Et si la gestion de vos réunions améliorait votre performance ?

S'il y a un évènement qui structure vos journées ce sont bien vos réunions. Elles ont très peu évolué depuis les 30 ans. Souvent énergivores ou chronophages, elles font toutefois partie de votre organisation. Voilà pourquoi rationnaliser leur structure et leurs supports est un enjeu déterminant.

Quand comité rime avec agilité

Imaginez de nouveaux modèles organisationnels

Quelque soit le secteur de votre business, inutile de vous parler d'une concurrence accrue. C'est votre réalité au quotidien !

Pour y faire face, vous devez imaginer de nouveaux modèles d'organisation, de création et de collaboration. Avoir une structure adaptative est votre atout majeur pour réagir rapidement aux oscillations du marché et des attentes des consommateurs. La gouvernance n'est pas en reste :

- nouveaux modes d'organisation horizontale,

- fin des silos et plus de transversalité,

- plus de transparence et de partage de l'information,

- " Donner du sens " pour booster des dynamiques de groupe,

- l'implication des collaborateurs dans le partage des prises de décisions.

Ces nouveaux modèles impliquent une vigilance particulière sur la sécurisation de l'information au sein de votre entreprise.

Des solutions pour prendre les bonnes décisions

La plupart des chefs d'entreprise regrette de ne pas avoir de temps pour "penser le long terme", échanger avec ses associés ou investisseurs, ou valider une orientation stratégique. Ils ont souvent tendance à baisser les bras devant l'organisation que cela implique: anticipation de la date, envoi des invitations, préparation de l'ordre du jour, diffusion et partage des documents, animation le jour J et travail de consignation a posteriori. Pourtant, les innovations technologiques (portail de gouvernance, GED, visio-conférence) permettent aujourd'hui d'être beaucoup plus efficient dans ses réunions et vous aident à prendre les bonnes décisions. Seuls 17 % des entreprises sont aujourd'hui passées au tout numérique pour leurs réunions (Etude Skope 2018).

Gagnez en sérénité et sécurité

Vous avez conscience que les comités de direction ou conseil d'administration sont clefs pour la pérennité de votre entreprise. Augmentation de capital, assemblée générale annuelle, plan commercial stratégique sur l'année... ces rendez-vous sont importants et vous aimeriez être plus performant pour y consacrer votre temps à prendre les bonnes décisions. Par ailleurs, les données de ces réunions sont hautement sensibles et méritent toute votre attention.

Les mandats, la gestion administrative, la rédaction... le formalise souvent chronophage de ces tâches est pourtant crucial pour la conformité de vos décisions . Imaginez qu'un responsable signe une augmentation du capital social de votre entreprise sans avoir un mandat valide. C'est tout le conseil d'administration qui devient caduque et vous devez reconvoquer une assemblée générale. Une perte de temps considérable dans votre développement et un frein qui peut être fatal en cas de besoin urgent de tré sorerie.

Vous l'aurez compris, la gouvernance de la donnée dans votre entreprise est un sujet majeur et stratégique. Il faut à la fois prendre conscience de ses vulnérabilités pour bien protéger ses actifs, tout en imaginant un modèle organisationnel plus ouvert et des supports collaboratifs.

La donnée de votre entreprise est précieuse. Protégez-là !

Evitez les pratiques à risque

En tant que chef d'entreprise responsable, vous pensez peut-être que vous n'êtes pas un facteur de risque pour votre société. Pourtant, vous êtes le maillon le plus exposé aux fuites et opérations frauduleuses. Des pratiques anodines du quotidien augmentent significativement les risques que vous faites encourir à votre propre entreprise :

- En communiquant vos comptes rendus de réunion par emails à vos associés ou certains collaborateurs,

- En imprimant des données sensibles sur papier sans faire attention à leur bonne destruction,

- En lisant vos comptes rendus dans votre boîte mails, sur un serveur non sécurisé ou même sur votre iPad personnel qui pourrait être oublié dans le train...

Peter Swabey, Research Director à ICSA UK, mettait en garde les dirigeants (lors du Webinar Skope du 17.01.2019) : "Il est beaucoup plus aisé d'effacer les informations laissées sur un ordinateur portable égaré plutôt que de l'information sur papier."

Les axes d'innovation que vous actez en réunion représentent votre avantage concurrentiel. Que se passerait-il si un laboratoire de recherche par exemple, donnait par erreur accès à un de ses anciens employés au compte rendu d'un comité décisionnel qui était sur le point de déposer un brevet ?

Conformez-vous au nouveau cadre législatif

A l'instar de la RGPD en 2018, 2019 promet d'être une année riche de changements pour les entreprises. Le prélèvement à la source, l'évolution de la formation professionnelle, la modification fiscale du Crédit d'impôt pour la compétitivité des entreprises (CICE), ne sont que quelques exemples de sujets qui mériteront d'être évoqués et débattus dans votre conseil de direction.

Concernant les règles de protection des données personnelles, il serait naïf de croire que seules les multinationales et les GAFA sont concernés par ces mesures. Les TPE, PME et toute entreprise est également impliquée et responsable. D'ailleurs, le " Règlement Général pour protection des Données " porte une attention particulière à la mise en conformité des sous-traitants des grandes entreprises.