Les réunions internes et l'intelligence artificielle accélèrent la croissance du secteur

Les réunions internes continueront de stimuler la croissance du secteur de l'organisation de réunions et d'événements en 2024. Selon le 13e rapport annuel Global Meetings and Events Forecast, produit par American Express GBT Meetings & Events, cette évolution est principalement due aux entreprises qui cherchent à établir des relations et à atteindre des objectifs globaux avec leurs collaborateurs répartis dans divers pays.

Les prévisions pour 2024 ont été établies suite au témoignage de plus de 500 professionnels de l'organisation de réunions et d'événements dans le monde entier, et ont été commentées par plus d'une douzaine de leaders du secteur. Les professionnels de l'organisation de réunions s'attendent à ce que les réunions internes connaissent la plus forte croissance parmi tous les types de réunions, 48 % des personnes interrogées prévoyant une hausse du nombre de participants l'année prochaine.

Voici quelques autres faits marquants quant aux prévisions pour 2024 :

• 28 % déclarent que les programmes ont déjà atteint ou dépassé les niveaux observés avant la pandémie en termes du nombre de participants et 42 % prévoient d'atteindre cet objectif en 2024.
• 72 % des organisateurs de réunions prévoient des délais de mise en oeuvre identiques ou plus courts en 2024.
• Seuls 25 % ont déclaré qu'ils étaient susceptibles ou très susceptibles de chercher un emploi au cours de l'année prochaine ; parmi eux, plus de 65 % prévoient de rester dans le même secteur d'activité - une preuve supplémentaire que les professionnels de l'organisation de réunions restent optimistes quant à l'avenir du secteur.

Gerardo Tejado, vice-président directeur des services professionnels d'Amex GBT, a déclaré : « Avec des effectifs plus dispersés que jamais, les entreprises réévaluent l'importance des interactions internes pour la cohésion des équipes, la productivité, la créativité, l'engagement et le bien-être des employés. Il est plus évident que jamais que les réunions et les interactions en personne sont irremplaçables, les échanges en tête-à-tête et le renforcement des relations étant les pierres angulaires de la réussite personnelle et professionnelle. Nos prévisions indiquent que 2024 sera une année dynamique - non seulement les budgets et le nombre de participants sont à la hausse, mais nous observons également une accélération spectaculaire de l'adoption de la technologie. »

Le travail en mode distribué augmente le nombre de réunions internes

La majorité des personnes interrogées déclare que les réunions et les événements de l'année prochaine seraient soit entièrement en présentiel (59 %), soit hybrides (20 %) - les 21 % restants se rapportant au mode virtuel. De nombreuses organisations adoptant des modèles de travail hybrides et à distance, le rôle des réunions et des événements pour rassembler les équipes dispersées géographiquement gagne en importance, tandis que la valeur des interactions en face à face continue de croître.

Les réunions internes et les comités consultatifs de clients sont en passe de connaître la plus forte augmentation. En effet, 42 % des personnes interrogées ont déclaré qu'il y aura davantage de ces types de réunions l'année prochaine. On retrouve ensuite les réunions de motivation (38 %), les réunions ordinaires et en petit comité, les lancements de produits et les réunions entre dirigeants (37 % chacun), les conférences avec des salons professionnels (35 %) et les conférences sans salons professionnels (30 %).

Selon l'étude Hotel Monitor 2024 d'Amex GBT, les tarifs hôteliers continueront probablement à augmenter dans la plupart des régions du monde en 2024, et les réunions et les événements devraient compenser la demande décroissante de voyages de loisirs.

La technologie comble le fossé

La technologie devrait apporter des changements majeurs dans la manière dont les professionnels de l'organisation de réunions exercent leur travail, notamment en ce qui concerne la recherche de destinations, la communication sur les événements et l'automatisation des inscriptions. L'intelligence artificielle (IA) est de plus en plus utilisée dans les communications personnalisées avec les participants ; 42 % des répondants prévoient d'utiliser l'IA en 2024. Les applications mobiles constituent toujours un élément essentiel des réunions et des événements, avec un taux d'utilisation prévisionnel supérieur à 60 %. Les professionnels de l'organisation de réunions continuent en outre d'expérimenter les technologies de réalité virtuelle, 41 % des personnes interrogées prévoyant d'y avoir recours l'année prochaine.

Gerardo Tejado a ajouté : « Les organisateurs de réunions doivent exploiter efficacement les outils disponibles en utilisant la technologie d'automatisation des tâches, en revoyant les politiques des programmes de réunions pour accélérer les approbations budgétaires, et en intégrant les voyages d'affaires notamment dans le cadre de réunions. »

L'adoption des principes de développement durable poursuit sa croissance

La plupart des professionnels de l'organisation de réunions (78 %) ont déclaré que leurs organisations auraient des objectifs de zéro émission nette d'ici fin 2024. Cependant, cela ne va pas sans quelques difficultés relevées par les personnes interrogées, notamment en matière de budget (35 %), d'identification de fournisseurs certifiés (39 %), de recherche de lieux limitant au mieux les déplacements (28 %), de mesure de l'impact et de calcul des émissions de CO2 après l'événement (32 %), et de manque de compétences/ressources/connaissances (23 %).

VUE GLOBALE : LES PERSPECTIVES REGIONALES

Les prévisions du secteur pour l'année à venir mettent en lumière des disparités régionales

Europe
Les professionnels de l'organisation de réunions européens prévoient une augmentation plus modeste de l'activité l'année prochaine par rapport aux personnes interrogées en Amérique du Nord et en Amérique latine. Les réunions internes continueront à jouer un rôle important dans les programmes de réunions européens. Les personnes interrogées ont déclaré que 52 % des réunions se dérouleraient dans un hôtel, 48 % nécessiteraient de passer une nuit sur place et 46 % se tiendraient dans une ville différente de celle où se trouve le siège de l'entreprise. Il n'est pas vraiment surprenant que la région affiche le pourcentage le plus bas quant aux vols intérieurs attendus pour les participants, à savoir 33 %.

Amérique du nord
Les professionnels de l'organisation de réunions en Amérique du Nord déclarent aborder l'année prochaine avec un sentiment d'activité soutenue, d'engagement et d'enthousiasme à l'égard des nouvelles technologies. Ils estiment que leur profession se porte bien : 84 % d'entre eux se situent à 8 ou plus sur une échelle de 1 à 10 lorsqu'on leur demande s'ils sont optimistes au sujet de la santé du secteur. Pour 77 % des personnes interrogées, le nombre de participants a déjà retrouvé son niveau de 2019 ou le retrouvera en 2024. Les facteurs les plus susceptibles d'influer sur le nombre de participants sont le coût et les craintes en matière de santé et de sécurité.

Asie-Pacifique
Par rapport aux autres régions, l'Asie-Pacifique est en tête avec 63 % des organisations qui ont déjà fixé des objectifs de zéro émission nette. Près de 67 % des personnes interrogées en Asie-Pacifique déclarent que le développement durable a été fortement intégré dans leurs programmes de réunions ; 74 % affirment que le développement durable est très, voire extrêmement, important pour leur organisation.

Amérique latine
Les professionnels des réunions s'attendent à ce que la disponibilité des chambres d'hôtel reste la même en 2024, tout en constatant une plus grande disponibilité des espaces de réunion. La disponibilité des lieux est une préoccupation pour près de la moitié (48 %) des personnes interrogées.

Gérardo Tejado, SVP Professional Services and GM for Meetings & Events at American Express Global Business Travel