Documents d'entreprises : combien de temps les conserver ?

Même lors de la clôture de l'exercice, il est primordial de garder certains documents, que ce soit sous forme papier ou électronique. Il est possible d'en conserver des copies, tant qu'elles sont reconnues comme « fidèles et durables ». La loi accepte les copies à condition que les juges reconnaissent leur force probante.

Pourquoi conserver ses documents d'entreprise ?

Il est primordial de conserver ses documents d'entreprise car des contrôles administratifs ou fiscaux peuvent survenir à tout moment. Dans ce cas de figure, des documents concernant l'entreprise seront forcément demandés. C'est pourquoi il est conseillé aux entrepreneurs de garder soit sous format papier, soit électronique, les documents civils, commerciaux, comptables, fiscaux, sociaux ainsi que les documents relatifs au personnel de la société.

Ces documents peuvent prendre la forme de preuves dans le cas d'une vérification ou d'un contrôle de l'administration, ou encore en cas de litige avec un client ou un fournisseur. Ils prouvent également l'existence d'un droit ou d'une obligation. Garder ces documents permet également aux entrepreneurs de conserver l'historique et les données clés de l'activité de l'entreprise. Cela permet soit d'archiver ces données, soit de protéger le dirigeant en cas de contentieux.

Ce ne sont pas les seules raisons pour lesquelles il est conseillé de conserver ses documents. L'entrepreneur s'expose à une amende de 10 000 euros en cas de contrôle administratif ou fiscal s'il ne peut les présenter. Selon l'article 1734 du Code Général des Impôts : « Le refus de communication des documents et renseignements demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l'application d'une amende de 10 000 €. ».

Les documents civils et commerciaux à garder

• Chaque contrat ou convention conclus dans le cadre d'une relation ou une correspondance commerciale doivent être gardés pendant un minimum de 5 ans.
• La ou les garanties pour les biens et/ou services fournis au consommateur doivent être gardées pendant au moins 2 ans.
• Les contrats conclus par voie électronique doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation.
• Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant 30 ans.
• Les documents bancaires doivent être préservés pendant 5 ans.
• Les documents de transport de marchandises doivent être préservés pendant 5 ans.
• Les déclarations de douane doivent être conservées pendant 3 ans au minimum.
• La police d'assurance doit être gardée par l'entrepreneur pendant 2 ans à partir de la résiliation du contrat.
• Les documents relatifs à la propriété intellectuelle doivent être conservés pendant au moins 5 ans à partir de la fin de la protection.
• Les dossiers des avocats doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la fin du mandat.

Les documents comptables à conserver

Les documents comptables doivent être préservés pendant au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Cela concerne :

• Les livres et registres comptables
• Les pièces justificatives telles que les bons de commande ou encore les factures client et fournisseur.

Les documents fiscaux à préserver

Les documents relatifs à la fiscalité doivent être gardés pendant une période minimale de 6 ans. Cependant, en cas d'activité occulte (fraude fiscale, activité illicite...), ces documents devront être conservés pour un total de 10 ans :

• Les impôts sur le revenu et sur les sociétés
• Les bénéfices industriels commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et les bénéfices agricoles (BA) en régime réel
• Les impôts directs locaux
• La cotisation foncière des entreprises (CFE) et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
• Les taxes sur le chiffre d'affaires (TVA, taxes assimilées...)

Les documents sociaux à conserver

• Les statuts de la société, du groupement d'intérêt économique (GIE) ou de l'association doivent être préservés pour une durée de 5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou lors de la radiation du registre du commerce et des sociétés (RCS).
• Les comptes annuels (bilans, comptes de résultats...) doivent être gardés pendant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
• Les traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société doivent être conservés pendant 5 ans.
• Les registres de titres nominatifs, les registres des mouvements de titres, les ordres de mouvement ainsi que les registres de procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration doivent être gardés pendant 5 ans à partir de la fin de leur utilisation.
• Les feuilles de présence et pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration ainsi que les rapports des commissaires aux comptes doivent être conservés pendant les 3 derniers exercices.

Les documents relatifs à la gestion du personnel à préserver

• Les bulletins de paie doivent être conservés pendant 5 ans.
• Le registre unique du personnel doit être conservé pendant 5 ans à partir du départ du salarié.
• Les documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite doivent être gardés pendant 5 ans.
• Les documents concernant les charges sociales et la taxe sur les salaires doivent être préservés pendant 3 ans.
• La comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait doit se conserver pendant 3 ans.
• La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation doit être gardée pendant 1 an.
• L'observation ou la mise en demeure de l'inspection du travail ainsi que la vérification et le contrôle du CSE sont des documents devant être conservés pendant 5 ans.
• Les déclarations d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'Assurance Maladie doivent être gardées pendant 5 ans.

Afin de ne pas être pénalisé en cas de contrôle fiscal, il est conseillé de respecter ces délais de conservation. C'est une manière d'éviter tout litige et de ne pas prendre une amende si une inspection administrative ou fiscale viendrait à arriver.