DossierProcessus budgétaire : un instrument de pilotage capital

4 - Cas d'école : Les clés du succès de Packmat System

Packmat System est un spécialiste des équipements de traitement des déchets et des bennes à ordures. David Euvrard, son gérant, a mis en place dès 2008 un processus budgétaire automatisé qui lui a permis de structurer sa société et de la piloter tant au quotidien que sur le long terme. Témoignage.

David Euvrard, gérant de Packmat System

Dès le départ, nous avons conçu la procédure au plus près des opérationnels, en scindant le budget service par service. Production, service commercial, service logistique, service comptable, service après-vente... Les responsables de nos huit départements sont en charge de l'élaboration de leurs propres budgets, sous la coordination de notre Daf. Nous avons fait en sorte d'automatiser préalablement au maximum cette remontée d'informations via un logiciel de gestion spécifique. Par exemple, nous attribuons à chaque composant acheté un code de comptabilité analytique qui nous permet de suivre l'affectation des pièces d'un service à un autre sur l'ensemble de la chaîne de production, depuis la fabrication jusqu'au service après-vente. Si le processus est contraignant à mettre en place la première année, aujourd'hui, il fait partie intégrante de notre organisation quotidienne.

Notre exercice se clôturant le 31 décembre, nous lançons l'élaboration du budget prévisionnel de l'année à venir en septembre. Cela commence par la compilation des résultats du service commercial avec notre Daf. Nous analysons ensuite chaque ligne de chaque service pour comprendre et analyser les écarts éventuels. De là, nous établissons, en binôme avec le Daf, un prébudget regroupant nos premières estimations d'activité pour l'année à venir et les grandes orientations de l'entreprise. Puis vient la présentation de ce prébudget aux responsables de service. Cela suppose un gros effort de communication et parfois même de pédagogie. Cette réunion est également l'occasion de leur demander quels sont leurs projets et leurs besoins. Pour le service comptable, il peut s'agir d'une demande d'investissement dans un logiciel. Le directeur commercial va, quant à lui, m'alerter sur l'importance de participer à tel ou tel salon. Ce qui nous permet ensuite de déterminer, service par service, nos besoins, par exemple en main-d'oeuvre ou en matières premières.

C'est notre Daf qui coordonne l'ensemble du processus. De mon côté, je négocie en direct avec mes chefs de service et arbitre selon ce qui me semble le plus pertinent pour le bien de l'entreprise. Nous organisons ensuite des réunions semestrielles avec l'ensemble du personnel pour faire le point sur la stratégie et les recadrages éventuels à effectuer. Afin de suivre de près notre situation, nous avons opté pour un suivi mensuel du budget avec l'ensemble de mes responsables de service sur la base de reportings. L'élaboration du budget représente désormais un outil indispensable de travail et de gestion de l'entreprise. Grâce à lui, je sais en temps réel si je gagne ou non de l'argent. Ce qui me permet de rectifier le tir, le cas échéant. En 2010, par exemple, j'ai su très rapidement que nous n'atteindrions pas nos objectifs. J'ai pu alerter aussitôt mon banquier et présenter un nouveau plan d'action, ce qui l'a rassuré et nous a permis de travailler main dans la main pour redresser la barre.