Dossier50 conseils achat : dépensez moins, gagnez plus !

5 - 14 conseils IT

Ordinateurs, télécommunications et impressions font partie du quotidien d'une entreprise mais comment en réduire le montant des dépenses ? 14 conseils pour économiser sur l'IT.

Ordinateurs

32. Louez votre matériel

"On est alors sûr de s'engager dans un renouvellement structuré et organisé", indique Christophe Alaux, consultant du réseau Euklead, spécialiste de l'optimisation des coûts de fonctionnement des entreprises. En effet, le loueur assure un rafraîchissement du parc tous les trois ans, réduisant les risques de panne et les pertes de temps et de productivité associées. Les coûts de fonctionnement sont alors optimisés de 10 à 20 %.

33. Homogénéisez votre parc

Limitez-vous à un ou deux fournisseurs, et pas plus de modèles. "Pour faciliter la gestion du parc informatique, il vaut mieux regrouper les achats en une ou deux commandes par an", conseille Alessandra Rezende, consultante du cabinet Meotec.

34. Confiez vos achats à un infogérant

En regroupant leurs clients, des prestataires comme Ivision, Capgemini, CSC, Atos Origin ou Devoteam obtiennent des prix plus intéressants sur le matériel, tout en prenant en charge les aléas informatiques, la mise à jour des logiciels, et la maintenance. Vous pouvez, en outre, bénéficier de remises : comptez environ 5 % par tranche de 30 k€ de dépenses.

35. Mutualisez le matériel

Vos salariés sont souvent en déplacement et n'occupent que rarement leur poste de travail ? Pour certaines activités, les économies résultent d'une réduction du parc.

36. Achetez du matériel reconditionné

Certes, moins performant que le neuf, le matériel d'occasion offre un avantage financier de taille : entre 20 et 70 % d'économies par rapport à son équivalent neuf.

Télécommunication

37. Résiliez vos contrats inactifs

Un collaborateur qui part ou qui change de bureau et c'est sa ligne téléphonique qui devient inactive... sans pour autant qu'elle soit systématiquement résiliée ! "Pour une PME mono-site, nettoyer l'ensemble des lignes inutilisées entraîne entre 5 et 10 % d'économies sur le budget télécommunication de l'entreprise", estime Christophe Alaux. Alors, épluchez vos factures pour ne payer que l'utile.

38. Adoptez la voix sur IP

Cette technologie consiste à passer ses communications téléphoniques via le réseau informatique. Les tarifs avantageux - aussi bien pour l'abonnement que pour les communications - offerts par cette solution permettent de générer des économies allant de 30 à 40 %.

39. Réduisez le nombre de télécommunications fixes simultanées

Les PME surévaluent souvent leur besoin en communications simultanées. Une mauvaise estimation qui a des conséquences financières lourdes, chaque ligne fixe coûtant environ 20 € par mois à l'entreprise.

40. Adaptez les forfaits aux contraintes métiers

Prenez le temps, avant de contracter des forfaits mobiles, d'évaluer les besoins de vos collaborateurs. Un commercial souhaitera, par exemple, consulter ses mails ou avoir accès à des applications métiers qui nécessiteront un forfait "voix + data". Ce ne sera pas forcément le cas de tous les salariés de l'entreprise : un technicien se contentera, lui, d'un forfait "voix".

41. Négociez davantage de services pour le transport de données

Les prestataires internet et de réseaux privés (VPN) comme Orange, Bouygues Telecom ou Sybord, par exemple, proposent des services toujours plus innovants et sécurisants pour vos données. Alors, ne cherchez pas forcément à réduire le coût de ce poste, mais exigez, pour un tarif identique, un meilleur niveau de service de la part de votre opérateur.

Matériel d'impression

42. Mutualisez votre matériel

Oubliez les imprimantes de bureaux individuelles. En les remplaçant par des copieurs, plus performants et partagés, vous serez en mesure de réaliser entre 30 et 40 % d'économies.

43. Adoptez une gestion dynamique de votre parc

Revoyez la "cartographie" de votre matériel d'entreprise et déplacez vos copieurs en fonction des besoins de vos collaborateurs. Des logiciels d'audit de données d'impression, comme Optis Collect de Xerox ou e-FMS de Toshiba, permettant d'automatiser cette pratique.

44. Ne vous engagez pas trop longtemps

N'acceptez pas les durées d'engagement de 60 ou 72 mois, souvent proposés par les loueurs de matériel d'impression, et n'allez pas au-delà de 36 ou 48 mois. En effet, les machines tombent souvent en panne au bout de trois ou quatre ans. Si cela arrive avant la fin de votre contrat et que vous souhaitez obtenir une machine en emplacement, vous continuerez à payer une partie de la première, en plus de votre nouveau contrat. Votre facture passera d'environ 300 € par trimestre à 450 €.

45. Refusez le coût copie indexé

La location d'un copieur comprend un contrat de maintenance dont le coût dépend du nombre de copies noir et blanc et couleur que vous réalisez. Veillez à ce que ce coût copie ne soit pas indexé. Le risque : voir vos copies à cinq centimes augmenter de 0,5 centime chaque année.