Prélèvement à la source: les 12 points à connaître impérativement par les entreprises

Tout va désormais aller très vite. Le prélèvement à la source, qui entre en vigueur au 1er janvier 2019, impactera les entreprises dès le début du second semestre 2018. A compter de cette date, elles pourront simuler la nouvelle fiche de paie avec une ligne supplémentaire indiquant le salaire net après prélèvement de l'impôt. Une préfiguration qui est vivement conseillée afin de vérifier l'efficacité et la compatibilité du logiciel.

"Les entreprises pourront transmettre dès le mois de septembre le taux du prélèvement à la source aux salariés à condition qu'elles aient réceptionné toutes les informations exploitables de l'administration", convient Charles-Emeric Le Roy, directeur de la ligne de service social et RH chez GMBA. Une étape importante pour sensibiliser les salariés, qui ne manqueront pas de solliciter les services paie et ressources humaines, malgré l'importante campagne d'information lancée par l'administration fiscale avec la déclaration de revenus 2018.

Pour vous aider dans la mise en place du prélèvement à la source, voici 12 informations que vous devez connaître.

1. Trois options pour les taux de prélèvement

Les contribuables doivent choisir entre trois taux de prélèvement de l'impôt sur le revenu :

- Le taux personnalisé calculé par l'administration suivant les revenus 2017, qui correspond au taux du foyer fiscal.

- Le taux individualisé disponible sur option du contribuable pour différencier le taux au sein du foyer fiscal.

- Le taux neutre également appelé taux par défaut. Cette solution intéressera notamment les personnes ayant d'importants revenus annexes et ne souhaitant pas que leur employeur connaisse leur taux d'imposition. Ce taux est également appliqué aux nouveaux entrants, aux CDD de moins de deux mois ou dont le terme est imprévu, aux personnes à charge ou rattachés au foyer fiscal. Pour les CDD de moins de deux mois, un taux neutre s'applique après un abattement égal à la moitié du SMIC mensuel (750 euros en 2018).

2. Une transmission des informations via la DSN

La transmission par l'administration aux entreprises des taux applicables à chaque salarié passera par la DSN. Le logiciel de paie intégrera automatiquement le fichier des taux de prélèvement transmis par l'administration fiscale via le "flux retour" de la DSN. Ce qui ne devrait pas alourdir, selon le gouvernement, la gestion de la paie.

Ce compte rendu sera mis à disposition dans un délai de cinq jours après le dépôt de la DSN. Par exemple, si vous la déposez le 5 février, le flux retour devrait être effectué le 10 février.

Le taux transmis par l'administration a une durée de validité de deux mois. Les gestionnaires paie devront donc appliquer le taux issu du compte rendu le plus récent. Ils n'auront par ailleurs pas à appliquer de taux de manière rétroactive. De même, vous ne devez pas prendre en compte le taux qu'un salarié pourrait vous communiquer directement. Votre responsabilité est d'appliquer le taux transmis par la DGFIP.

L'assiette du calcul du prélèvement à la source sera le salaire net imposable, qui dans la plupart des cas est déjà calculée par les logiciels de paie et qui figure déjà sur les bulletins mensuels de paie, ainsi que dans la DSN. Par salaire net imposable, comprenez le salaire avant application de l'abattement de 10% pour frais professionnels qui sont intégrés automatiquement dans le taux.

3. Des nouvelles mentions sur le bulletin de paie

Les fiches de paye au 1^er janvier 2019 vont devoir comporter les cinq mentions suivantes: le revenu net de cotisations sociales avant PAS, le taux du PAS, la nature du taux du PAS, le montant du PAS effectué, ainsi que le montant du revenu net à verser après PAS.

4. Le reversement de l'impôt

Les employeurs doivent reverser l'impôt à l'administration fiscale plusieurs jours après le versement du salaire :

- Les entreprises de plus de 50 salariés ayant une date limite de dépôt de la DSN au 5 du mois devront reverser les montants prélevés le 8 du mois.

- Les structures de moins de 50 collaborateurs ayant une date limite de dépôt de la DSN le 15 auront jusqu'au 18 du mois pour effectuer les reversements.

- Seules les entreprises de moins de 11 salariés peuvent effectuer les reversements des prélèvements à la source du mois M au plus tard en M+3.

5. La gestion des régularisations et des trop-perçus

Les soldes à payer ou remboursements de trop-perçus, tout comme les réclamations sur les taux appliqués, seront gérés directement entre l'administration fiscale et le salarié. La DSN ne sera donc pas utilisée pour régulariser en N+1 la situation de N.

6. La gestion des nouvelles embauches

En cas de nouvelle embauche, si l'administration fiscale n'a pas pu transmettre le taux de prélèvement à l'employeur, c'est le taux non personnalisé qui s'appliquera au salaire dans un premier temps. L'employeur a toutefois la possibilité de récupérer le taux personnalisé de son salarié via une procédure simplifiée et une application spécifique dénommée Topaze (accessible sur www.dsn-info et sur www.pasrau.fr).

"S'il y a beaucoup d'entrées et de sorties, une quinzaine environ par mois, comme ça peut être le cas des entreprises qui font appel à des travailleurs saisonniers, cette saisie manuelle peut être longue et source d'erreur. Il faut donc rester vigilant", met en garde Charles-Emeric Le Roy.

7. Les cas exclus des champs d'application du PAS

N'entrent pas dans le champ du PAS : les indemnités versées sur décision de justice en réparation d'un préjudice moral ; les plus-values mobilières et immobilières ; les avantages afférents à l'attribution d'actions gratuites ; les fonctionnaires chercheurs ; les artistes ; les gérants majoritaires de SARL. "Ces derniers, en tant que personne,et non pas au nom de la société, vont régler directement le prélèvement à la source", précise Charles-Emeric Le Roy.

La rémunération des stagiaires et apprentis n'est par ailleurs pas imposable et ne sera donc pas soumise au prélèvement à la source, tant qu'elle n'atteint pas un seuil annuel correspondant au montant du SMIC (17982 euros en 2018). Cette rémunération sera déclarée via une rubrique spécifique de la DSN, indiquant la "rémunération nette fiscale potentielle".

8. Les revenus exceptionnels

Les employeurs n'ont pas à prendre en compte les revenus exceptionnels de leurs salariés (indemnités de rupture du contrat de travail, de clientèle, de cessation d'activité, prestations de retraite servies sous forme de capital, sommes perçues au titre de la participation ou de l'intéressement...).

Cette qualification est de la seule responsabilité du contribuable qui devra identifier ces revenus lors de sa déclaration de revenus 2018.

Par exemple, un salarié bénéficiaire d'une prime de départ à la retraite devra modifier le montant des revenus portés dans la case "traitements et salaires" de sa déclaration.

9. Les spécificités du taux neutre

L'application du taux neutre risque de susciter des interrogations de la part des salariés. "Ils doivent garder en tête que l'obtention d'une prime (individuelle ou générale) ou une augmentation aura un impact immédiat sur leur salaire. Ce taux s'appliquant de façon mensuelle", confie Charles-Emeric Le Roy.

10. Les réductions et crédits d'impôts

Autre nouveauté majeure qu'il va falloir communiquer aux salariés : les réductions et crédits d'impôts (Scellier, crédit d'impôt pour des employés maison, des nounous...) ne sont pas pris en compte en 2019 dans le prélèvement à la source. "Ces réductions et crédits d'impôts seront régularisés en N+1. Les salariés vont donc devoir faire l'avance de ces réductions, ce qui va avoir un impact important sur leur trésorerie", souligne Charles-Emeric Le Roy.

Les contribuables ont toutefois la possibilité de notifier, via une option, leur volonté de bénéficier de ces avantages l'année en cours. Ils pourront bénéficier d'un acompte du crédit d'impôt de 30% en mars.

11. Le cas particulier des indemnités journalières de maladie

Concernant les IJSS maladie, le PAS s'applique à l'ensemble des indemnités journalières, qu'il s'agisse des indemnités journalières de Sécurité sociale de base ou les IJ complémentaires (prévoyance). En cas de subrogation, c'est à l'employeur de réaliser le prélèvement.

Afin d'éviter le double décompte sur la déclaration de revenus pré-remplie de l'année suivante, le montant des IJSS subrogées versées ne devra pas figurer dans la rémunération nette fiscale.

Autre particularité : les IJ maladies de base subrogées vont faire l'objet du prélèvement à la source uniquement durant les deux premiers mois (60 jours de date à date, le point de départ étant le début de l'arrêt de travail) de l'arrêt maladie.

Le collecteur devra renseigner un bloc versement avec la RNF à zéro et préciser le taux, le type de taux et le montant du PAS de manière nominale.

12. Des sanctions non négligeables

Si les entreprises se trompent lors du calcul du prélèvement ou lors du reversement du prélèvement à l'administration fiscale, elles seront responsables comme elles le sont aujourd'hui pour les cotisations sociales salariales précomptées pour le compte de leurs salariés.

En cas d'omission ou d'inexactitude, les sanctions s'élèvent à 5% sur l'assiette du PAS. Elles grimpent à 10% en l'absence de dépôt du PAS dans les délais. Ces amendes sont d'un montant minimum de 250 euros.

En cas de rétention délibérée, une amende de 1500 euros est appliquée ainsi qu'une sanction de 80% sur l'assiette du PAS. "Les entreprises bénéficieront toutefois d'un droit à l'erreur. L'administration attendra deux voire trois mois mais au-delà les sanctions risquent d'être appliquées", estime Charles-Emeric Le Roy.