Face à la digitalisation des processus liés aux dépenses professionnelles, ainsi que les nouvelles réglementations en place, il devient désormais possible de s’affranchir du papier et de passer vers le tout numérique pour gérer les notes de frais.

Nouvelle réglementation : le tout numérique est désormais possible

Depuis l’entrée en vigueur de l’arrêté du 22 mars 2017 et sa parution au journal officiel, la donne a changé pour l’archivage des pièces justificatives comme les factures notamment. Cet arrêté fixe les modalités de numérisation des justificatifs papier.  

L’application de l’article L. 102 du livre des procédures fiscales accorde aux entreprises la conservation des justificatifs dématérialisés des notes de frais sous format numérique. Cette nouvelle disposition, ouvre la voie aux entreprises à plus de productivité puisqu’elles seront en mesure de s’affranchir des tâches fastidieuses et sans réelle valeur ajoutée liées aux processus manuels, et d’éliminer l’archivage physique qui peut aller jusqu’à 10 ans. Cela permet aussi de diminuer les coûts humains qui y sont liés mais également le coût de gestion des archives en général, et surtout en cas de contrôle. 

Quel impact sur la gestion des factures et notes de frais ?

Cette mesure impacte le déroulement du processus pour les collaborateurs en leur ouvrant la voie à une gestion des notes de frais 0 papier. Ceci redéfini la manière de gérer leurs notes de frais et leurs achats et leur permet d’économiser un temps précieux?! Ces derniers n’ont aucune saisie manuelle à effectuer et ne sont plus obligés de garder une pile de facturettes et de factures.  

Un collaborateur passe en moyenne 20 minutes à remplir une note de frais. Ce qui joue en défaveur de la productivité des équipes et peut coûter très cher à l’entreprise. En effet, une note de frais traitée manuellement coûte environ 53€ à l’entreprise quand on mesure l’ensemble des coûts de traitement et de ceux engendrés par les erreurs. Ces coûts peuvent être épargnés si un bon processus de gestion des notes de frais est mis en place. L’automatisation est la clé?et permet de gagner un temps précieux au niveau de toutes les étapes de ce processus?: saisie, validation, intégration comptable et au final archivage. 

Qu’en est-il de l’archivage des justificatifs : papier ou numérique ? 

L’archivage est une nécessité pour toute entreprise et non pas seulement une contrainte légale à respecter. Il faut définir une politique d’archivage adaptée pour garantir une gestion des archives efficace, pérenne et complète. Les enjeux d’une politique d’archivage reposent sur deux éléments fondamentaux : 

• Classer et garder à disposition tous les documents utiles à l’activité de l’entreprise 

• Conserver une archive pour avoir une visibilité et avoir tous les documents consultables en cas de besoin 

La gestion traditionnelle des notes de frais implique un processus manuel qui repose encore sur le papier et qui dit papier dit forcément archivage physique. Mais depuis l’adoption du nouvel arrêté du 22 mars, la situation a changé et ouvre la voie à l’archivage numérique à valeur probante.  

Avant et en cas de contrôle, la non présentation des justificatifs papiers des dépenses professionnelles était passible de redressement. Depuis, les justificatifs sous format numérisé ont une valeur équivalente que les justificatifs papiers aux yeux de l’administration fiscale. Toutefois, il faut veiller à respecter les modalités de numérisation et s’en tenir à des règles très strictes en termes de format, de signature électronique ou encore de conditions de conservation.  

Dans la gestion habituelle des notes de frais, près de 64% des entreprises effectuent encore un archivage physique des justificatifs papiers originaux de leurs dépenses professionnelles. Alors que 36% des entreprises ont déjà adopté l’archivage numérique. Ces chiffres sont basés sur les résultats d’une récente étude réalisée par Expensya qui passe en revue les tendances des entreprises françaises en termes d’archivage des documents fiscaux et légaux. 

L’archivage numérique peut être une excellente alternative pour les entreprises qui ont le déplacement professionnel bien ancré dans leurs habitudes. C’est un moyen simple de conserver précieusement ces pièces maitresses et d’être en conformité avec les exigences règlementaires. D’autant plus que l’archivage physique représente des risques non négligeables pour les entreprises. Il y a 30% de risque que les justificatifs papiers subissent une altération ou se perdent dans la nature. L’archivage physique présente même le risque de rencontrer des difficultés de fournir certaines pièces en cas d‘un contrôle Urssaf. De plus cette pratique peut s’avérer moins onéreuse que l’archivage physique. En moyenne, plus de 2000€ sont dépensés annuellement pour l’archivage physique, un coût qui peut être facilement réduit avec l’archivage numérique. 

Partie intégrante de la vie d’entreprise, la gestion des notes de frais et l’archivage des justificatifs qui y sont liés ne se fait pas toujours au moyen d’outils dédiés. En effet, 28% seulement des entreprises dématérialisent leurs justificatifs et les archivent via une solution dédiée. En effet, selon cette même étude, seules 35% des entreprises ont entendu parler de l’archivage numérique à valeur probante et envisagent de l’intégrer à leurs usages.   

La solution de gestion des notes de frais Expensya répond à ces normes et permet en plus de numériser les justificatifs de vos dépenses professionnelles, d’octroyer la même valeur légale aux documents dématérialisés. Les entreprises et tous les intervenants à ce processus peuvent maintenant se libérer des problématiques de gestion et d’archivage physique des justificatifs papier, en toute légalité.