Dossier50 conseils achat : dépensez moins, gagnez plus !

3 - 11 conseils Déplacements

La négociation est souvent la clé pour faire des économies sur le poste des déplacements. Comment s'y prendre ? Suivez ces 11 conseils et réduisez vos dépenses.

Voyages d'affaires

9. Définissez une politique claire

Classe de voyage, barème de remboursement des repas, catégories d'hôtel autorisées... Fixez, dans un document diffusé à vos salariés, des règles pour chaque type de déplacements professionnels. L'objectif : restreindre les possibilités et, ainsi, vos frais.

10. Surveillez le coût de votre agence de voyages

Il doit s'élever entre 2 et 5 % du volume traité par l'agence. Épluchez donc vos factures, et si votre agence vous coûte plus cher, lancez un appel d'offres pour dénicher un prestataire plus abordable.

11. Négociez des tarifs préférentiels

Les programmes de fidélisation des compagnies aériennes, de la SNCF et des chaînes hôtelières prévoient des tarifs préférentiels e tune plus grande flexibilité sur l'achat et l'annulation des billets, sans répercussion sur le prix. "Loin d'être réservés aux grands groupes, ils s'adaptent aux besoins des PME. Air France, par exemple, donne accès à des surclassements ou des billets gratuits", précise Christophe Drezet, consultant associé du cabinet Epsa.

12. Mettez en place un outil de réservation en ligne

Grâce au SBT (ou self booking tool), chaque collaborateur réserve directement en ligne ses billets. Ses points forts : une baisse du prix moyen des billets de 15 à 25 %, des coûts de traitement de dossier par les agences de voyages trois fois moins cher et une application rigoureuse de la politique de l'entreprise par un simple paramétrage de l'outil.

13. Automatisez le traitement des notes de frais

Des outils informatiques sont en mesure de se charger de leur saisie, de leur contrôle ainsi que de leur intégration dans l'outil comptable de votre entreprise. Un gain de temps dans la gestion administrative qui peut réduire drastiquement (de deux à trois fois) ces coûts indirects.

14. Optez pour les conférences électroniques

Vous pouvez, au maximum, remplacez les déplacements en interne par la visioconférence. "Excellente solution pour les réunions d'équipes ou de groupe de travail, elle est moins adaptée à la signature d'un contrat ou à une négociation" tempère Christophe Drezet.

Flotte auto

15. Choisissez des véhicules peu polluants

Dans le calcul du coût global d'un véhicule (TCO), la fiscalité représente un poids non négligeable (6 %) et, ainsi, un levier de réduction des coûts. Parmi les éléments de fiscalité, la taxe sur les véhicules de société (TVS) est calculée en fonction du taux d'émission de CO₂.

16. Négociez avec un nombre réduit de fournisseurs

Regrouper vos achats auprès d'un ou deux fournisseurs permet de faire jouer l'effet volume lors des négociations et peut ainsi générer de 5 à 10 % d'économies sur votre commande totale.

17. Pensez à la location longue durée

"La LLD vous permet à la fois de lisser vos charges sur la durée, de simplifier votre gestion opérationnelle et surtout de transférer, au loueur, une partie des risques, tels que la revente, la dépréciation ou la maintenance", détaille François Falezan, expert du cabinet Epsa.

18. Gérez vos pneumatiques dans les réseaux spécialisés

Ces enseignes, comme Speedy ou Euromaster, proposent des services à moindre coût sur le matériel et la main-d'oeuvre. Vous pouvez alors économisez jusqu'à 15 % sur ce poste. Si, dans la plupart des contrats de maintenance, les changements de pneumatiques doivent s'effectuer dans les réseaux constructeurs, cette pratique n'est pas la plus avantageuse financièrement.

19. Organisez des stages d'écoconduite pour vos salariés

Le carburant représente plus du quart du budget annuel lié à la flotte automobile d'une entreprise. Or, un conducteur sensibilisé peut générer entre 5 et 12 % d'économies sur sa consommation de carburant.