Checklist : choisir le logiciel de gestion de projet adapté à vos besoins

Utilisez-vous le ou les bons outils pour gérer vos projets ? Voici une question à laquelle vous devriez prendre le temps de réfléchir. Vous passez certainement des heures à envoyer à tout va des e-mails à vos collaborateurs sans vraiment spécifier à qui est assignée telle ou telle tâche. Ou peut-être votre équipe a-t-elle du mal à utiliser un outil tel que Microsoft Project, trop complexe pour les besoins d'une petite entreprise comme la vôtre ?

Bien que tous les chefs de projet connaissent Microsoft Project (deux chefs de projets sur trois l'ont adopté), neuf chefs de projet sur dix sont prêts à dépenser davantage pour des logiciels incluant les fonctionnalités dont ils ont le plus besoin. D'autre part, deux chefs de projet sur trois sont prêts à changer de logiciel de gestion de projet au cours de la prochaine année.

Si vous savez déja ce que vous souhaiteriez faire, regardez 5 logiciels de gestion de projets à connaître

A la recherche de la perle rare en matière de solution de gestion de projet

Nous sommes bien conscients que l'acquisition d'un logiciel de gestion n'est pas chose facile. On a parfois l'impression qu'il est plus raisonnable de s'en tenir à ce que l'on connaît plutôt que d'investir du temps et de l'argent dans un outil inconnu. Mais à long terme, un logiciel adapté à vos besoins vous fera gagner en efficacité et productivité. C'est pourquoi il est crucial de trouver celui qui répond aux besoins spécifiques de votre activité.

Voici donc quelques conseils à suivre dès lors que vous souhaitez investir dans un logiciel de gestion de projet :

• Privilégiez un logiciel s'intégrant aux autres outils en cloud de l'entreprise ou de l'équipe.
• Cherchez un logiciel de gestion de projet avec des fonctionnalités de gestion de tâches et de collaboration.
• Comparez et évaluez les outils proposant des API qui relient vos projets à la stratégie de votre entreprise.

Ces suggestions ne sont qu'un point de départ pour votre réflexion concernant le meilleur outil et vos besoins. Voici donc une liste de contrôle que vous devez avoir à l'esprit lorsque vous naviguez sur Internet ou sur des plateformes comparatrices de logiciels professionnels afin de vous aider à choisir le logiciel correspondant à vos projets :

Quels usages souhaitez-vous faire d'un logiciel de gestion de projet ?

• Collaborer avec plusieurs personnes et sur plusieurs projets
• Mesurer l'efficacité des employés et les bénéfices
• Gagner en temps, argent et efficacité sur chaque projet
• S'assurer d'avoir les meilleurs devis et factures de vos fournisseurs

Selon vous, quels sont les critères d'évaluation objective à privilégier dans le choix d'un logiciel de project management ?

• Intégration aux autres outils en nuage déjà utilisés par l'équipe
• Puissantes fonctionnalités de gestion des tâches et de collaboration
• Tarifications variées afin de pouvoir l'adapter à la croissance de sa petite entreprise
• Interface de programmation (API) permettant de relier les projets à la stratégie de l'entreprise
• Connaître le budget de votre entreprise pour ce nouvel outil. Attention les prix peuvent être par utilisateur, par licence, etc.

Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ?

• Planning, agenda et partage de contacts
• Partage de documents
• Suivi des dépenses
• Gestion des tâches et collaboration
• Suivi des temps
• Feuille de route par projet ou roadmap
• Analyse de projets et reporting

Pour en savoir plus

Caroline Rousseau, rédactrice pour la France pour Capterra, marketplace et comparateur de logiciels métiers qui fournissent des avis clients.