Comment choisir sa solution de gestion des notes de frais ?

Avec l’émergence d’une nouvelle génération de solutions de gestion des notes de frais, plusieurs entreprises réétudient leurs processus. La gestion des notes de frais est une des tâches les plus détestées du monde professionnel. Cette tâche mobilise un temps précieux et représente un coût important.

Une part importante des entreprises ne se rendent pas compte des coûts cachés de la gestion des notes de frais : pour 80% des entreprises, le collaborateur saisit ses factures sur une feuille Excel en gardant tous ses justificatifs. Il doit ensuite vérifier son rapport puis l’envoyer à son manager pour approbation. Une fois la note approuvée, le manager l’envoie à son tour au comptable pour la traiter et procéder ainsi au remboursement.

Cette procédure est chronophage pour tous les intervenants du processus de gestion des notes de frais et comporte un taux d’erreurs non négligeable. En effet, une note de frais coûte en moyenne 53€ à une entreprise, et nécessite une durée de vingt minutes pour la création de son rapport et la saisie.

Une solution intelligente de gestion des notes de frais s’avère être la meilleure alternative pour réduire ces coûts et faire économiser du temps à l‘entreprise, et ce en transformant plusieurs étapes de ce processus pour l’automatiser.

Voici une série de fonctionnalités que doit absolument proposer votre solution de gestion des notes de frais, pour réellement simplifier la vie de votre entreprise :

Une application mobile

Dans le monde d’aujourd’hui, il n’y a plus de place pour des solutions qui ne vous accompagnent plus dans votre poche. Et dans le cas des notes de frais, le mobile est une évidence : comment fluidifier un processus, si l’on ne peut pas accompagner le collaborateur dans ses déplacements, pour qu’il puisse gérer ses dépenses au fil de l’eau ?

Une solution dans le Cloud

Le Cloud est désormais bien ancré dans la vie des entreprises et pour cause : les données doivent être échangées, partagées et transférées de la manière la plus rapide et la plus efficace possible. Le Cloud répond à cette problématique et permet d’assurer une liberté de déplacement, et une liberté par rapport au terminal utilisé.

Une récupération automatique des factures

Ne perdez plus de temps à récupérer unes à unes toutes vos factures en ligne : Expensya est la seule solution de gestion des notes de frais à récupérer automatiquement vos factures pour vous chez plus de 200 marchands en ligne.

Le meilleur de l’OCR

Une solution de gestion des notes de frais automatisée met fin à l’étape la plus pénible du processus : la saisie manuelle ! Prenez une photo de votre facture via smartphone et elle sera instantanément saisie pour vous. Avec sa technologie OCR+, Expensya atteint une automatisation qui dépasse même l’humain, en saisissant en quelques secondes toutes les informations dans une facture (montant, date, marchand, type de dépense, moyen de paiement, TVA multiples, taxe de séjour, etc.) et cela même dans des langues que vous ne parlez pas !

Des flux de validation configurables

Une solution automatisée de gestion des notes de frais s’adapte aux processus de votre entreprise en permettant de gérer votre flux de validation dans le Cloud et de faciliter ainsi, la transmission des dépenses de vos collaborateurs, leur validation et leur intégration en comptabilité. Mais comme chaque entreprise à ses propres processus, vérifiez à quel point vous pouvez configurer ses flux de validation (par hiérarchie ? par projet ? par montant ?) et le nombre de niveaux de validation que vous pouvez mettre en place.

Une intégration totale

Les comptables font partie du processus de gestion des notes de frais, et vous devez pouvoir les intégrer à votre solution de gestion des frais professionnels. Une solution de gestion des notes de frais efficace doit les inclure au processus et s’intégrer à leurs outils. Pour répondre aux besoins d’intégration des différents départements, chez Expensya nous proposons des intégrations dans les ERPs, les logiciels comptables, les SBT, les logiciels de paie, les cartes bancaires et bien plus.

Une gestion 0 papier

Connaissez -vous l’archivage numérique à valeur probante ? Et bien c’est tout simplement le résultat d’un décret promulgué en France en 2017 qui vous permet de remplacer la facture papier par la facture digitalisée sous certaines conditions. Un scénario basique : vous prenez votre facture de restaurant en photo avec Expensya, et vous la jetez directement. Elle sera directement accessible dans le Cloud, et archivée numériquement pour 6 ou 10 ans dans un centre de stockage agréé par l’état, et vos documents numériques auront valeur légale en cas de contrôle fiscal ou Urssaf.

Un module d’audit et de contrôle de conformité

Une solution de gestion des notes de frais automatisée permet de centraliser toutes les données importantes relatives aux dépenses professionnelles, et doit utiliser cela pour vous aider à améliorer la conformité des dépenses que vous remboursez. Détections des doublons, contrôles de la politique de dépenses automatisé, module d’analyse BI comparative entre les employés, les unités, les entités, traitement automatique de la TVA récupérable : ce ne sont là qu’une partie des fonctionnalités que vous propose une solution comme Expensya.

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Vous l’aurez compris, les solutions de gestion des notes de frais ont complétement évolué, et offrent désormais des fonctionnalités qui font réellement gagner un temps précieux, mais qui permettent aussi de générer des économies conséquentes. Pour vous aider à découvrir toutes ses innovations, Expensya propose un mois d’Essai Gratuit de sa solution pour toutes les entreprises, alors n’hésitez pas à tester notre logiciel de gestion des notes de frais.