A présent, les nouvelles technologies changent la donne pour le voyage d’affaire. En effet, le voyageur d’affaire devient une priorité et plusieurs entreprises innovantes saisissent l’opportunité de mieux servir cet acteur en mettant à sa disposition une pléthore d’outils et de solutions.

Ces solutions sont spécialement conçues pour les professionnels nomades afin de mener à bien leurs déplacements professionnels !

Parmi ces innovations, une solution de gestion des notes de frais automatisée est tout à fait adaptée à la mutation du voyage d'affaire. Ce dernier, étant nomade ne pourra pas assurer un suivi efficace sur ses notes de frais ni fournir à son entreprise une vue en temps réel de ses dépenses.

Une solution intelligente comme Expensya viendra le libérer de l’enfer de gestion des notes de frais et lui permettra d’éviter les pertes et les erreurs ! Un processus optimisé du reçu jusqu’à l’archivage en passant par la comptabilité, grâce à un large panel d fonctionnalités qui permettent de gagner du temps et de limiter le stress engendré par un déplacement professionnel. L’objectif étant de faciliter le déplacement de l’employé, tout en mettant en place un système de suivi efficace pour l’entreprise.

En effet, la solution de gestion des notes de frais Expensya répond à cette problématique et permet de réaliser un gain de temps estimé à 80% en transformant les étapes suivantes :

1. La création des dépenses

• Une application mobile : tout à fait adaptée aux besoins du voyageur d’affaire, une application mobile permet à ce dernier de gérer ses notes de frais à tout moment et depuis n’importe quel terminal. Ainsi, il pourra numériser ses différents reçus et les stocker dans le Cloud, et envoyer instantanément ses dépenses à son manageur.
• Fini l’enfer de la saisie manuelle : une solution de gestion des notes de frais automatisée est tout à fait dédiée aux employés nomades et leur permet de gérer leurs dépenses professionnelles au fil de l’eau : une simple photo via smartphone de la facture et la dépense est instantanément créée avec toutes les informations pertinentes sur la note. Dans le cas où les factures sont reçues par email, elles seront récupérées automatiquement, centralisées sur le compte de l’utilisateur et pré-saisies.
• Un calcul simple des frais kilométriques : c’est souvent un casse-tête que de calculer ses indemnités kilométriques : il suffit de seulement renseigner le type du véhicule, sa puissance fiscale et la distance parcourue, l’application s’occupe du reste en suivant soit le barème de l’URSSAF soit les taux appliqués par votre entreprise.

2. Le traitement des dépenses et le flux de validation

• Une transmission simple et un flux d’approbation fluide : une solution automatisée de gestion des notes de frais s’adapte aux besoins du collaborateur nomade. Ce dernier, en mission, envoie ses rapports de dépenses instantanément sans être obligé d’attendre son retour. Ainsi, vous pouvez grouper tous les différents intervenants dans le processus de gestion des notes de frais et faciliter la transmission des dépenses de vos collaborateurs, leur validation et leur traitement comptable.
• Une intégration du comptable : les comptables font partie du processus de gestion des notes de frais, et vous devez pouvoir les intégrer à votre solution de gestion des frais professionnels. Ainsi, après approbation des dépenses de vos collaborateurs, vous envoyez le tout au comptable qui pourra facilement superviser et valider les rapports de mission. De plus, l’intégration dans le logiciel comptable est simple, et le comptable échappera également à l’enfer de la double saisie en exportant simplement les écritures comptables.

3. Le contrôle des dépenses professionnelles

En plus de libérer les collaborateurs nomades, une solution de gestion des notes de frais automatisée permet de centraliser toutes les données importantes relatives aux dépenses professionnelles. Vous pouvez ainsi examiner de près les dépenses de vos collaborateurs et optimiser votre processus de prise de décision.

• Une configuration automatique des règles de dépense : afin de faire respecter la politique de dépenses en place, vous pouvez configurez automatiquement des règles de dépenses depuis l’application. Ainsi, avec une solution automatisée de la gestion des notes de frais, vous êtes sûrs que vos collaborateurs sont au courant de la politique en place : la politique sera respectée et vous évitez ainsi tout dépassement des règles en place.
• Des statistiques intelligentes : gardez une visibilité sur l’ensemble des dépenses de votre entreprises. Grâce aux statistiques intelligentes, prenez ainsi les bonnes décisions !
• Un module BI : intégrez toutes les données relatives aux déplacements professionnels sur un même tableau de bord riche et interactif, et pilotez de manière efficace les dépenses professionnelles de votre entreprise. Relevez les tendances, ajustez la politique de dépense, et scrutez de près ce poste de dépenses important !

Expensya est une solution intelligente de gestion des notes de frais, qui vous permettra d’optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise du reçu à l’archivage. Adaptée aux problématiques des temps modernes et 100% mobile, Expensya permet de réduire le temps consacré à la gestion des notes de frais et répond également à la problématique de la mobilité. Expensya vous permet également de gagner en efficacité, en réduisant la marge d’erreur. Le processus, plus agile, nécessite moins d’intervention humaine et repose plutôt sur l’aspect automatisé de la technologie.