d'organiser une compétition sportive si aucun de vos collaborateurs n'aime le sport...

Faire de ses événements professionnels des opportunités de business

Un événement d'entreprise n'a pas seulement vocation à renforcer les liens entre collaborateurs. Il peut aussi constituer de réelles opportunités de business !

En tant qu'entrepreneur, vous ne devez surtout pas hésiter à organiser des événements d'entreprise avec des prospects, des investisseurs, des directeurs d'achat ou financiers... Vous pouvez organiser de tels événements avec n'importe quelle personne que vous souhaiteriez voir intégrer votre réseau !

Petit-déjeuners, déjeuners, dîners, salons professionnels, colloques, événements sportifs...à vous de voir l'événement le plus approprié selon les invités. Réfléchissez également au lieu et au type d'évément qui convient le mieux en fonction de vos attentes.

Espérez-vous décrocher de nouveaux contrats à l'issue de la rencontre ? Élargir votre réseau professionnel ? Changer de fournisseurs ? Faire connaître votre entreprise..? Il est crucial de définir l'objectif de votre événement d'entreprise avant de l'organiser.

Dans quel lieu organiser ses événements d'entreprise ?

Lorsque vous organisez un événement d'entreprise, le choix du lieu est l'une des étapes les plus importantes. Deux options s'offrent à vous :

• Organiser l'événement dans vos locaux ;
• Réserver un lieu ou faire appel à un prestataire.

C'est à vous de voir ce qui convient le mieux. La taille de vos locaux ainsi que le nombre de participants attendus jouent évidemment un grand rôle dans le choix du lieu. Vous devez bien sûr être en mesure d'accueillir tous les invités.

Si vous organisez plusieurs événements professionnels dans l'année, faites en sorte que ceux-ci ne se passent pas toujours au même endroit.

Lorsque vous organisez un événement d'entreprise à l'extérieur de vos locaux, plusieurs éléments doivent être pris en compte.

L'hébergement

Si votre événement s'étend sur plusieurs journées, la préparation de l'hébergement des collaborateurs doit être planifiée longtemps à l'avance. En effet, vous devrez réserver le lieu en amont, et vous n'êtes pas assuré d'avoir de la place en vous y prenant au dernier moment.

Concernant l'hébergement, vous disposez de plusieurs options :

• Hôtel ;
• Château ;
• Domaine ;
• Péniche ;
• Chambre d'hôtes ;
• Camping...

Veillez à privilégier les lieux proches de la rencontre professionnelle. Assurez-vous également auprès de vos collaborateurs que le transport ne posera pas de problème. Au besoin, invitez-les à s'arranger mutuellement ou proposez directement d'aider celles et ceux qui ne pourraient pas venir.

La restauration

Peu importe la durée de votre événement d'entreprise, il est souvent nécessaire de préparer la restauration. Pour un buffet, un déjeuner ou un dîner, vous pouvez confier la préparation du repas au lieu d'accueil de l'événement. Vous pouvez aussi faire appel à un traiteur.

Attention à bien penser aux régimes alimentaires spécifiques de vos collaborateurs. Certains d'entre eux mangent peut-être casher ou halal. Ils ne doivent pas se sentir exclus ! Peut-être avez-vous aussi des végétariens dans votre équipe.

D'ailleurs : un repas végétarien permet de contenter tout le monde !

Animations

Enfin, lorsque vous organisez votre événement, demandez-vous si vous souhaitez une ou plusieurs animations. Vous faudra-t-il un photographe, des animateurs, des musiciens..?

Il est important de vous poser ces questions en amont de manière à ne pas faire appel à un prestataire privé au dernier moment. Là encore, vous pourriez ne plus avoir de place.