E-mails de prospection : quelles règles respecter ?

Les salariés français reçoivent 144 e-mails par jour, selon l'observatoire de l'infobésité de Mailoop. Pour limiter les sollicitations et respecter la vie privée des consommateurs, les e-mails commerciaux à destination de clients ou de prospects sont encadrés par plusieurs règles. La prospection commerciale par courrier électronique nécessite avant tout le consentement des personnes ciblées.

En effet, pour recevoir une campagne d'e-mailing, une newsletter ou une publicité, les personnes démarchées doivent avoir donné leur accord explicitement. Sur la forme, les destinataires peuvent cocher une case, qui ne peut être précochée et qui autorise une entreprise a leur envoyer certains types de courriel.

De plus, la société doit préciser son identité dans chacun des mails. Toutefois, l'acceptation des conditions générales de ventes par les internautes ne permet pas l'envoi d'e-mail commercial.

Le consentement n'est pas toujours obligatoire pour envoyer des e-mails commerciaux

En revanche, dans certaines situations, l'entreprise n'a pas besoin du consentement des destinataires de ces e-mails. C'est le cas lorsque le prospect est déjà client de l'entreprise et que le courriel de prospection concerne un produit similaire à celui acheté auparavant. De plus, le consentement n'est pas obligatoire lorsque l'e-mail est envoyé à un prospect professionnel avec une adresse mail générique comme « contact@ » ou « info@ », ou lorsque l'objet du mail est lié à son métier. Enfin, si la prospection n'est pas de nature commerciale, comme pour une oeuvre caritative, le consentement n'est pas requis.

Néanmoins, dans ces situations, la personne ciblée doit être informée que son adresse mail sera utilisée à des fins commerciales au moment où son courriel est collecté. Aussi, le prospect doit être en mesure de refuser cette utilisation « de manière simple et gratuite », souligne Bercy.

Cette vidéo résume en moins de deux minutes les règles à respecter pour la prospection par mail :

Les prospects informés lors de la collecte de leur adresse mail

En outre, les destinataires doivent avoir été informés du but commercial de la collecte de leur mail, lorsque les adresses des prospects ont été collectées par les moyens de l'entreprise, grâce à un formulaire par exemple. Les entreprises qui achètent des adresses mail dans des fichiers doivent vérifier que les courriels ont été recueillis dans le respect de la loi.

Par ailleurs, la collecte et le traitement de données personnelles doivent respecter le cadre établi par le règlement général sur la prospection des données (RGPD). Par conséquent, les utilisateurs concernés gardent un droit d'accès à leurs données, ont le droit de les récupérer, de les effacer ou de les corriger.

Enfin, chaque e-mail envoyé doit intégrer une option pour se désabonner gratuitement et facilement de leur liste de distribution et s'opposer à l'envoi de nouveaux courriers.