La Reconnaissance Optique des Caractères « OCR » est procédé technologique puissant qui permet de convertir un document papier, PDF ou même une photo en un document numérique éditable et élimine par la suite une tâche extrêmement pénible qu'est la saisie manuelle.

Souvent, vous vous retrouvez confrontés à une situation où il faut retranscrire un document ou saisir des données comme par exemple des factures, cette pratique risque de prendre un temps fou sans oublier l’éventuel risque d’erreur lié à cette saisie manuelle et le temps de vérification.

La Reconnaissance Optique de Caractères 

Aujourd’hui, il est possible de laisser la technologie s’occuper de la saisie et d’automatiser ce processus. Vous avez sans doute entendu parler de l’OCR « Optical Character Recognition » en anglais, ou la Reconnaissance Optique de Caractères en français et de son pouvoir à décrypter un document en quelques secondes !

La reconnaissance optique des caractères désigne les procédés informatiques qui permettent de traduire des images de texte en un fichier texte. Une solution OCR permet donc de récupérer le texte sur une image (photo ou document numérisé) et de donner en retour un document textuel, exploitable et modifiable, là où un scanneur ne fera que dématérialiser l’image.

Le programme derrière cette technologie commence par analyser la structure du fichier image, il essaie ainsi de séparer les différentes structures qui composent l’image : tableaux, textes, images, etc.

Ensuite, chaque ligne est convertie en mots, puis en caractères. Une fois, les caractères définis, l’OCR commence à comparer ces derniers avec un groupe d’images déjà traitées par l’OCR ou prédéfinies qui lui permettent de proposer des hypothèses sur la signification de ces caractères.

L’OCR se base sur ces hypothèses afin d‘analyser les courbures des lignes en mots et des mots en caractères. Après avoir passé en revue toutes les hypothèses, le programme propose au final le contenu susceptible d’être conforme à l’image de début.

L’OCR est une technologie qui a énormément évolué ces dernières années, et qui est aujourd’hui capable de lire les caractères avec une extrême précision. Cependant, l’OCR seul, n’est pas capable de comprendre les données textuelles qu’il récupère, de les classifier et de les catégoriser. Alors comment peut-il comprendre des factures pour les saisir à votre place ?

La reconnaissance intelligente de factures : OCR+

Pour saisir des factures, et en interpréter le contenu, la Reconnaissance Optique de Caractères ou l’OCR n’est donc qu’une première brique. Il faut ajouter à cette brique une intelligence capable de comprendre le texte extrait d’un document. C’est une deuxième étape où interviennent l’Intelligence Artificielle et des algorithmes de Machine Learning. La reconnaissance intelligente utilise ainsi le résultat du traitement OCR, puis applique son propre traitement pour comprendre des mots et même des phrases, et à traiter une facture comme le ferait un être humain inconsciemment.

Mais plus encore, la reconnaissance intelligente va utiliser des sources de données multiples pour optimiser ses performances. Ainsi, en plus de l’analyse sémantique et de l’analyse de la structure de l’image, cette technologie sera capable de se connecter à plusieurs API « Application Programming Interface » pour renforcer ses données et elle sera également apte à développer plusieurs hypothèses, et à faire le bon choix parmi elles.

Nommée OCR+ par Expensya, la technologie de reconnaissance intelligente des factures dépasse le simple OCR que beaucoup de comptables et directeurs financiers ont connu dans les années 2000 avec les systèmes experts. Il fallait à l’époque que l’opérateur accompagne le programme dans le déchiffrage. C’est aujourd’hui inutile, grâce au Machine Learning, qui ne nécessite aucune intervention humaine : la technologie apprend seule de ses erreurs.

La reconnaissance intelligente d’Expensya vous libère de l’enfer de gestion des notes de frais !

Imaginez, vous avez des collaborateurs qui possèdent un nombre incalculable de dépenses qu'ils passent en notes de frais. Faire cela sur Excel, en saisissant toutes ces dépenses prendra un temps fou et affectera la productivité de vos équipes sans fournir une réelle valeur ajoutée.

La technologie OCR+ détecte des informations de niveau 3 en un temps record ! En effet, la solution de gestion des notes de frais Expensya, vous permet de numériser vos factures directement via une simple photo, et d’en extraire toutes les informations pertinentes : le montant, les TVAs multiples, le nom du marchand, la date, la catégorie de la dépense, la taxe de séjour et même les pourboires, etc. Vous pouvez également, transférer vos factures sous format numérique sur l’application et pareillement l’application créera vos dépenses instantanément. Avec les flux de validation et le stockage dans le Cloud, vos notes sont instantanément transférées à votre manager pour validation, puis seront entre les mains de votre comptable qui s’occupera du remboursement.

Comment le processus de gestion des notes de frais est optimisé grâce à cette technologie ?

La réponse à cette question est simple : le gain de temps. L’étape de saisie est sans doute la phase ayant le moins de valeur ajoutée, et une des plus couteuses d’un processus de gestion des notes de frais.

Au lieu de passer des heures à saisir leurs factures une par une sur un tableau Excel – sans compter les erreurs qui peuvent survenir – la reconnaissance intelligente d’Expensya libère vos collabrateurs de cette pénible tâche en éliminant le temps de saisie. La puissance de cette technologie réside dans sa plus-value. En plus de dématérialiser les justificatifs, Expensya crée automatiquement les dépenses.

Alliée à d’autres fonctionnalités innovantes qui agissent dans cette même veine – automatisation des flux de validation, stockage dans le Cloud, intégration comptable, archivage à valeur probante – cette technologie permet d’économiser jusqu’à 80% du temps consacré au processus de gestion des notes de frais.