Frais professionnels : une nouvelle offre de gestion a priori des dépenses

Edenred lance jeudi 4 septembre 2014 une nouvelle solution destinée à la gestion des frais professionnels. Baptisée Ticket Travel Pro, cette solution est composée d'une carte rechargeable, d'un espace de réservation et d'une plateforme dédiée aux notes de frais. Là où les grands groupes peuvent s'appuyer sur des plateformes de gestion de frais ou des ERP, les PME ne peuvent généralement pas en bénéficier en raison d'un ticket d'entrée élevé pour ces outils. "Jusqu'à présent, les PME faisaient tout sur papier : notes de frais, management du cash, avance de frais... La grande force de notre solution est d'offrir un outil clef en main pour les entreprises leur permettant de gérer les dépenses de leurs salariés avant, pendant et après le déplacement", explique Yan Mortreux, directeur général, BU gestion de frais professionnels pour Edenred Franc

Maîtrise du budget

Concrètement, le dirigeant décide d'un budget alloué au déplacement et crédite un compte Travel qui alimentera les différentes cartes distribuées aux salariés. Celles-ci fonctionnent de la même façon qu'une carte MasterCard, sécurisée par un code PIN et valable 3 ans. "Il s'agit d'une carte à autorisation systématique : le chef d'entreprise a donc l'assurance que le budget alloué aux dépenses professionnelles des salariés ne sera pas dépassé", souligne Yan Mortreux. "Par ailleurs, s'il décide d'une réduction de 10% du budget des frais liées aux dépenses professionnelles de ses salariés, il peut la mettre en oeuvre en quelques clics via son espace client".

Les dépenses professionnelles du salarié sont entièrement paramétrables depuis une plateforme numérique : le dirigeant peut paramétrer les jours de la semaine, le plafond de la carte ou encore les commerçants auprès desquels elle pourra être utilisée. Libre à lui de décider, par exemple, que tel commercial pourra dépenser 500 euros par mois de frais de restaurant et d'essence, uniquement du lundi au vendredi, mais qu'il lui est impossible de réserver des hôtels via cette carte. En cas de non-conformité de la transaction avec la politique budgétaire de l'entreprise, une alerte est envoyée au manager.

"C'est un formidable outil proposé aux entreprises qui leur garantit une gestion simplifiée et renforcée de leurs frais professionnels, leur permettant ainsi de réaliser des économies significatives", remarque Yan Mortreux.

Gestion du reporting

Autre avantage pour le patron : une simplification de la gestion du reporting, puisque le flux MasterCard intègre automatiquement la note de frais du salarié au sein de la plateforme, facilitant ainsi les tâches administratives. "Le directeur financier peut par exemple piloter la rentabilité d'un client, en déterminant quelles dépenses ont été réalisées dans le cadre de telle mission", ajoute Yan Mortreux. Le système calcule par ailleurs automatiquement les indemnités kilométriques en fonction du barème Ursaff, ou encore la taxe sur les véhicules de société et édite un journal de données nécessaires à la récupération de la TVA.

Tarifs préférentiels auprès de partenaires

De son côté, l'utilisateur peut réserver taxis, restaurants ou encore chambres d'hôtel par le biais d'un espace de réservation. Edenred a privilégié des partenariats avec un acteur unique pour chaque catégorie de dépenses : Go Voyages pour les réservations aériennes, EuropCar pour les locations de voitures, Lafourchette.com pour la restauration... "Ces partenariats nous permettent de proposer les meilleurs tarifs disponibles en temps réel à nos clients sur l'espace réservations", précise Yan Mortreux.