Dossier50 conseils achat : dépensez moins, gagnez plus !

1 - Achetez mieux, pas à pas et poste par poste

Souvent négligée dans les PME, l'installation d'une démarche globale d'achats constitue un levier d'économies non négligeable. Voici la procédure à suivre pour la mettre en place et optimiser efficacement vos coûts.

Ils représentent, selon une étude réalisée en 2012 par Novalto, entre 15 et 25 % du chiffre d'affaires des PME, soit le second poste de dépenses de celles-ci.

Crucial pour la bonne marche de l'entreprise, le poste achats ne fait pourtant que rarement l'objet d'une politique d'évaluation. Conséquence : un dirigeant sur deux s'avoue incapable d'en connaître le coût, et donc de mener une stratégie d'optimisation... quitte à passer à côté d'économies non négligeables.

Alors, comment s'y prendre ? "Globalement, quel que soit le poste de dépenses, l'approche ainsi que les règles à fixer sont identiques", rassure Mathieu Louis-Sylvestre, senior manager en performance achats au sein du cabinet de conseil Lowendalmasaï.

Respectez vos budgets

Si vous disposez de 10 € pour un achat précis, ne dépensez pas un euro de plus. Clarifiez vos besoins d'économies et fixez-vous un objectif chiffré pour chaque poste de dépense.

"Les achats contribuent également à la satisfaction, à la motivation et à la fidélisation des employés. Attention donc à veiller à leur confort et à ne pas couper brutalement dans certaines dépenses", alerte Mathieu Louis-Sylvestre.

Identifiez vos besoins

Quels achats sont indispensables pour le fonctionnement de l'entreprise ? À quoi servent-ils ? Comment sont-ils perçus par les salariés ? Les réponses devant être recoupées par des données de terrain, faites participer votre direction technique, votre service comptable, un panel d'utilisateurs et vos prescripteurs.

Réalisez un benchmark du marché

En parallèle, réalisez un benchmark du marché afin de déterminer les meilleures pratiques associées à vos besoins. Cette étape vous permettra de rédiger un cahier des charges fonctionnel référençant la majorité de vos achats.

Vous pourrez ainsi, notamment, définir le type d'éclairage souhaité, votre car-policy et les modalités de votre catalogue fournitures.

Mettez les fournisseurs en compétition

Sur la base du cahier des charges préalablement établi, sollicitez au moins trois acteurs du marché et comparez leurs offres respectives.

"Cette démarche doit être répétée chaque année pour les achats liés aux frais généraux et tous les trois ans pour le poste IT", indique Mathieu Louis-Sylvestre.

Attention toutefois à fonder votre réflexion et votre choix final sur le coût global d'acquisition et d'utilisation, comprenant l'achat du matériel, des consommables, des pièces détachées, sans oublier le coût de maintenance.

Attention aux coûts d'interruption

Attention enfin à rejeter les offres d'équipements et de prestations que vous ne pouvez interrompre sans générer des coûts ou des pertes de temps.

En effet, certaines marques d'équipements nécessitent l'utilisation de consommables spécifiques, une maintenance particulière ainsi que des pièces détachées non seulement chères mais aussi, parfois, difficiles à se procurer.

En cas de panne, la seule alternative est alors de changer radicalement de solution, ce qui engendre une dépense significative. Tel est le cas de certaines cartouches d'encre pour imprimantes, par exemple, mais encore de composants d'équipements industriels ou informatiques.

Si ce conseil peut s'appliquer à toutes les fonctions de l'entreprise, des actions ciblées peuvent également être menées indépendamment sur chaque poste de dépenses afin d'en réduire les coûts.