DSN : soyez prêt pour le 1er janvier 2017 !

La fin des déclarations administratives périodiques et fastidieuses a-t-elle sonné ? Dès le 1er janvier 2017, toutes les entreprises relevant du régime général et qui n'auraient pas déjà pris le pli de la Déclaration sociale nominative (DSN) devront s'y conformer.

Cette déclaration unique vise à simplifier et sécuriser la transmission des obligations sociales des entreprises. Le gouvernement espère une économie de 3,7 milliards d'euros, en se basant sur une étude d'EY. A la fin du mois de septembre 2016, 831 600 entreprises avaient opté pour la DSN, soit près de 17 millions de salariés, selon le site du ministère de l'Économie.

Un décret du 19 mai 2016 prévoyait la mise en place anticipée, au 1er juillet 2016, de la DSN pour les grandes entreprises ainsi que pour celles versant des cotisations ou contributions sociales pour un montant supérieur ou égal à 50 000 euros pour 2014.

Les TPE et PME ont quant à elles jusqu'à janvier 2017 pour se conformer à la DSN afin de la rendre applicable de manière effective entre le 5 et le 15 février 2017, au titre de la paie de janvier.

Transmission dématérialisée, unique et mensuelle, la DSN regroupe l'ensemble des déclarations périodiques, à travers la fiche de paie de chaque salarié, que les employeurs adressent aux organismes de protection sociale ou à l'administration. Par ailleurs, les événements temporaires sont intégrés à la déclaration comme un arrêt maladie par exemple.

Pour les entreprises relevant du régime général, la DSN regroupe entre autres :
- la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS),
- la déclaration des mouvements de main-d'oeuvre (DMMO),
- l'enquête statistique sur les mouvements de main-d'oeuvre (EMMO),
- la déclaration préalable à l'embauche (DPAE),
- l'attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières,
- la déclaration d'accident du travail (DAT),
- la radiation des contrats complémentaires,
- le compte accident du travail / maladie professionnelle (compte AT / MP)
- l'attestation d'employeur destinée à Pôle Emploi,
- la déclaration automatisée des données sociales unifiées (DADS-U, à partir de 2018).

Comment s'y mettre ?

Si la déclaration mensuelle est à fournir entre le 5e et le 15e jour du mois suivant le mois effectif de paie, la mise en place de la DSN suppose d'anticiper la migration pour les détenteurs d'une solution de gestion de paie informatisée. Une étude Sage de janvier 2015 estimait le délai d'adaptation des entreprises à la déclaration sociale nominative entre un et trois mois.

Avant tout, les employeurs doivent vérifier si leur logiciel de paie est compatible avec la norme NEODeS qui permettra l'envoi automatique des informations sociales. Début octobre 2016, seuls 90 éditeurs de logiciels de paie sur 223 étaient prêts et avaient signé la charte DSN, selon le portail net-entreprises.fr. En cas de compatibilité, il sera alors possible d'envoyer directement chaque mois la déclaration sociale à l'administration et aux organismes sociaux.

Dans le cas d'une comptabilité gérée par un tiers déclarant, il est important de se renseigner auprès de son expert-comptable pour établir les formalités à mettre en place et s'adapter en conséquence s'il n'est pas en conformité.

Enfin, si la gestion de paie est réalisée en interne sans logiciel, l'ensemble des déclarations sociales sont à centraliser via le site net-entreprises.fr. Pour les entreprises de moins de 20 salariés et ne souhaitant pas utiliser de logiciel de paie, le titre emploi service entreprise (Tese) de l'Urssaf permettra, également, de communiquer les données de rémunérations brutes de ses salariés.

Quelles sanctions ?

Le gouvernement a prévu de pénaliser les entreprises en cas de défaut de production de la DSN ou d'inexactitudes. Ainsi, le retard de production de la DSN, l'omission de salariés ou l'existence d'erreurs sur les rémunérations entraîneront 7,50 euros de pénalités par salariés ou par erreurs. L'ensemble des sanctions ne pourra excéder 750 euros par transmission mensuelle pour les entreprises de moins de 2 000 salariés.

Par ailleurs, en cas de transmission non dématérialisée, la pénalité s'élève à 2,50 euros par salarié selon le code de la Sécurité sociale.

Les premières erreurs et régularisations devraient intervenir dès le mois de mars 2017 dans la mesure où la DSN est modifiable jusqu'au 15 de chaque mois après sa validation. En cas d'erreur de déclaration au-delà du 15e jour, la régularisation interviendra le mois suivant.