Une solution de gestion des notes de frais pour diminuer la fraude ?

Conscientes de l’enjeu croissant que sont les déplacements professionnels, les entreprises déploient de plus en plus de solutions pour simplifier le voyage d’affaires. Un des volets qui évolue le plus vite aujourd’hui, est la gestion des notes de frais.

Des solutions comme Expensya ont injecté beaucoup de nouvelles technologies dans ce processus fastidieux, aussi bien pour automatiser l’expérience du collaborateur, que pour simplifier le contrôle et limiter la fameuse fraude aux notes de frais.

Comment la technologie est devenue un levier d‘optimisation des dépenses professionnelles ?

La gestion des notes de frais représente une des tâches les plus détestées du monde professionnel et qui plus est, sans réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. Au contraire, le processus accapare un temps précieux, ce qui joue en défaveur de la productivité des équipes. Ce processus est chronophage, couteux et sans répercussions positives. Mais grâce aux nouvelles technologies, nous pouvons simplifier ce processus et l’automatiser.

Le Cloud tout d’abord, permet d’adapter la gestion des notes de frais à la mobilité : les données consultables et modifiables partout, et la gestion des notes de frais se fait au fil de l’eau. L’OCR nouvelle génération, comme la technologie OCR+ d’Expensya, permet d’automatiser la saisie des factures à partir d’une photo ou d’un PDF avec une précision humaine, grâce à de l’Intelligence Artificielle et au Machine Learning. Enfin, la nouvelle technologie d’archivage numérique à valeur probante permet de faire disparaitre le stockage papier, et de diminuer le temps consacré au pointage. Ces technologies permettent aussi bien de gagner du temps sur ce processus et de diminuer ainsi les coûts humains, que d’obtenir des économies financières directes, notamment sur les coûts d’archivage.

La note de frais rime souvent avec fraude

La fraude aux notes de frais consiste en la soumission de dépenses non conformes à la politique de dépenses de l’entreprise, de manière volontaire ou involontaire, ou encore à la soumission de documents justificatifs fallacieux. Ce phénomène est une véritable plaie pour les entreprises et est susceptible d’altérer le bon déroulement du processus de gestion des dépenses professionnelles. En effet, la fraude à la note de frais est récurrente chez plusieurs entreprises. Le plus souvent ce sont les montants sur les notes de taxis qui subissent une légère modification, une même facture qui est soumise à plusieurs reprises, ou encore un repas d’affaire gonflé.

Pourtant, les notes de frais, exonérées de charges sociales, sont soumises à un contrôle strict de la part de l’URSSAF et de l’administration fiscale. De ce fait, la rigueur est de mise et pour limiter ce risque. L’entreprise doit à son tour être intransigeante avec ce type de comportement, en augmenter le taux de conformité des dépenses de ses collaborateurs avec la politique de dépense de l’entreprise, et en veillant à détecter et empêcher les comportements volontairement frauduleux.

Comment capitaliser sur les nouvelles technologies pour assurer un contrôle efficace ?

En plus de gérer, fluidifier et optimiser la gestion des notes de frais, le rôle d’une solution comme Expensya est également d’assurer une fonction de contrôle et de sécurité, volet crucial et indispensable.

Une première fonctionnalité clé est l’automatisation de l’application de la politique de dépenses de l’entreprise. Expensya permet par exemple de configurer des règles de dépenses pour alerter bloquer ou fixer un plafond ou un palier, lorsque le collaborateur ajoute une dépense. Ces règles sont configurables en fonction d’une multitude de paramètres : le montant de la dépense, la date, le type de dépense, la présence ou non d’invités, la possibilité de refacturer la dépense, etc… Ces règles permettent d’automatiser deux éléments : la communication sur les règles de dépenses de l’entreprise, et le contrôle de la conformité.

Un autre aspect automatisable est aujourd’hui la détection des doublons : grâce à des algorithmes, deux dépenses similaires peuvent aujourd’hui être détectées, et une alerte mettra en avant cette anomalie, afin de permettre d’intervenir efficacement pour comprendre et régler le problème.

Enfin, des analyses approfondies des données de l’entreprises, grâce à des rapports BI avancés, permettent de détecter des anomalies entre différents services, ou entre collaborateurs, ou encore d’identifier des différences entre centres de coûts. Générés de manière automatique et en temps-réel, les rapports d’analyse peuvent être extrêmement avancés, et permettre d’identifier rapidement les anomalies dans les dépenses de l’entreprise.

Vous l’aurez compris : les données sont aujourd’hui informatisées, et cela permet une automatisation et une optimisation de l’aide à la prise de décisions. Une solution intelligente de gestion de notes de frais vous accompagne dans la lutte contre la fraude et la quête de la conformité à 100% de vos dépenses.

La solution est spécialement conçue pour réinventer la note de frais et vous permettre d’économiser du temps et de l'argent d’une part, tout en assurant également une véritable fonction de contrôle et de suivi. Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter les fonctionnalités proposées par Expensya.