Logiciel de gestion de flotte: tirez-en le meilleur parti

Dépréciation de la valeur du véhicule, frais d'entretien, remplacement des pneumatiques, assurance, fiscalité, frais financiers: les composantes du coût d'usage (TCO) d'un parc de véhicules sont nombreuses et complexes. Au point qu'il devient délicat pour le responsable d'un parc, dès plusieurs dizaines de véhicules, de faire remonter toutes ces données, de les consolider pour les analyser puis de relever d'éventuelles dérives.

À cette fin, l'entreprise doit disposer d'un outil capable de remonter les informations sur la composition de ses loyers pour décomposer le TCO de ses véhicules. Si des outils bureautiques de type tableur Excel ou base de données permettent de saisir des données et de les analyser, ils trouvent leurs limites dans la capacité à contrôler les anomalies à grande échelle. Tel est précisément un des points forts des logiciels de gestion de parc qui proposent des fonctionnalités préprogrammées destinées à alerter le gestionnaire. Exemples de scénarios qui sont paramétrables par l'utilisateur: détecter des prises de carburant suspectes lorsque leur volume est supérieur à celui du réservoir du véhicule concerné ou encore signaler des pleins effectués avec du gazole haut de gamme alors que l'entreprise souhaite que ses collaborateurs utilisent exclusivement le carburant le moins cher.

Autre atout qu'exploitent les logiciels de gestion de flotte: leur capacité à s'interfacer avec les extranets des différents prestataires. Désormais, les loueurs, les courtiers ou les pétroliers proposent chacun leur portail web sur lequel suivre sa consommation et sa facturation.

Piloter les prestataires

Moyennant la création d'API (interfaces informatiques), les logiciels sont capables de récupérer ces données automatiquement et en temps réel, garantissant au gestionnaire de parc de disposer en permanence des informations le plus à jour possible. "Lorsque le courtier envoie un fichier des sinistres, il met automatiquement à jour la base "sinistres" au sein de notre logiciel", évoque Paul Duchêne, directeur associé de Phoenix Développe­ment, dont l'implémentation de la solution chez ses clients nécessite le paramétrage d'une cinquantaine de règles de gestion différentes.

Avec l'essor du mode SaaS (software as a service), les logiciels de gestion de flotte ont adapté leur format aux écrans mobiles permettant un suivi en toutes circonstances au moyen d'un smartphone ou d'une tablette. La combinaison de ces interfaces et de la télématique embarquée permet de croiser instantanément ces données avec celles liées à l'utilisation des véhicules, telles que le kilométrage parcouru quotidiennement.

Ainsi, chez Mapping Control, le module de gestion de parc associé à la géolocalisation permet de piloter les différents contrats associés à chaque véhicule (location, assurance, entretien...). "L'utilisateur gère mieux les lois de roulage en anticipant les échéances avec le loueur, évoque Franck Gaultier, directeur marketing et communication. Ainsi, l'entreprise peut réagir en faisant rouler plus ou moins certains véhicules ou en renégociant le contrat avec son loueur." Des solutions d'autant plus efficientes lorsque l'entreprise travaille avec deux, voire trois loueurs à la fois.

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