7 règles d'or pour que vos e-mails ne finissent pas à la corbeille

En entreprise, on ne pardonne pas : deux fautes d'orthographe, une mauvaise tournure ou trop de familiarités et votre e-mail est vite effacé. Pour qu'il soit lu à coup sûr, Aline Nishimata, enseignante à l'école de commerce Novancia, dont le livre "Savoir rédiger vos e-mails professionnels" (Éditions Gualino) vient de paraître, propose 7 règles à mettre en application lors de la rédaction de vos messages électroniques.

1. Soignez le champ "Objet"

L'objet du mail est la première chose que lit votre interlocuteur, avec votre nom. Il est important que le destinataire, en lisant simplement l'objet du mail, puisse répondre à ces questions : qui, quoi, comment, où, pourquoi. Il doit savoir tout de suite de quoi il s'agit. Surtout, ne vous contentez pas d'écrire un seul mot dans ce champ, cela peut être fatal à votre e-mail qui pourrait se retrouver immédiatement à la corbeille.

Par ailleurs, une fois que vous êtes rentré en conversation avec quelqu'un, évitez de laisser le champ objet ressembler à : RE:RE:RE:RE:RE: objet. Par exemple, si vous êtes en train de finaliser un devis pour un client, après plusieurs aller-retour, préférez un format qui permet à votre destinataire de s'y retrouver en modifiant le champ objet avec un simple : RE: Devis (Version 4).

2. Bannissez le "Bonjour" : utilisez une appellation

"Bonjour" est une formule du langage parlé. Elle ne s'utilise pas à l'écrit ou alors dans un mail destiné à quelqu'un avec qui l'on partage une relation de proximité. L'appellation embarrasse beaucoup les rédacteurs d'e-mails. On est en effet passé d'un mode "lettre" où les usages étaient codifiés à un mode "mail", sans indications sur les formules à utiliser. Les personnes restent très sensibles à l'emploi d'appellations du type "Cher Monsieur" ou simplement "Monsieur". Pour l'envoi d'un premier mail, il semble pertinent de les utiliser. Le destinataire y verra une marque de courtoisie et de respect qu'il appréciera.