DossierProcessus budgétaire : un instrument de pilotage capital

1 - Étape 1 : Structurez votre chaîne budgétaire

La vocation du budget est de refléter de manière chiffrée votre stratégie d'entreprise. Pour qu'il colle au plus près à la réalité de votre activité, son élaboration suppose la mise en place d'un processus budgétaire automatisé et structuré autour de relais opérationnels.

Imaginez que vous êtes au volant d'une voiture sans tableau de bord. Vous pouvez certes conduire, mais sans détenir les informations essentielles à vos prises de décision sur la route. Vous naviguez à vue, avec le risque de tomber en panne à tout moment ou de dépasser la limitation de vitesse autorisée avec, à la clé, contravention et perte de points. " À l'échelle de votre entreprise, fonctionner sans budget revient à conduire sans tableau de bord, résume ­Christian Fouchard, expert-comptable associé et membre du comité stratégique du groupe Soregor. Sans lui, vous êtes incapable d'anticiper les problèmes en cours d'année et de rectifier le tir le cas échéant. " Renouvellement du parc machines, plan de recrutement, lancement d'une nouvelle gamme de produits... L'élaboration du budget prévisionnel vous oblige à vous projeter dans l'avenir et vous permet ainsi de définir les investissements prioritaires, tout comme les coupes à prévoir dans vos dépenses et ce, quels que soient la taille et le secteur de votre entreprise. Vous formalisez ainsi les orientations stratégiques et produisez des prévisions chiffrées de votre activité. Outil essentiel d'aide à la décision et de pilotage, il va aussi vous aider à motiver vos équipes en leur fixant un cap avec des objectifs.

Automatisez la remontée d'informations

De la remontée d'informations à sa communication finale aux équipes, votre budget prévisionnel implique la mise en place d'un processus budgétaire qui se décline généralement en huit temps forts (voir le rétroplanning ci-dessous). " Mois après mois, vous pouvez ainsi confronter vos prévisions à la réalité selon des indicateurs objectifs et mesurables ", souligne Thierry Goemans, directeur administratif et financier et fondateur d'Adjuvamus, spécialisé dans la comptabilité et le contrôle de gestion des PME. Généralisée dans les grandes entreprises, cette procédure de planification est néanmoins boudée par la majorité des TPE / PME. Considéré comme trop complexe et coûteux à mettre en place, cet exercice peut néanmoins réellement vous faire gagner du temps et de l'argent sur la durée. À condition de respecter quelques précautions.

À commencer par l'automatisation de la gestion des données comptables et, plus largement, du système d'information de l'entreprise. " La mise en place d'un processus budgétaire implique en effet de réactualiser très régulièrement votre comptabilité autour d'indicateurs-clés comme le volume des ventes, des commandes, des stocks, les frais de déplacement, le résultat net, l'état des créances... ", insiste Gilles Cordier, expert-comptable associé au cabinet Sodecc. C'est notamment sur ces informations que vous fonderez vos arbitrages stratégiques. " Restez simple dans le degré de détail des données collectées. L'objectif final est que le budget soit lisible pour les équipes qui le mettent en oeuvre ", conseille Lionel Salembier, expert-comptable et commissaire aux comptes associé du cabinet Audit gestion conseil. Pour que l'automatisation de la remontée d'informations reste pratique et efficace, de nombreux modules et logiciels de gestion transversaux existent (Ciel, Sage, EBP, etc.).

Pour que le déploiement du processus soit optimal, veillez aussi à bien baliser le rôle et les missions de chacun. Commencez par déléguer la coordination du processus à un interlocuteur-clé (votre expert-comptable, directeur administratif et financier, contrôleur de gestion).

Désignez un coordinateur budgétaire

Sorte de bras droit budgétaire du dirigeant, le coordinateur budgétaire et son équipe seront chargés d'organiser la remontée d'informations, de confronter, de compiler et de chiffrer les données et les arbitrages budgétaires, de communiquer les messages de la direction et d'orchestrer le rétroplanning. " Je ne pourrais pas élaborer mon budget sans ma Daf. Elle gère le processus, j'arbitre. Le bon fonctionnement de ce binôme est, selon moi, un préalable essentiel dans la réussite de la procédure ", souligne David Euvrard, gérant de Packmat System (lire la partie "Cas d'école" de ce dossier).

Enfin, si vous ne vous chargez pas personnellement du déploiement opérationnel du processus, votre place dans sa réussite est toutefois centrale et suppose une implication à 100 %. Vous détenez en effet un rôle d'aiguillon dans l'élaboration du budget qui commence par définir son cap stratégique en formalisant des objectifs précis et en allouant les moyens nécessaires pour les atteindre.

Rétroplanning du processus budgétaire (cliquez sur l'image pour l'agrandir).