DossierProcessus budgétaire : un instrument de pilotage capital

2 - Étape 2 : Donnez un cap à votre stratégie

Donner un cadre chiffré à la stratégie de votre entreprise : telle est la vocation première du budget prévisionnel. Le préalable est donc de mener une réflexion globale sur l'avenir de votre activité, tant sur le plan de vos objectifs que sur les moyens mis en oeuvre.

Cette étape du processus consiste à définir les grandes orientations de l'entreprise pour l'année à venir (développement à l'export, conquête d'un nouveau marché, diversification produit...). Ce qui conditionnera ensuite vos arbitrages budgétaires sur le plan des investissements et des ajournements de dépenses, pour enfin déboucher sur un plan d'action précis (ouverture d'une filiale à l'étranger, campagne de communication, gel des embauches, externalisation du service client, acquisition d'un nouveau local de stockage, etc.). Si vous êtes l'arbitre final du processus budgétaire, concevoir votre projet d'entreprise tout seul dans votre tour d'ivoire ne constitue pas forcément la stratégie la plus pertinente. Le processus budgétaire est une oeuvre collective à laquelle l'ensemble des services doit participer. "Le plus simple est de commencer par organiser une réunion de brainstorming avec les managers de l'entreprise ou le comité de direction, en vous fondant sur les premiers retours d'activité préalablement synthétisés par le service comptable, recommande Thierry Goemans, directeur administratif et financier et fondateur d'Adjuvamus, spécialisée dans la comptabilité et le contrôle de gestion des PME.

Partez de votre activité

" Pour formaliser une stratégie claire, partez de votre coeur de métier, et non uniquement de vos charges, comme beaucoup de dirigeants le font encore, conseille Lionel Salembier, expert-comptable et commissaire aux comptes associé au cabinet Audit gestion conseil. Analysez donc d'abord les indicateurs-clés des services qui vendent. " Bilan comptable de l'année passée, revue des données historiques, carnet de commandes... Passez ainsi au crible votre positionnement et vos performances sur vos différents segments de marché et de clientèle, vos diverses gammes de produits et catégories de services. Partant de cet existant, projetez-vous ensuite dans l'avenir en vous interrogeant sur les attentes du marché, les évolutions de votre écosystème (coût des matières premières, inflation, concurrence...), vos leviers potentiels de compétitivité (tarifs, qualité, innovation...) ou encore sur les investissements nécessaires à prévoir.

N'hésitez pas à solliciter en parallèle vos responsables de service et managers intermédiaires (directeur commercial, des ressources humaines, de production, de recherche et développement...). Ces précieux relais opérationnels ont un rôle majeur de proposition sur l'évolution de leur service et des tendances du marché. " Organiser une réunion avec les différents responsables peut être une bonne initiative. Ils pourront chacun faire un premier bilan de l'année écoulée, puis vous communiquer leurs besoins et leurs projets pour l'année à venir, comme leur souhait de participer à un salon ou le besoin de nouveaux équipements par exemple... ", précise Lionel Salembier (Audit gestion conseil). D'autant que les associer à l'élaboration du projet d'entreprise les motivera par la suite pour le défendre auprès de leur équipe et atteindre les objectifs fixés. " Toute la difficulté de cette phase est de se dégager de visions subjectives pour formaliser des orientations objectives. Cette période de discussions peut susciter des désaccords, mais oblige à s'entendre sur une stratégie commune ", souligne le Daf Thierry Goemans.

Défendez vos priorités

Selon votre entreprise, cette phase peut prendre jusqu'à quelques semaines pour aboutir sur un plan stratégique définitif. N'hésitez pas à bâtir, dans un premier temps, plusieurs modèles de prévisions (hypothèses haute, moyenne, basse).

Une fois que vous avez arbitré sur les axes majeurs de développement de l'entreprise, il est temps pour vous de les communiquer aux responsables de service. Cet exercice suppose une implication personnelle à 100 % et une bonne préparation. " Faites très attention à la manière dont vous allez présenter et défendre vos orientations, insiste Thierry Goemans. Veillez à présenter les grandes lignes de votre stratégie sans trop entrer dans le détail. Le risque étant que vos responsables soient tentés de biaiser certaines informations au moment de l'élaboration du budget pour influencer vos arbitrages budgétaires. " À l'issue de cette réunion, une lettre de cadrage reprenant vos consignes phare et détaillant le calendrier de la procédure budgétaire est adressée à tous les responsables de service. L'heure est désormais venue de chiffrer vos orientations.