La transformation numérique touche toutes les entreprises tous secteurs confondus. Aux effets disruptifs, cette transformation bouleverse les comportements et injecte une dose de modernité dans différents processus.

Pour les entreprises, l'Intelligence Artificielle et le Machine Learning représentent une réelle piste d'amélioration des processus métiers avec en plus, une meilleure satisfaction des collaborateurs, une réduction du taux d'erreurs et des coûts.

Pourquoi intégrer la technologie aux processus métiers ?

L'idée est d'automatiser certaines tâches quotidiennes qui impliquent beaucoup de temps et d'argent pour un gain relativement faible. Le temps étant une ressource de plus en plus rare et convoitée, on cherche alors à l'optimiser par tous les moyens. Une des manières de le préserver est de déléguer certaines tâches rébarbatives à la technologie. La technologie intervient ici pour injecter de l'intelligence aux processus métiers et éliminer les processus manuels. Le but étant de passer le moins de temps possible sur les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée pour les automatiser.

Expensya, solution de gestion des notes de frais, injecte ces technologies dans le but de rendre intelligentes les notes de frais et faire économiser à ses utilisateurs 80% sur le temps de traitement de ce processus, de la réservation d'un voyage d'affaires au contrôle des notes de frais. Ainsi, le processus est 100% automatisé et plus simple pour tous les intervenants.

Le Machine Learning offre ici des opportunités formidables de simplifier la vie aux utilisateurs pour concilier le besoin de simplicité et d'efficacité avec en plus une meilleure gestion des risques, conformité et réduction des coûts.

Comment le Machine Learning et l'IA permettent-ils d'optimiser la gestion des notes de frais ?

L'objectif principal d’injecter des technologies comme le Machine Learning et l’Intelligence Artificielle à la gestion des notes de frais, réside dans le fait d’automatiser le processus. Le principe est simple, l'utilisateur au lieu de saisir manuellement ses frais, prend en photo son justificatif et laisse la technologie de reconnaissance intelligente, qui est en plus auto apprenante, extraire toutes les informations pertinentes sur ce reçu, le montant, la TVA, la catégorie de la dépense correspondante, etc. La technologie intervient également au niveau du transfert et de la validation des notes frais. Le collaborateur transfère en un clic ses frais pour son N+1, ce dernier vérifie et approuve les notes même via son smartphone, un module de contrôle ultra avancé aide ce dernier à garantir la conformité des dépenses et leur adéquation avec la politique de dépenses de l'entreprise. En bout de chaine, l'intégration en comptabilité se fait également d'une manière simplifiée et fluide, aucune double saisie à effectuer, le comptable exporte les données depuis l'application et les intègre rapidement à son logiciel comptable.

En libérant les collaborateurs des tâches sans réelle valeur ajoutée et fastidieuses, le Machine Learning peut aider les dirigeants à dégager un temps précieux ainsi que de nouvelles opportunités pour des activités motivantes, créatives et stratégiques, qui aident aussi bien les collaborateurs que les entreprises à aller de l'avant.

Expensya, est la solution pionnière ayant injectant la technologie au processus de gestion des déplacements et frais professionnels. Simple d’utilisation et accessible via Web et Mobile, la solution Expensya est adoptée par plus de 4000 entreprises dans 150 pays. Adaptée aux organisations de toutes tailles pour rationaliser la gestion des voyages d’affaires et les notes de frais, la solution permet d'assurer un contrôle intégral sur les dépenses et d'en rendre le traitement automatisé.