Le dépôt des comptes annuels, une obligation légale

Pour des raisons de transparence et de protection vis-à-vis des tiers, la loi impose à certaines entreprises de déposer leurs comptes annuels. Une démarche qui n'a rien d'optionnel : c'est un devoir pour les dirigeants de sociétés par actions (SA, SAS, SASU), de sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL, EIRL) et, selon les cas, de sociétés en nom collectif et en commandite simple. "Sont concernées celles dont tous les associés en nom sont des SARL ou des sociétés par actions", précise M^e Olivier de Précigout, avocat-directeur associé du cabinet d'avocats d'affaires Fidal.

Quels documents déposer au greffe?

Si vous répondez à ces critères, vous devez, chaque année, remettre vos comptes sociaux au greffe du tribunal de commerce compétent. C'est-à-dire le bilan, le compte de résultats et l'annexe (concernant cette dernière, lire notre article sur l'allègement des obligations comptables), auxquels doivent être joints le rapport de gestion, celui du commissaire aux comptes - si votre société le prévoit -, la proposition d'affectation du résultat et la décision prise. "Dans le cadre d'une EURL ou d'une SASU, si l'associé unique est une personne physique qui assume la gérance ou la présidence de la société, le dépôt du rapport de gestion n'est pas obligatoire", explique M^e Olivier de Précigout.

À l'inverse, des documents complémentaires peuvent être exigés, selon la forme ou la gouvernance de l'entreprise. Par exemple, les sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance doivent joindre le rapport de cet organe à leur dossier. De même, si la société établit des comptes consolidés, elle doit les déposer accompagnés du rapport de gestion du groupe et de celui des commissaires aux comptes. "En cas de refus d'approbation des comptes par le ou les associés, la société devra communiquer le procès-verbal de l'assemblée générale ou la décision des associés ou de l'associé unique ayant refusé d'adopter les comptes", prévient l'avocat.

L'ensemble des pièces est à produire en double exemplaire certifié conforme par le représentant légal dans le mois qui suit l'approbation des comptes (deux mois dans le cas d'un dépôt par voie électronique). Cette dernière doit avoir lieu dans les six mois après la clôture de l'exercice social : le dépôt de vos comptes annuels au greffe doit donc intervenir dans les sept (ou huit) mois de ladite clôture. En cas de problème (assemblée non tenue dans les temps pour cause d'associés absents, etc.), vous pouvez adresser une requête argumentée au président du tribunal de commerce pour demander un report de la tenue de l'assemblée et ainsi rallonger d'autant le temps imparti pour transmettre vos comptes annuels.

Des modes de transmission variés

Michel Szlazak

Vous avez la possibilité de remettre vos comptes en version papier directement au greffe de votre tribunal de commerce ou opter pour un envoi par courrier postal, de préférence en recommandé avec accusé réception, ou par voie électronique via le site www.i-greffes.fr. D'un tribunal de commerce à l'autre, le coût du dépôt peut varier de quelques euros. Il est généralement compris entre 40 et 50 euros et s'élève à environ 95 euros pour des comptes consolidés. Jusqu'à présent, dès réception, le greffier publiait automatiquement une mention au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Vos partenaires, voire vos concurrents, pouvaient, dès lors, s'ils le souhaitaient et sur simple demande, les recevoir par e-mail en s'acquittant d'un montant de l'ordre de 17 euros pour les comptes complets, et de près de quatre euros pour le bilan simplifié. Les choses ont évolué depuis le 1er avril 2014, certaines entreprises étant autorisées à ne plus publier leurs comptes annuels, ce qui ne les dispense toutefois pas de les déposer (cf. l'encadré ci-dessous).

Pourquoi transgresser cette règle?

Certains dirigeants refusent d'effectuer cette démarche pour ne pas dévoiler des informations stratégiques, comme leur situation financière, leur degré d'indépendance... Ils préfèrent payer une amende de 1500 euros, 3000 euros en cas de récidive, plutôt que de répondre à cette obligation légale (lire l'encadré À savoir ci-dessous). "Le retard et, a fortiori, le défaut de dépôt des comptes attirent l'attention. Les greffes des tribunaux de commerce relancent rapidement les sociétés lorsqu'ils constatent que les comptes n'ont pas été déposés plus de sept mois après la fin de l'exercice", rapporte M^e Olivier de Précigout (Fidal).

Si vous dérogez à votre obligation, il est préférable d'avertir, au préalable, le président du tribunal de commerce via un courrier expliquant vos raisons. Même si votre communication n'a pas valeur d'argument, elle peut jouer en votre faveur et vous éviter, notamment, d'être conduit à la gendarmerie pour enquête. "Dans la pratique, la majeure partie des sociétés tenues de le faire déposent leurs comptes, commente l'avocat. Mais je suis surpris de voir que certaines rédigent des rapports de gestion très, voire trop documentés. Elles prennent le risque de révéler des informations-clés à leurs concurrents." En clair, déposez vos rapports sociaux en temps et en heure, mais inutile d'en faire trop.

À savoir

Olivier de Précigout, Fidal

En cas de manquement à votre obligation, que risquez-vous ?

Un nombre croissant de greffes envoient des relances assorties de menaces de transfert du dossier de l'entreprise au procureur de la République dès lors que cette dernière ne publie pas ses comptes annuels. "Le ministère public, de sa propre initiative ou à la requête de tout intéressé, peut statuer en référé et demander au président du tribunal de commerce d'enjoindre sous astreinte aux dirigeants de déposer leurs comptes", souligne Olivier de Précigout, avocat-directeur associé du cabinet d'avocats d'affaires Fidal. Ou il peut désigner un mandataire qui sera chargé de publier les comptes annuels de la société à la place du dirigeant récalcitrant. Le président du tribunal de commerce peut lui-même prendre cette initiative. Outre ces mesures coercitives, le non-dépôt des comptes annuels constitue une infraction pénale sanctionnée par une amende de 1500 euros, portée à 3000 euros en cas de récidive, à l'encontre de son dirigeant.