La gestion des notes de frais n'a pas fini de rendre la vie impossible à tous les professionnels. Chronophage cette tâche mobilise votre temps et celui de vos collaborateurs sans réelle valeur ajoutée, et renferme en plus des coûts cachés non négligeables.

Plusieurs solutions existent pour mettre fin à cette tâche chronophage, et vous permettront de mettre au point un nouveau processus pour la gestion des notes de frais. Voici trois étapes simples à suivre pour rompre une fois pour toutes avec l'enfer de a gestion des notes de frais.

S'entourer d'experts en Finance

Souvent au sein des startups c'est le chef d'entreprise est le principal responsable des finances de son entreprise, avec la croissance cette mission peut tendre à se complexifier et à virer au cauchemar. De ce fait, s'entourer d'une équipe d'expert devient un passage obligé pour préserver sa trésorerie et éviter les problèmes avec les autorités fiscales.

Une équipe finance sera responsable de la gestion des revenus et des frais de l'entreprise, les prévisions et l'établissement du budget. L'équipe finance intervient également dans l'orientation du développement futur de l'entreprise et s'assure que l'activité quotidienne de votre entreprise soit en phase avec cette vision. L'équipe finance s'occupera également d'étudier le budget, de classer les notes de frais et suivre de près les dépenses de l'entreprise, qui sont des tâches souvent fastidieuses.

Même en l'absence de cette équipe dédiée pour les finances, voici quelques notions de base pour assurer en termes de gestion des frais :

• Veiller à standardiser les processus et à mettre en place une procédure de remboursement claire (par ici pour découvrir les procédures de remboursement des notes de frais)
• Mettre en place une politique de dépenses claire pour informer l'ensemble de vos collaborateurs des règles à suivre et ce qui est acceptable ou non en matière de dépenses professionnelles
• Définir les rôles de chacun, et informer chaque collaborateur des flux de validation en place
• Mettre en place un contrôle efficace des notes de frais de vos équipes et tenir informées toutes vos équipes des systèmes en place

Automatiser les processus pour une gestion en temps réel

La numérisation est un véritable allié, on ne le répètera jamais assez. En tant que chef d'entreprise, vous êtes probablement déjà au courant qu'il existe une panoplie d'outils dédiés à optimiser les processus au sein de votre entreprise. Pour la gestion des notes de frais, une solution automatisée est aujourd'hui la réponse à toutes vos préoccupations.

Un outil automatisé vous permettra de mettre fin à la lourdeur de cette tâche en libérant toutes les équipes de la chronophagie associée à ce processus. Vos collaborateurs n'auront plus à passer des heures interminables à créer leurs dépenses, une simple photo suffit et le tour est joué, plus de tableurs Excel ni de saisie interminable ou une pile de facturettes qui occupe tout votre espace.

Une solution automatisée de gestion des notes de frais va vous permettre de repenser votre approche de retour sur investissement et de réaliser des économies mesurables. Cette approche d'automatisation vous permettra d’aller au-delà de la réduction des coûts et s’adapte aux problématiques générales de la gestion des notes de frais de votre entreprise.

Sur la solution Expensya, il suffit aujourd'hui de prendre un reçu en photo pour laisser ensuite le système gérer les étapes chronophages : la note de frais devient 0 saisie, 0 papier, et 100% mobile. De nombreuses fonctionnalités avancées permettent également d’automatiser le contrôle, les flux de validation, l’intégration en comptabilité et la conformité des dépenses, mais aussi de diminuer le risque de fraude, et d'améliorer l'analyse des dépenses engagées, et de faire ainsi économiser jusqu’à 80% de temps sur ce processus.

Faire un contrôle rigoureux des notes de frais

Assurer un contrôle sur les notes de frais de votre entreprise n'est pas une mince affaire, il faut tenir un registre détaillé, garder tous les justificatifs de dépenses, voir si les règles de dépenses et de déclaration ont été respectées, etc.

Afin de contrôler les frais de son entreprise et de veiller au respect des normes en place, il faut commencer par mettre au point une politique de dépenses professionnelles afin de garantir le bon déroulement de ce processus et d’éviter ainsi tout risque de redressement fiscal. Une politique de dépense permet de réguler les frais professionnels de son entreprisse et de clarifier les droits et les obligations auxquelles doit se tenir un professionnel en mission.

Un système standardisé et intégré de gestion des frais est l'un des meilleurs moyens pour vous aider à faire respecter cette politique de dépenses et installer un système de contrôle efficace. Une solution qui centralise la gestion des frais de votre entreprise vous permettra d'avoir en main tous les éléments relatifs aux dépenses de votre entreprise en temps réel de toutes et vous aidera à rester conforme aux règlements fiscaux et aux exigences de déclaration.

Ainsi, vous arriverez à réduire le temps alloué à la vérification des dépenses de vos collaborateurs et minimiser les risques de redressement.

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En suivant ce guide ultime, vous allez économiser un temps précieux en arrêtant de vous soucier d'une tâche sans aucune valeur ajoutée et passer plus de temps à faire ce qui vous propulsera vers le haut, développer votre activité et alimenter la croissance de votre entreprise.

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