Dans la quête de maîtrise des coûts des notes de frais, la technologie peut aujourd'hui accompagner les entreprises dans leur croissance en répondant parfaitement à la problématique budgétaire. 

Il faut savoir que les tâches manuelles qui font partie des activités quotidiennes des entreprises coûtent très cher à l'entreprise et si cette dernière ne s'en rend pas compte, le défi de maitrise des coûts est une peine perdue.

Parmi ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée, on trouve la gestion des notes de frais qui fait perdre un temps précieux à tous les intervenants : le collaborateur qui se déplace fréquemment, le manager qui doit traiter et approuver les dépenses de ses équipes, les comptables ou les directions financières qui s'occupent du traitement comptable des notes de frais ainsi que du remboursement, effectué dans certains cas et selon le type des organisations par une direction paye dédiée ou RH.

Mais comprenez-vous bien pourquoi une gestion manuelle des notes de frais nuit à votre organisation et à la productivité de vos équipes ? Et avez-vous les clés et les outils pour remédier à cette situation et installer à la place un processus agile de gestion des notes de frais ?

A quoi ressemble le processus classique de gestion des notes de frais ? 

• Une saisie manuelle chronophage qui fait perdre un temps précieux à vos équipes, cette saisie manuelle est souvent accompagnée d'erreurs bien plus importantes que ce qu'on pourrait penser.
• Une obligation de scanner et d'attacher tous les justificatifs des dépenses engagées. Les justificatifs sont également sujets à des risques de perte ou d'altération
• Une perte de temps au niveau de l'approbation avec le volume important de rapports à examiner, et avec un risque important de laisser passer des dépenses non conformes à la politique de votre entreprise
• Un traitement comptable complexe dû à la double saisie de toutes les dépenses engagées pour les intégrer dans un logiciel comptable ou autre
• Un retard au niveau du remboursement des collaborateurs, mais aussi au niveau de la soumission des note de frais, ce qui engendre souvent du mécontentement et un contrôle plus complexe de la trésorerie
• Une obligation d'archiver physiquement tous les justificatifs moyennant un coût important aussi bien au niveau des ressources humaines mobilisées qu'au niveau de l'espace alloué à l'archivage
• Une difficulté à retrouver les justificatifs, lorsque qu'un pointage est nécessaire pour cause de contrôle interne ou externe

Vous l'avez compris, toutes ces étapes rendent le processus de gestion des notes de frais encore plus complexe. Ces étapes répétitives exposent tous les intervenants à un risque d'erreurs non négligeable et peuvent nuire à la visibilité sur ce poste de dépenses. De ce fait, la maitrise du budget devient quasi-impossible, sans évoquer le risque de non-conformité très important avec ce type de procédures manuelles. (N'hésitez pas à consulter notre article dédié aux coûts relatifs à une gestion inefficace des notes de frais pour découvrir en détails les coûts cachés de ce processus !)

L'automatisation est la clé !

Beaucoup d'entreprises ont déjà confirmé que l'automatisation joue un rôle crucial sur l'optimisation des processus internes et l'augmentation de productivité. Une solution automatisée de gestion des notes de frais va vous permettre de repenser votre approche de retour sur investissement et de réaliser des économies mesurables. Cette approche d'automatisation vous permettra d’aller au-delà de la réduction des coûts et s’adapte aux problématiques générales de la gestion des notes de frais de votre entreprise. 

Sur la solution Expensya, il suffit aujourd'hui de prendre un reçu en photo pour laisser ensuite le système gérer les étapes chronophages : la note de frais devient 0 saisie, 0 papier, et 100% mobile. De nombreuses fonctionnalités avancées permettent également d’automatiser le contrôle, les flux de validation, l’intégration en comptabilité et la conformité des dépenses, mais aussi de diminuer le risque de fraude, et d'améliorer l'analyse des dépenses engagées, et de faire ainsi économiser jusqu’à 80% de temps sur ce processus.

La note de frais nouvelle génération : optimisation du processus et productivité garanties !

Voici comment une solution intelligente transforme et automatise votre processus de gestion des notes de frais et ce, au niveau de toutes les étapes et pour tous les intervenants :

Ce n’est donc plus un secret : l'automatisation est essentielle et il est de notre ressort de continuer à optimiser notre solution pour tirer toujours plus profit de cette pratique et accompagner les entreprises dans l'installation d'un processus de gestion des notes de frais plus agile.