Comment externaliser ses processus de dématérialisation de documents ?

La dématérialisation des processus désigne la digitalisation des process métiers d'une entreprise et a pour objectifs la diminution de l'utilisation du papier, la facilité d'accès et de diffusion des documents. Cette dématérialisation s'articule autour de différents axes:

En quoi consiste la dématérialisation des processus ?

- La numérisation des documents papier : On distingue d'une part, la numérisation simple, qui consiste à créer une copie numérisée d'un document physique existant. Une fois numérisée cette copie peut être intégrée dans un outil de GED dans le but de faciliter le partage du document. En outre, cela implique une conservation du document original dans un entrepôt d'archivage.

D'autre part, la numérisation fidèle, permet la destruction du document original à condition que la valeur probante du document numérisé soit prouvée. La copie fidèle sera quant à elle conservée dans un système d'archivage électronique.

- La conservation des documentsnumériques dans un outil de gestion électronique de documents, permettant de faciliter leur accès auprès des collaborateurs habilités à les consulter.

- La digitalisation des documents et des processus permettant le contrôle, la validation ou la signature de certains documents grâce à la mise en place de workflows.

Les avantages de l'externalisation des processus

Externaliser ses processus de dématérialisation de documents est une solution pérenne qui permet de gagner en agilité tout en offrant offre un maximum de sécurité. Bien menée, la dématérialisation des documents permet à une entreprise d'entrer dans une nouvelle dynamique, de moderniser son image en favorisant la mobilité et le travail collaboratif, de garder le contrôle sur un volume de documents en constante augmentation... Mais pour structurer les solutions en fonction de vos besoins réels, il faut être bien accompagné !

En confiant la tâche à un tiers archiveur de confiance pour mettre en oeuvre, exploiter ou faire évoluer votre projet de dématérialisation, vous faites le bon choix. Comment réussir pleinement ce projet ? Grâce au meilleur partenaire possible : un expert qui saura accompagner votre entreprise sur la voie de la transformation numérique en toute quiétude ! Le choix d'un interlocuteur unique pour la mise en place de l'ensemble des processus est conseillé : il est gage de sécurité et de flexibilité. Seul un prestataire de services spécialisé dans la gestion documentaire pourra vous fournir des solutions de dématérialisation personnalisées et compatibles avec vos SI existants.

5 étapes pour passer le cap de la dématérialisation

1. Procéder à l'état des lieux

Avant de procéder à l'externalisation de vos processus de dématérialisation, il est nécessaire de faire le point sur l'organisation de votre entreprise. Passer du papier au numérique peut impliquer la numérisation de l'historique des dossiers papiers existants et leur intégration à une GED, et pourquoi pas, d'envisager un archivage physique externe pour gagner de la place dans vos locaux. Il faut également évaluer l'ensemble des SI métiers déjà en place pour envisager la ou les meilleures implémentations possibles, afin de garantir une parfaite interopérabilité entre les différents systèmes.

2. Une analyse de chaque flux pour définir les priorités

Partir sur les bonnes bases, c'est essentiel. Au cours de cette étape, il s'agit de mener l'analyse la plus fine possible des flux de documents à traiter, en collaboration avec un spécialiste de la dématérialisation. Pour identifier vos besoins et envisager une optimisation de la gestion de documents, il est indispensable d'examiner dans le détail les tâches récurrentes de l'ensemble de vos collaborateurs ainsi que les flux entrants et sortants. Quels sont les points à améliorer dans chaque processus métier ? Quels sont les objectifs à atteindre, concernant le traitement du courrier, des factures entrantes et sortantes, les bulletins de paye, les contrats ? En se basant sur les mécanismes de fonctionnement actuel de l'entreprise, un professionnel sera capable d'analyser chaque étape de votre gestion documentaire. Grâce à ce dialogue préalable, il disposera des éléments qui détermineront les solutions à apporter pour la rendre plus fluide, et donc plus performante

3. Un changement qui nécessite l'implication de tous les collaborateurs

La mise en place de nouveaux processus de dématérialisation de documents et leur externalisation impliquent nécessairement un changement d'organisation. Améliorer la productivité d'une entreprise est un objectif qui concerne l'ensemble de ses intervenants. Avec ce projet se dessinent de nouvelles perspectives d'évolution pour tous : le gain de temps sur de nombreuses tâches répétitives, induit la possibilité d'effectuer des travaux à plus forte valeur ajoutée.

Les technologies les plus performantes ne sont rien sans l'humain : il est donc essentiel de prendre en compte ce facteur-clé de réussite en sensibilisant vos collaborateurs. Pour amorcer ce virage en douceur, rien ne vaut la communication. En amont, expliquer les enjeux de cette démarche et son impact sur le fonctionnement de l'entreprise permettent à chacun de s'impliquer pleinement, dès le lancement du projet, parce qu'il est toujours plus facile de s'investir quand on est bien informé... Ce dialogue constructif basé sur la transparence des objectifs, leur pertinence et la cohérence de la démarche permettront à chacun d'adhérer au projet, et même d'apporter sa pierre à l'édifice. Aborder une nouvelle dynamique est un challenge particulièrement stimulant lorsqu'il s'inscrit dans un mode participatif ! C'est en favorisant les échanges que vous mettrez en place les meilleures solutions possibles. Grâce à leur expérience sur le terrain et à leurs retours, vos collaborateurs pourront vous offrir leur participation active, indispensable pour vous aider à modeler les outils de demain. Dans cet esprit collaboratif, faire appel à un prestataire capable de vous accompagner et de rester à l'écoute de chacun tout au long du déploiement des solutions est un précieux atout.

4. Un éventail de solutions mises à votre disposition par un expert

Une fois le bilan de vos besoins dressé, la mise en place d'un workflow et l'automatisation de certaines tâches vont optimiser votre organisation en interne, tout en restant conformes aux obligations légales. Cette transformation digitale permet de réduire les coûts liés à l'utilisation de papier, mais aussi d'améliorer significativement la gestion de l'ensemble des documents en leur offrant une parfaite traçabilité. Processus de traitement des documents métiers, relances, etc. De nombreux processus peuvent être automatisés et intégrés au processus de dématérialisation. Horodatage, signature électronique, journaux de preuve, diffusion multicanale, organisation de la gestion et de la traçabilité, archivage électronique à vocation probatoire... Il suffit de quelques clics pour que chaque document entrant ou sortant soit pris en charge automatiquement depuis son émission jusqu'à son archivage, de manière totalement sécurisée et dans le respect des normes en vigueur.

5. Former et accompagner : les clés de la réussite !

Parallèlement à la mise en place des nouveaux processus, des temps de formation vont être nécessaires pour permettre à chacun de vos collaborateurs de s'approprier ces nouveaux outils qu'ils ont contribué à élaborer. Concrètement, il va falloir envisager de former l'ensemble des intervenants à ces nouvelles techniques qu'ils vont manipuler au quotidien, en apportant les solutions face aux éventuelles difficultés rencontrées. C'est aussi le rôle du prestataire de services en charge du déploiement : vous proposer des solutions de formation personnalisées, et vous accompagner à chaque étape.

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La transformation digitale constitue le coeur de métier de Locarchives. Leader sur le marché des services documentaires et de tiers archivage depuis plus de 40 ans, Locarchives se positionne comme le spécialiste de l'externalisation de processus de dématérialisation de documents. Quel que soit le domaine d'activité et le fonctionnement de votre entreprise, les experts Locarchives vous proposent une solution dédiée et vous accompagnent tout au long de son déploiement.